Механики и способы управления задачами.
Первый шаг – настойка рабочего стола.
Удобное расположение главного левого меню портала. Если основная работа происходит в задачах, то мышкой поднимаем вкладку «Задачи и Проекты» на первое место. Теперь всегда при открытии портала нас будет встречать экран с задачами.
Новое не означает – лучшее. После последнего недавнего обновления Битрикс24.CRM по каким-то глубоким соображениям добавили счетчики комментарии и тем самым испоганили хорошую вещь «Список». Новшество сильно напрягает и создает неудобства в работе. Вынуждает делать много лишних движений по обязательному просмотру комментариев, который при активной работе может собраться очень много, даже в уже зарытых задачах.
70% экрана в списках отображает в статическом режиме и бесполезно занимают просроченные закрытые задачи и задачи очередь которых наступит еще не скоро.
Если Вы работаете с большим количеством горячих задач, то настоятельно рекомендуем подружиться и работать с отображением экрана «Список».
Отображение экрана список- настраиваем и учимся работать:
Все пространство экрана должно быть занято только задачами.
Максимально сокращаем количество основных параметров, задачи: В работе, Роль-Делаю.
Спрятать все лишние вкладки горизонтального меню во вкладку «Ещё». Освобождаем экран от всего лишнего.
Работаем со счетчиками –Задачи просрочены и Комментарии. Если Вы проморгали и накопили большое число задач с комментариями, то обнулите – прочитайте все нажав кнопку и начните работу с нуля.
Настраивайте, сохраняете и активно пользуйтесь инструментом фильтр, например, задачи работаю сегодня и включим его по умолчанию.
Используйте инструмент Настройка списка «Мои задачи», выберите только нужные поля и включите отображение поля «Элементы CRM».
Поля «Элементы CRM» позволяет прямо из таблицы осуществить быстрый переход в сделку или лид по которому была создана задача.
Таблица позволяет быстро в один клик перейти в текущие, просроченные или задачи с комментариями. Для ускорения процесса работы периодически работайте со всеми задачами разных статусов. Просроченные задачи конечно должны быть в приоритете.
Как можно быстро и корректно оценить эффективность работы с задачами?
Построить график, проанализировать отчет, напрячь головку и сравнить результаты и подумать.
Запустить приложение по автоматическому сбору статистики и одним взглядом сравнить и оценивать результаты работы сотрудников до обучения и применения методов, повышающих интенсивность работы и после завершения учебы.
А был ли мальчик?
Компания обучившая свой персонал и применившая нашу методику была шокирована уже первыми полученными результатами, количество просроченных задач сократилось до минимума.
Сотрудники перестали испытывать чувство неопределенности и дискомфорта.
Грамотный и опытный сотрудник способен справится и переварить порядка 80-100 обычных задач в день причем с меньшими усилиями, чем раньше.
Если еще «вчера» на каждом сотруднике висела пара сотен задач, то через неделю долгов реально не стало.
Ложка дегтя в бочке меда:
На практике задачи в компании ставятся автоматически и у большей части крайний срок определен как 18-00. Именно в этот момент система начинает пересчитывать счетчики «напрягать» и вешать слабые сервера.
Достаточно сложно в большом потоке задач определяться приоритетами, какие задачи делать в первую очередь, а какие можно при необходимости отложить на потом и даже отправить в просрочку или перенести на завтра особенно если их все нужно завершить в конце рабочего дня.
Отображение большого потока задач в «Списке» слабый помощник в расстановке приоритетов.
При таком режиме не видно задачи по звонкам и назначенным встречам.
Как победить?
- Есть несколько вариантов решения и этой неприятной проблемы.
- Подробности и детали в следующем видеоролике.
Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»