Прежде чем начать свое повествование, хотел бы подчеркнуть, что данная статья будет полезна Грантополучателям Фонда содействия инновациям и тем кто планирует в ближайшее время принять участие в конкурсах.
И так, начнем. Весь процесс подготовки отчетной документации по Грантам Фонда Содействия инновациям можно разделить на три основных этапа:
- Подготовка и заключение грантового Соглашения.
- Сбор данных и оформление Отчетной документации.
- Сдача отчетов на проверку и исправление замечаний.
Первые два этапа вносят наибольший вклад на то насколько быстро и легко пройдет третий, поэтому я рекомендую привлекать к работе опытных исполнителей с самого начала и объясню почему.
Грантовое Соглашение с Фондом является основополагающим документом, на основании которого Вы будете сдавать отчеты. По большому счету, вне зависимости от конкурса, грантовое Соглашение формируется на основании поданной Заявки, но функционально это разные документы. Заявка должна быть амбициозной, что бы произвести впечатление на экспертов и Вы получили грант, а Соглашение необходимо сделать более аморфным и простым, что бы снизить нагрузку на сдачу отчетной документации. В процессе подготовки Соглашения у вас будет возможность точечно вносить исправления и уточнения. Кроме того, стоит учесть тот факт, что Фонд заключает в одно и тоже время Соглашения со всеми победителями, которых может быть более 100 и ресурсы Фонда ограничены, поэтому у кураторов Фонда часто чисто физически отсутствует время для тщательной проверки Вашего Соглашения и именно поэтому я рекомендую привлекать профессионалов своего дела. Люди, которые помогают закрывать отчеты уже на перед знают какие материалы и данные потребуются для сдачи отчетности, к тому же в большинстве своем эти люди будут подготавливать потом Ваши отчеты, поэтому они больше всего заинтересованы в том, что бы Ваше соглашение не имело ошибок и все заявленные параметры были достижимы и могли быть проверены. Не стоит забывать, что Соглашение не Заявка на грант, оно должно быть простое и понятное.
Следующий и немаловажный этап это сбор данных в процессе действия грантового Соглашения и оформление отчетов. Учитывая свой опыт работы в крупном авиационно холдинге нашей страны, могу сразу сказать, что в Вашей компании должен быть человек, который умеет писать и оформлять Техническую документацию. Разработчики, программисты, ученные, исследователи, инженеры и прочие подобные сотрудники таковыми не являются, а для этих целей необходим Технический писатель. Подготовка отчетной документации не может быть оплачена за счет средств гранта и внебюджетных средств, поэтому оплата работ данного человека ляжет на плечи компании. Почему же нужен Технический писатель для подготовки отчетов? Все достаточно просто, кроме того, что Технический писатель превосходно разбирается в технической документации, умеете ее оформлять и знает что в ней должно быть указано, он выступает в роли переводчика с языка разработчиков на язык понятный обывателю. В большинстве своем, то что понятно разработчику и создателю не понятно людям со стороны, которыми являются мониторы и кураторы Фонда. Подготавливая финансовые или научно-технические отчеты необходимо четко понимать какие данные нужны. Очень часто, разработчики считают, что для подготовки полноценного научно-технического отчета достаточно текста программы на 100 листов или пары скриншотов экранов, а бухгалтера, наученные сдачей отчетности в налоговую, часто считают что сдача финансового отчета в Фонд идентична сдаче в ФНС и готовят соответствующий набор документов. Только сдав несколько отчетов в Фонд, приходит понимание того, что и в каком объеме необходимо предоставлять экспертам для сдачи отчета.
И наконец третий этап. Как правило, перечень необходимых документов под конкретный проект Грантополучатель получит после первой проверки отчетов в виде замечаний. При этом регламентные сроки проверки отчетов составляют не менее двух недель, но бывали случаи когда Грантополучатели оставались без комментариев по отчетам и больше месяца. Таким образом итерация проверки отчета может занимать до 1 месяца, а общий срок сдачи отчетов может затянуться на срок более 2 месяцев. Поэтому для снижения сроков сдачи отчетов, лучше привлечь человека, который уже знает что может потребовать Фонд под конкретно Ваш проект. Кроме того, на исправление замечаний отводится срок не более 3 рабочих дней, после которого (в зависимости от конкурса) может начаться начисление пени, поэтому если в самом начале Вы не озаботились привлечением опытного человека - Вы можете столкнуться с тем, что просто напросто не успеете собрать и подготовить все недостающие документы и Вам прийдется платить пеню.