В сфере международных грузоперевозок применяются такие понятия как инвойс и проформа, хорошо известные таможенным специалистам, но непонятные для многих перевозчиков и участников бизнес-процесса. Эти два понятия часто путают, и дают им неверные формулировки. Это и неудивительно, ведь даже на официальных сайтах учреждений их описывают по-разному, и без уточнения конкретных отличий. На самом деле, отличия есть, хотя эти два документа действительно очень похожи между собой. Сначала стоит дать их точные характеристики.
Что такое инвойс?
Commercial Invoice (коммерческий инвойс) – это документ международного значения, передаваемый от продавца покупателю при осуществлении товарной сделки. Его также называют инвойс-фактурой, и составляют только на основании заключенного контракта. На внутреннем (внутрироссийском) рынке он не используется, и необходимость в нем возникает только при международных грузоперевозках.
Какую информацию содержит в себе инвойс? Он содержит в себе исчерпывающие сведения о транспортируемом товаре, включая его массу, материалы изготовления, цвет, назначение и т.д. Важнейшие пункты инвойса – количество и окончательная стоимость товаров, а также достоверная информация об их отправителе и получателе. В инвойс-фактуре подробно описываются условия договора, и ее можно считать полноценным платежным документом для совершения банковских платежей. Кроме того, ее можно использовать для оформления таможенных сборов.
Что такое проформа?
В отличие от инвойса, проформа может применяться как на внешнем, так и на внутреннем рынке (на территории РФ), и составляться без заключения контракта. Ее также называют счетом-проформой и проформой-инвойсом. Отчасти, из-за второго названия и возникла путаница между этими отличными друг от друга документами. Но общего между ними действительно очень много, и в проформе тоже указываются сведения о грузе, его количестве и стоимости. Только последняя может быть не окончательной, а промежуточной, что дает возможность отгружать не 100%, а лишь часть транспортируемого товара.
В проформе также содержится информация об отправителе и получателе, и она может использоваться как платежный документ – вместо контракта. При ее наличии можно проводить растаможку и авансовые банковские платежи. Если в инвойсе обязательно указывается окончательная стоимость груза, то в проформе она может быть вообще не указана – даже в промежуточном виде. Это дает возможность перевозить грузы на "безвозмездной" основе, например – экспонаты выставок, научные образцы, и т.д. Причем – не только на международном рынке, но и внутри страны.
Основные отличия между документами
Зная определения и назначение инвойса и проформы, можно четко сформулировать отличия между ними. При кажущейся (для дилетантов) идентичности, они отличаются по целому ряду пунктов, к которым отнесем следующие:
- Проформу можно оформлять без контракта, а для инвойса его наличие обязательно;
- В инвойсе должны указываться окончательная стоимость и количество товара, а в проформе – необязательно;
- Проформа дает возможность отгружать товар частично, а инвойс – только в полном объеме;
- Проформа дает возможность перевозить грузы, не имеющие оценочной стоимости;
- Инвойс не может применяться во внутренней экономической деятельности.
В ряде случаев документы могут заменять друг друга, но гораздо чаще их применение расходится. Если говорить о внешнеэкономической деятельности (продаже и покупке товаров за границей), то для нее гораздо важнее инвойс, чем проформа. Он обеспечивает надежные гарантии (за счет указанной окончательной стоимости), и может выступать в качестве полноценного платежного и таможенного документа. К его составлению и оформлению нужно подходить с максимальной внимательностью, в идеале – заручившись помощью профессионального таможенного брокера.