Человеко-час (чел/час) — это единица измерения, которая показывает, сколько времени в часах будет затрачено на выполнение работы при занятости одного специалиста. Например: на разработку типового проекта заложено восемь человеко-часов. Обладая информацией о потраченном фактическом времени, о количестве привлеченных специалистов, о часовой ставке или должностных окладах, то можно легко и достоверно рассчитать рентабельность любого проекта, размер ожидаемой прибыли и причитающегося сумму вознаграждения для каждого привлеченного к работе специалиста. В нашем примере мы рассматриваем вариант оплаты труда сотрудников не в виде фиксированной ЗП, а в виде процента от прибыли с учетом размера ставки и фактического времени работы над проектом.
Главным источником информации о затраченном рабочем времени в Битрикс24.CRM являются задачи, созданные вручную или роботами, которые имеют привязку к лидам, сделкам, группам и проектам. Фиксация и контроль времени в задачах осуществляется с помощью штатного ПО и таймера учета времени. Обычно каждый сотрудник, приступая к работе над очередной задачей вручную включает, ставит на паузу или выключает учет времени. При учете времени производственных задач на высших тарифах Битрикс24.CRM возможна глубокая автоматизация - запуск таймера при включении и выключения оборудования или момент считывания QR кодов с сопроводительного листа при прохождении технологической цепочки по конвейеру.
Какие правила нужно соблюдать для организации учета времени в задачах?
- У каждой задачи должен быть назначен только один исполнитель, а не группа сочувствующих и наблюдающих за процессом как горит огонь или течет вода лиц.
- Указан крайний срок исполнения задачи.
- Осуществлена привязка задачи к группе, проекту или сущности.
- Исполнитель при работе с задачей обязан включать, пользоваться паузой и выключать таймер учета времени.
- После выполнения задачи исполнитель обязан - закрыть задачу.
- Допустим комментарий в конце нестандартной задачи.
- Прописать в карточке каждого сотрудника, например, себестоимость часа работы и процент отчисления (от выхода или от оборота, согласно Договора с сотрудником) для расчета его вознаграждения от участия в проекте или сделке.
- Информация заносится администратором портала в личную карту в системные поля «Xing» и «Linkedin», которые для удобства восприятия мы переименовали в себестоимость часа и процент от сделки для расчета заработной платы.
Что еще нужно для учета времени в задачах?
Установить и настроить приложение Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG] Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF.
Провести синхронизацию пользователей и всех задач начиная с даты создания портала.
Уже на этом этапе руководитель проекта, отела, направления или компании может визуально в режиме реального времени ежедневно или 4-5 пять раз в месяц оценить фактическую рентабельность любого проекта и при необходимости принимать корректирующие действия. Согласитесь, что постоянный контроль существенно более гибкий инструмент для управления компании, чем 12 месячных анализов в год.
Получение подобной информации и таком объеме штатным ПО Битрикс24.CRM не представляется возможным.
Информация о задачах без групп и без времени выделены в отдельный информационный блок. Задач без групп или привязки к сущностям в идеале вообще не должно.
Сколько нужно выплатить сотрудникам за то, что они как бы что-то делали?
Часто особенно на начальном этапе сотрудники забывают и закрывают задачи без учета потраченного рабочего времени и как быть? Штатный инструмент задач позволяет вручную внести коррекцию и исправить подобный промах с обязательным указанием причин в комментарии, для дальнейшего разбора полетов. При почасовой оплате отличной мотивацией для сотрудников компании является отказ выплат если в ходе работы с задачами не производится фиксация затраченного времени. Контроль за коррекцией времени и достоверностью ложится на плечи непосредственных начальников.
По умолчанию в графиках и таблицах отображается информация о всех сотрудниках компании. Выбор необходимой информации осуществляется широким набором фильтров. При желании пользователя вид отображения графических данных легко меняется в настройках с наложения столбцов на многоуровневые столбцы.
При необходимости имеется возможность «провалится» в выбранные задачи для их детальной оценки в зависимости от параметров: общего потраченного времени каждым исполнителем, себестоимости задачи и ставки нормо-час сотрудника.
Для кого, где и когда подходит подобный метод?
- Для компаний, которые продают не с жестко фиксированные прайсом услуги клиентам.
- Когда клиенту оказывается услуга силами нескольких исполнителей разной квалификации с разными должностными окладами.
- Когда к проектам привлекаются контрагенты и наемные специалисты.
- Для «длинных» проектов, у которых в ходе работы меняются рамки и технические условия.
- Когда требуются недельные «разрезы» денежных расчетов выплат для сотрудников в рамках одного проекта.
Что делать если в работе применяются «Вечные задачи» с крайним сроком, например, несколько месяцев, один год и более?
В истории таких задач отображается поэтапно все зафиксированное время и события, и эта информация занимает большие объемы памяти. Кроме этого возможности «Облака» и штатного Rest Api при каждом обновлении данных не позволяют скачивать, быстро и корректно обрабатывать такие большие объемы информации без перегрузки своего и соседних на серверах порталов других компаний. Положение может изменится после того как официальный Битрикс24.CRM завершит и включит приложение, которое будет реагировать только на изменение и скачивать и обмениваться только измененными данными, а не целиком пакетами информации.
Мы предлагаем проверенное годами решение, создавать автоматические задачи с шагом учетного периода, например, на одну неделю, один месяц на одного сотрудника. Каждая такая задача должна закрываться вручную в конце рабочего дня выбранного интервала и автоматически роботами или бизнес-процессами создаваться новая задача дубль на следующий период и так до завершения «длинного» проекта.
Как быть с задачами, у которых много соисполнителей, наблюдателей, контролеров и длинные чек-листы?
Если на одну задачу назначается много действующих лиц, то по факту считайте, что спрашивать будет не с кого, такая задача вряд ли будет завершена успешно. Тут действует старое правило у семи нянек - дитя без глаза.
Для каждой задачи назначайте одного исполнителя, а если по регламенту нужно привлечь больше сотрудников, то в рамках «головной» задачи создавайте подзадачи и назначайте для них других исполнителей. В итоге любая сложная задач будет разложена на составляющие и можно будет провести учет рабочего времени в отдельности для каждого участника, команды и проекта в целом.
Как искать в отчете задачи без привязки к группам?
Как искать и корректировать задачи без времени?
Аналогично, как и при работе с задачами без групп.
Можно ли в расчетах себестоимость часа заменить на размер заработной платы?
- Да, можно, выбор осуществляет владелец портала, для перехода достаточно внести правку в соответствующее поле в карточках сотрудников компании.
- Готовый отчет по закрытым задачам с параметрами заработная плата расположен на седьмой страницы приложения.
Как предоставить ссылку к индивидуальному отчету о заработной плате конкретному сотруднику компании?
- В отчете компании включается фильтр по конкретному сотруднику.
- Запоминаем адресную строку отчета и пересылаем ее сотруднику
Таким образом каждый сотрудник компании будет индивидуальную ссылку только на свой личный отчет о ЗП.
Для того чтобы рядовой сотрудник не мог внести изменения в настройки фильтра и увидеть «чужую» информацию после предоставления ему индивидуальной ссылки, администратор портала в режиме редактирования отключает (скрывает) в зону невидимости кнопки настроек отключает возможность просмотра «чтения» других страниц.
Можно ли выделять информацию по задачам клиента и предоставлять ему индивидуальную ссылку для контроля?
Да, можно, все, как и для сотрудника.
Как правильно вручную добавлять время в задаче и обновлять данные отчета?
В карточке задачи есть штатная опция и вкладка «Время» в которой можно внести изменения и добавить – потерянное или не учтенное время как в большую, так и в меньшую сторону.
Для инициации пересчета учета времени закрытой задачи достаточно вручную изменить оценку задачи или на одну минуту изменить крайний срок задачи. Этого будет достаточно чтобы «встряхнуть» систему, пересчитать и обновить данные отчета.
Можно ли данные отчетов экспортировать в Эксель?
Да, легко!
Как быть если у сотрудника изменилась ставка?
Внести изменения карточку сотрудника и обновить (синхронизировать) данные отчета по параметру сотрудники.
Новая ставка будет добавляться во все новые задачи, но при этом все задачи со старой ставкой и расчеты буду сохранены.
Возможен ли учет работы рабочего времени и взаиморасчеты с экстранет пользователями портала?
Да, и это реально работает.
Можно ли использовать в работе компании три ставки одновременно – оклад, себестоимость и продажа?
Да, можно но это тема отдельной статьи и видеоролика.
О приложении «Статистика компании [STATISTICS.FIX4.ORG]» Лаборатории автоматизации «LOG [IN] OFF»
- Приложение доступно и распространяется по подписке Битрикс24.Маркет
- Приложение работает в любой версии «Облака» и «Коробки» Битрикс24.CRM.
- Установка приложения бесплатная если у Вас оформлена и действует подписка на Маркет24.
- Если подписка на Маркет24 у вас не оформлена, то ее цена опубликована на официальном сайте Битрикс24.CRM и зависит от вашего используемого вами тарифа и стоимости лицензии https://www.bitrix24.ru/prices/.
- Если приложение уже установлено, то его достаточно просто обновить до последней версии.
Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»
Спасибо, очень интересно! Впервые вижу, чтобы добавляли дополнительные поля к сущности сотрудник. Неплохая замена невозможности добавлять дополнительные поля "задачам" на младших тарифах.
;)