Кейс внедрения TMS-системы Pooling Plus для крупного представителя сегмента FMCG

В 2020 году к TMS-системе Pooling Plus подключилась одна из ведущих компаний в мире в категории средств по уходу за кожей. Компания работает в FMCG-секторе, входит в топ-100 крупнейших поставщиков торговых сетей и доставляет свои товары на РЦ торговых сетей по всем регионам России. В этом кейсе я расскажу о том, какие изменения на рынке побудили нашего заказчика внедрять TMS-систему и каких результатов удалось добиться.

Политики нашего заказчика не позволяют использовать его бренд, поэтому в этом кейсе я не упоминаю наименование компании. Референс-контакт для подтверждения выполнения проекта и получения обратной связи можно получить у наших представителей.

Раньше в отделе логистики нашего заказчика процесс работы был построен на большом количестве Excel-файлов. В них ежедневно работало 10 человек, и этими файлами пользовались сотрудники из разных отделов.

Вот лишь некоторые файлы, использовавшиеся на ежедневной основе:

• Каждый клиент в отдельном файле
• Отдельный график для дистрибьюторов
• Отдельный файл для Новосибирска
• График отгрузки сетевым клиентам (для склада)
• Отдельные файлы графика отгрузки для 11 ТК, каждый файл отдельно
• Внесение информации по стоимости доставки по всем файлам

Работа была построена на том, что коллеги из Customer Service получали заказы, обрабатывали их, вносили данные в файлы и сообщали в отдел логистики по почте о том, что добавили новые заказы. Ежедневно приходилось по почте принимать, обрабатывать и отправлять файлы по несколько раз в день.

За последние 3 года наблюдался постоянный рост количества заказов от сетей — их число увеличилось в 2 раза, притом что оборот рос не так быстро. Сети стали заказывать чаще, но уменьшили средний размер заказа.

Росло количество точек доставки, и менялся характер доставки. Из-за активной экспансии сетей в регионы количество РЦ за последние несколько лет выросло с 96 до 120, начали появляться новые каналы продаж, в частности хард дискаунтеры и e-com.

На рынке стали появляться новые инструменты для доставки — Pooling, догрузы.

Развитие сетей, трансформация рынка и вместе с тем появление новых логистических решений приводят к необходимости быстрее реагировать на заказы, выбирать наиболее выгодные типы доставки и эффективно контролировать бюджет на доставку.

Сотрудники компании заказчика ежедневно сталкиваются со множеством вопросов:

• Каким образом доставлять тот или иной заказ?
• С кем из перевозчиков будет выгоднее делать доставку?
• Будет ли выгодно объединить несколько заказов в одну машину или проще отправить их в Pooling?
• Правильно ли выставлены счета за перевозку с учетом всех дополнительных расходов?
• По всем ли заказам вернулись отгрузочные документы?

Для нашего заказчика стало очевидно, что для того чтобы эффективно управлять транспортными операциями и расходовать бюджет, необходимо внедрить TMS-систему.

Процесс выбора подрядчика был непростым.

Наш заказчик является международной компанией, и при выборе IT-решения менеджмент настаивал на использовании глобального подрядчика, уже работавшего в других странах. Тем не менее компании удалось отстоять решение использовать систему Pooling Plus благодаря нескольким факторам:

• Решение уже использовали клиенты в России со схожими процессами (Johnson&Johnson, Bacardi, Ecolab, Nalco и прочие), то есть система не требовала значительной адаптации под процессы заказчика
• Были положительные рекомендации от других компаний, использующих Pooling Plus
• Гибкое решение — при необходимости систему можно оперативно адаптировать под процессы заказчика
• Интерфейс системы наиболее приближен к Excel. Сотрудники тратят меньше времени на обучение работе в системе
• Система уже была интегрирована с площадкой Pooling, на которой работал наш заказчик
• Соотношение стоимости владения и преимуществ от использования системы было оптимальным

Процесс выбора TMS-подрядчика — это всегда стресс для руководителя. Выбранная система будет использоваться 3–5 лет минимум, и цена ошибки очень высока. Именно поэтому при выборе решения для нашего заказчика огромную роль сыграли референсы от других компаний, уже использующих это решение, а также общий уровень доверия к компании и её репутация на рынке.

После внедрения Pooling Plus компания стала эффективнее работать. Количество заказов от клиентов и сложность процессов по-прежнему растут, но теперь нашему заказчику не нужно набирать новых людей.

Благодаря интеграции с SAP уменьшилось количество ручного труда - заказы автоматически прогружаются в TMS, логисту остается выбрать тип доставки и назначить перевозчика, отправив ему заявку на перевозку. Дополнительным плюсом является возможность интеграции TMS с ERP системой транспортных компаний. Так, например, была реализована интеграция TMS с ERP системой компании FM Logistic. В ходе проекта был настроен автоматический обмен данными как по процессу заказа транспорта, так и по получению счетов по каждой транспортировке. В результате интеграция сократила время предоставления данных, а также оптимизировала время сотрудников.

Весь процесс теперь полностью прозрачен. Все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Повысился контроль за финансами. Руководство чётко видит, за что платит — всё разносится по разным статьям затрат. Все KPI перевозчиков полностью оцифрованы и прозрачны для подрядчиков.

Теперь, когда у нашего заказчика в системе собираются все данные, мы планируем наладить аналитику и визуализацию ключевых показателей. В системе Pooling Plus используется мощный модуль аналитики от Microsoft Power BI, и мы планируем совместно с заказчиком настроить отчёты под процессы компании.

Также компания хочет автоматизировать процесс распределения заявок между перевозчиками в соответствии с результатами тендера, чтобы уйти от человеческого фактора в этом вопросе.

С учётом положительного опыта в России наш клиент планирует запустить систему на Украине.

TMS-система Pooling Plus позволила компании максимально автоматизировать получение заказов из SAP в TMS, упростила процессы заказа транспорта, составления плана отгрузок, контроля статуса подачи транспорта под погрузку и отгрузки по накладным, возврата товаросопроводительных документов и хранения скан-копий, исчисления KPI транспорта.

Если по итогам прочтения этой статьи вы намерены внедрить TMS-систему, мы рады предложить вам наше решение. Pooling Plus — это облачная TMS-система, обеспечивающая управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.

Подробнее о продукте: https://plus.pooling.me/

#автоматизациялогистики #внедрениетмс #логистика #tms #тмссистема #кейсвнедрениятмс #кейсоптимизациилогистики #экономияоттмс