{"id":13470,"url":"\/distributions\/13470\/click?bit=1&hash=a5471878bb4d0020b0094d731712468a57a3ba05caae1b96f57d2bce7097f8ad","title":"\u041a\u0430\u043a \u0444\u0438\u043d\u0430\u043d\u0441\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u0442\u044c \u0441\u043e\u0446\u0438\u0430\u043b\u044c\u043d\u044b\u0439 \u043f\u0440\u043e\u0435\u043a\u0442","buttonText":"","imageUuid":"","isPaidAndBannersEnabled":false}
Denn Loginov

Используем корпоративный диск в коробке Битрикс24.CRM на полную катушку!

Какие сегодня существуют возможности при работе с корпоративным диском в Битрикс24.CRM?

  • Синхронизация с компьютером с помощью бесплатной десктопной версии.
  • Автоматическая генерация папок и файлов.
  • Автоматическое распределение доступов для сотрудников с привязкой к структуре компании для коробки.

Практически всем компаниям для нормального функционирования и работы с клиентами требуется удобный, надежный корпоративный диск с возможностью распределения доступа для руководителей, сотрудников бухгалтерии, юристов и сотрудников других отделов для хранения различных электронных документов. Часто при составлении технического задания заказчики настаивают на том, что каждый менеджер должен иметь доступ только к «своим» документам и просят реализовать такую возможность.

Что такое синхронизация диска?

Это возможность, которую предоставляет штатное ПО Битрикс24.Диск.

Синхронизация позволяет синхронизировать ваши файлы и папки в облаке с жестким диском персонального компьютера и работать с ними в любое удобное время. Если вы редактируете файл на компьютере, то вносимые изменения сразу же попадают в Битрикс24.CRM.

Какие типы дисков доступны в Битрикс24.CRM?

  • Мой диск.
  • Общий диск.
  • Диск группы.

Мой диск:

Это выделенное место пространства, предназначенное для хранения папок и файлов доступных только пользователю, которое автоматически выделяется индивидуально каждому при регистрации в портале.

При необходимости пользователь может вручную активировать права и предоставить файлы и папки для общего совместного пользования коллегам.

В случае увольнения сотрудника для сохранения доступа к совместной работе с таким диском администратору портала придется вручную вносить изменения и передавать права другому сотруднику. Вырезать и передать дисковое пространство уволенного сотрудника его приемнику технически невозможно.

Согласитесь, это веская причина чтобы не рекомендовать использовать «мой диск» сотрудника для совместной работы.

Общий диск:

  • Это выделенное место пространства, предназначенное для хранения папок и файлов доступных для работы всем сотрудникам компании.
  • Общий диск устанавливается при первом запуске портала и по умолчанию доступен всем сотрудникам компании.
  • Когда кто-то выкладывает на общем диске файл, то этот файл видят все сотрудники компании. Файл доступен для чтения, копирования, изменений или совместной работы.
  • Администратор портала имеет возможность настроить и распределить общие или индивидуальные права доступа к диску, папкам и файлам.
  • Важно помнить, что по умолчанию все запреты отключены, а права не настроены.

Диск группы:

  • Это выделенное место пространства, предназначенное для хранения папок и файлов доступных для совместной работы всем членам группы в том объеме, которое указывается в настройках прав ее владельцем.
  • Диск группы позволяет ограничить доступ к материалам уже на уровне приглашенных. Те сотрудники, которые не являются ее членами не имеют доступа к диску группы.
  • Более «тонкие» права внутри группы описываются и настраиваются дополнительно, но их возможности ограничены и включить возможность работать только со своими документами отсутствует. В остальном возможности диска группы близки с «моим диском».
  • Прописанный доступ к папке автоматически открывает доступ ко всем подпапкам и файлам этой папки.
  • К общим недостаткам работы с диском группы следует отнести то, что распределение доступов, как и для моего диска нужно включать вручную.

Как создаются и добавляются папки и файлы на диски?

  • Вручную.
  • Автоматически роботами и бизнес-процессами (на профессиональном тарифе облака или любом тарифе коробки).

Какие сценарии типовой автоматизации возможны при создании файлов и папок между сотрудниками компании в соответствии с привязкой к их должности и отделу сотрудника?

  • В карточке компании создается специальный раздел «Договор», в который будет заносится информация о Договорах, заключенных с клиентом.
  • Типовой набор информационных дополнительных полей раздела (Номер Договора, Дата заключения договора, массив Договоров из 1С, Итоговый Договор с клиентом, статус Договора и прямая ссылка на папку общего диска с Договором.
  • Обычно старт генерации папок осуществляется путем ручного старта специального бизнес-процесса или выбора действия из списка в поле статус договора, например, сохранить новую версию договора.
  • Возможно автоматическое присвоение очередного номера договора и фиксация даты создания.
  • Последняя версия договора вручную вкладывается и сохраняется в карточке компании, а ее копия в соответствующей папке на общем диске.
  • Название рабочих папок для хранения документов происходит автоматически по заранее описанному шаблону любой сложности.
  • В информационной части карточки компании записывается история всех событий при работе с документами и соответствующие комментарии.
  • Права доступа к созданной папке на диске автоматически прописываются бизнес-процессом для ответственного за компанию клиента, таким образом исключается возможность несанкционированного доступа к документам созданным другими сотрудниками.
  • В случае увольнения сотрудника достаточно передать ответственность за компанию его приемнику и права на папки с документами системой обновятся автоматически.

На каком тарифе возможна полная автоматизация и реализация такого сценария?

  • Увы пока только на любой коробке Битрикс24.CRM.
  • Стоимость реализации определяется по запросу.

Больше деталей и новостей можно узнать на наших каналах:

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null