Таск — основной ежедневный и еженедельный инструменты тайм- менеджмента. Он помогает не прокрастинировать, вовремя выполнять задачи, их приоретезировать, анализировать свою эффективность за промежуток времени и, как следствие, совершенствовать свои скиллы как менеджера и успевать больше за единицу времени.
Принципы
Таск — это дневное и недельное планирование.
Горизонт планирования Таск не удобен на длительную перспективу. Наиболее удобное планирование — короткие промежутки, не более недели.
Таск — это продолжение месячного, квартального и годового планирования.
Таск-менеджмент как инструмент планирования — это декомпозиция более масштабных задач, зафиксированных в других, более масштабных (месяц<) инструментах (например, гант).
Инструкция, как организовать таск-менеджмент в Notion
Как организолвать рабочее пространство
Доска Notion — это рабочий стол, где должно быть удобно и задачи разложены по папочкам (папочки — это столбцы).
столбцы
В Notion есть 7 столбцов (остальные — по желанию)
- Новая задача (это задачи, которые не были распределены) Понедельник
- Вторник
- Среда
- Четверг
- Пятница
- «Название месяца» — выполнено
приоритет
В Notion есть приоритет. Приоритет нужно присваивать каждый карточке. С помощью него можно понимать, какую задачу нужно делать впервую очередь, какие задачи нельзя не сделать, и на что мы тратим свое время. Выделяются следующие приоритеты.
- Важно и срочно (оранжевый) — это задачи авралы. Они случились из-за неправильного планирования времени. Если их сделать будет улучшение, если не сделать — будет ухудшение. Их нужно делать в первую очередь.
- Важные и несрочные (зеленый) — это самые главные задачи. Это бустеры и точки роста. Обычно их откладывают, так как они не вызывают ухудшения. Но именно они сильнее всего ведут к целям. Если их откладывать — возникают авралы. На такие задачи важно стараться выделять 80% своего времени.
- Неважный и срочные (желтый) — эти задачи не ведут к целям, но если не сделать — может быть плохо. Например — создать регламент/инструкцию. На такие задачи рекомендуется сразу бронировать в расписании «слоты» каждую неделю, например, по понедельникам с 17:00 до 20:00, и все такие задачи делать только в этом промежутке. Которые не успели — ждут новой недели.
- Неважные и несрочные (синий) — самые бесполезные задачи. Они не ведут к целям и не вызывают ухудшения. Желательно их не брать в работу в принципе.
- Делегированная задача (фиолетовый) — это та задача, которую вы делегировали на коллегу или подчиненного. Важно помечать эти задачи и контролировать их выполнение.
ТЕГИ
- management – все что связано с управлением вертикальнои командои
- fire management — все что связано с ситуативными задачами к прилетают не запланировано от своеи команды или других сотрудников компании и которые вы взяли в работу
- recr — все что связано с наимом людеи в команду
- projects — проектная работа — проекты часто выделяются в гантовом планировании
- adm plan — администрирование и планирование — это подсчет бюджета, все что связано с планирование личным и планированием отдела
- others — все другие задачи
НАЗВАНИЯ КАРТОЧЕК
Каждой карточке необходимо присваивать название. Название должно быть ассоциативным, кратким и понятным. Чтобы в дальнейшем эту карточку можно было найти и прочитать.
КАК ВЕСТИ NOTION ЕЖЕНЕДЕЛЬНО
- Каждый первый рабочий день недели или последний предыдущей - необходимо занести в столбец "новые задачи" задачи из ганта на текущую неделю;
- Каждой задаче необходимо проставить дату (как в ганте);
- Каждой задаче необходимо проставить теги, приоритет (срочно и важно, несрочно и важно, и тд..).
КАК ВЕСТИ NOTION ЕЖЕДНЕВНО
Как вести каждый день (примерно время - 30 минут). Notion - это чек-лист задач, которые нужно сделать за день.
- Каждый рабочий день начинается с того, что собираются все задачи на день и добавляются в колонку текущего дня;
- Распределить их по приоритету (вверху самые важные, внизу самые не важные);
- Как только выполняется задача - она перебрасывается в столбец "месяц - выполнено".
Седин Артем
Спасибо за готовое решение)