Внедрение и управление базой графических цифровых активов компании Полиметалл на базе DAM-системы Picvario

Статья Мажорова Дмитрия - руководителя направления digital- коммуникаций, акционерное общество «Полиметалл Управляющая компания».

Пикварио – это корпоративная платформа, созданная для удобного и эффективного управления цифровым контентом различного формата: фото, видео, презентации, аудио, текстовые и табличные документы и др.

Управление контентом подразумевает поддержку рабочих процессов на всех стадиях жизненного цикла контента: создание (от постановки задачи до согласования и приемки), обогащение метаданными, валидация происхождения, обеспечение юридической чистоты использования, безопасное и рациональное хранение, контроль доступа, умный поиск, мониторинг использования и распространения, монетизация, своевременная утилизация.

При планировании определяются цели и ограничения, позволяющие в дальнейшем настроить систему наиболее удобным образом. При планировании необходимо четко определить для себя следующие параметры:

• Назначение фотобазы
  Высокоуровневое определение: для упрощения работы с графическими активами. Упрощение включает в себя:

1. Согласование активов без использования третьих инструментов (почта, корпоративный сервер)
2. Удобный и быстрый поиск нужных активов
3. Удобная передача активов подрядчикам (внутри компании или вовне)
   

Примечание: разметка и загрузка активов – также важный элемент взаимодействия, однако обеспечение удобства разметки и загрузки не является назначением фотобазы. Это задача второго порядка, необходимая для удобства согласования и поиска.

• Идеология проекта: это хранилище цифровых активов, но не озеро данных. Фотобаза – оперативный инструмент работы. Идеология проекта оказывает влияние на процесс, связанный с заполнением фотобазы.

Примечание: неудачный опыт первого внедрения говорит о том, что загрузка всех без исключения графических активов существенно затрудняет работу с системой.
Во-первых, увеличивается время описания и загрузки активов. Фотосет, состоящий из 300-500 разноплановых фотографий, очень сложно качественно тегировать.
Во-вторых, «загрязняется» выдача по ключевым словам. Как правило, в фотосете есть 5-7 дублей одного и того же кадра, снятые подряд. Загрузка всех фотографий бессмысленна, поскольку придется при выборке каждый раз просматривать все эти дубли.
В-третьих, увеличивается нагрузка на сервера: растет база данных, съедается место под хранение.

• Пользователи фотобазы

Глобально всех пользователей можно разделить на следующие группы:

1. Суперадминистратор. Имеет доступ ко всем функциям системы, включая административную часть. Как правило он же является владельцем системы, то есть отвечает за внедрение, сопровождение и поддержку.

2. Контент-менеджеры. Сотрудники, загружающие активы в систему.

3. Внутренние пользователи. Сотрудники, использующие активы в производственной деятельности. Часто роли Контент-менеджеров и Пользователей выполняют одни и те же сотрудники.

4. Внутренние пользователи. Сотрудники, использующие активы в производственной деятельности. Часто роли Контент-менеджеров и Пользователей выполняют одни и те же сотрудники.

5. Внешние пользователи. Контрагенты внутри и за пределами организации, которые используют цифровые активы. Они не занимаются поиском, а получают готовые подборки от Внутренних Пользователей.

• Целевые состояния системы

1. Загрузка активов осуществляется сотрудниками, ответственными за съемку.

2. Поиск и подбор активов осуществляется сотрудниками, использующими активы в производственной деятельности.

3. Функции владельца системы:

   - создание архитектуры;
   - встраивание системы в производственные процессы;
   - методологическая помощь пользователям;
   - развитие и модернизация
   

• Контекст использования фотографий. Влияет на предварительный отбор и тегирование.
  Примеры использования корпоративного фотобанка:
  - корпоративная газета;
  - социальные сети;
  - внутренний портал;
  - годовой отчет;
  - презентации;
  - стенды, реклама и прочие внешние носители.
  

Примечание: в этой части речь идет обо всех пользователях Picvario, то есть термин не относится к ролям, если не указано иное.

Как правило, до внедрения систем управления цифровыми активами, пользователи хранят фото, видео и другие графические материалы либо на сервере в папках, либо в облаке, также используя «папочную» систему систематизации. Переход на принципиально иной способ хранения и поиска информации требует значительных ментальных усилий. Любое неудобство будет восприниматься гипертрофированно и приводить пользователя к мысли о том, что «раньше было лучше». Чтобы избежать сопротивления среды и негативного отношения к системе, необходимо вписать ее использование в ежедневный производственный процесс.

При проведении исследований важно помнить конечные цели:

• Заполнение должно быть простым, быстрым и понятным
• Поиск должен быть простым, полным и точным

Исследования позволяют:

- Включить пользователя в работу с системой еще до ее внедрения, вызвать чувство сопричастности

- Определить болевые точки в процессе работы с цифровыми активами, не связанные с системой. То есть заранее донастроить процесс, если это необходимо

- Выявить типовые задачи пользователя, привычные модели атрибуции и алгоритмы поиска

- Выявить подходы к постановке задач пользователю от бизнес-заказчиков внутри компании, а также от контрагентов за пределами компании

Лучший метод исследования пользователей – включенное наблюдение, однако, как правило, он недоступен, так как требует постоянного присутствия постороннего человека на рабочем месте, что отвлекает. В таком случае поможет анкетирование.

Важно помнить, что для разных ролей пользователей важны разные аспекты взаимодействия с системой. Таким образом, анкеты должны быть разделены по типам ролей пользователей:

- Контент-менеджеры (добавление и поиск)

- Внутренние пользователи (поиск)

Примечание:
- Готовя вопросы для анкет нужно помнить об ограничениях, установленных на этапе планирования.
- Данное исследование проводится на этапе анализа архитектуры будущей системы. После ее опытного внедрения может потребоваться второе исследование для доработок.

Пример основных направлений для исследования (фотосъемки)

Контент-менеджеры.

Оптимизация подготовительного процесса:

- Как часто проводятся фотосъемки, каков средний объем стандартного фотосета (в количестве фотографий)? Какой объем передается контент-менеджеру на хранение?

- Если происходит предварительная выборка, то кто ее производит (фотограф, контент-менеджер)? По каким критериям (технический брак, лучшие кадры, другое)?

- Как происходит передача фотографий в компанию (съемный носитель, ftp, корпоративное или стороннее облако, другое)?

Подготовка структуры описания актива и наборов тегов

- Как происходит процесс согласования фотографий? Какие подразделения согласуют фотографии?

- Как формулируется задача для фотосета? Как формулируется задача по поиску фотографии (какими должны быть)? Как описывается потребность в фотографиях (для чего они)? Приведите примеры запросов

- Как часто возникает необходимость во вторичном использовании фотографий?

- Какова структура папок, которые вы используете сейчас? Как вы описываете фотосет в названиях папок? (примеры)

Внутренние пользователи.

Уточнение наборов тегов:

- Как формулируется задача по поиску фотографий от бизнес-заказчика?

- Какие темы фотографий вам нужны чаще всего?

- Какие типы фотографий вам нужны чаще всего?

- Какую дополнительную информацию вы сообщаете, когда присылаете нужное фото?

- Как формулируется срочная задача по поиску фотографий?

- Опишите алгоритм поиска нужной фотографии?

При настройке системы необходимо найти наиболее удачное сочетание ее возможностей и потребностей пользователей.

В частности:

• Определить типы данных, наиболее удачно подходящие для различных типов описаний актива
• Определить критерии отображения и группировки элементов интерфейса
• Определить оптимальные настройки системы по умолчанию для загрузки активов
• Определить подходы к созданию коллекций и отнесению активов к коллекциям

Важно помнить: архитектура описания актива влияет на возможности поиска.

Примеры для актива (не являются рекомендацией, а отражают опыт отдельной компании и логику архитектуры):

• Для географически распределенной организации названия дочерних компаний и регионов удобно заносить в выпадающие списки. При этом уточнение (населенный пункт) лучше выносить в теги.
• Если фотосет посвящен событию (праздник, мероприятие), то это название удобно заносить в свойство «Название». Примечание: важно определить четкий формат, по которому строится название. Например, «Праздник Севера, Арка: 2022».

• Удобно определить основные тематики фотографий и также оформить их в виде выпадающего списка. Например, «Социальная деятельность, Производство, Руководители» и т.п.
• Иногда имеет смысл указывать, где была использована фотография (например, «портал», «газета», «годовой отчет»)
• Свойства актива можно сгруппировать. Например, «Основные» (Название, Регион, Предприятие, Тематика, Теги), «Дополнительные» (Тип актива (фото, видео, графика), Фотограф), «Согласование», «Доступность».

Примеры для коллекций:

К сожалению, пользователи воспринимают коллекции как аналог папок, ждут от них вложенности и определенного привычного подхода к структуре. При этом коллекции являются не папками, а дополнительным инструментом структурирования. Именно так следует подходить к ним при разработке структуры коллекций. Важно помнить, что коллекции также используются, например, при оформлении главной страницы. Логика структуры должна учитывать этот факт.

Самые общие рекомендации выглядят так:

Для повторяющихся событий, проходящих в нескольких регионах, имеет смысл создавать коллекцию по принципу <Название события>: <год>. Таким образом пользователь получит весь срез фотографий, посвященных событию, во всех регионах и при необходимости сможет отобрать нужные.

Для единичных уникальных событий имеет смысл создавать коллекцию по принципу <Название предприятия> (региона): <Название мероприятия>, <год>

Для постановочных фотографий имеет смысл создавать коллекцию по принципу <Название региона>: общая коллекция. Для детализации можно создать дополнительные коллекции <Название региона>: <тип объекта>. Например, «Хабаровский край: фабрики». При таком подходе коллекции можно будет вносить на главную страницу.

Также имеет смысл делать коллекции с неизменными названиями, например, «Руководство», «Логотипы» и прочее, контент которых однозначен.

Взаимодействие с системой: поиск

При настройке полей поиска нужно обратиться к результатам опросов пользователей. Поля выстраиваются в порядке их важности при поиске актива (это мы узнаем, оценивая типичный алгоритм поиска и формулировку задачи).

Взаимодействие с системой: согласования

В крупных производственных компаниях существуют правила проверки фотографий и видео перед публикацией. В Picvario это можно реализовать при помощи булева выбора (согласовано/не согласовано). Важно помнить, что некоторые замечания можно исправить (например, скадрировав или удалив элемент) и использовать кадр. В таком случае можно предусмотреть возможность комментариев к решению.

Предварительный отбор активов

Как было сказано выше, использование Picvario как озера данных при первом внедрении провалилось. Опыт показывает, что необходим предварительный отбор активов для последующей загрузки. Эта часть работы относится больше к перенастройке процесса собора фотографий, чем к системе, однако очень важна.

Основное препятствие на пути качественного предварительного отбора – ложное представление о том, что хранить нужно все фотографии «на всякий случай». Более чем десятилетний опыт работы с фотографиями показывает, что:

Из фотосета 300 фотографий имеет смысл хранить лишь 30, из которых в лучшем случае 50% будут использоваться (некоторые – по нескольку раз).

Воронка отбора выглядит следующим образом:

Весь объем фотографий (300) --> Минус технический брак (осталось 250) --> Минус дубли (осталось 100) –> Минус художественный брак / отсутствие согласования = примерно 30-50 фотографий.

Технический брак: смазанные, нечеткие, пересвеченные и т.п. фотографии

Дубли: как правило при постановочных съемках делается 5-7 кадров подряд, чтобы выбрать лучший

Художественный брак / отсутствие согласования: кадры, которые не могут быть исправлены в графических редакторах и использованы (неопрятный интерьер, грязная спецодежда), либо нарушение ТБ в кадре.

Если есть желание сохранить все «на всякий случай», рекомендуется использовать локальный носитель данных (архивный выносной жесткий диск или архивный сервер).

При оценке художественной ценности важно помнить про ограничения контекста. А именно, для разных носителей требования к художественному наполнению разные.

Как минимум, их можно разделить на:

- Постановочные фотографии (производство, портреты, в том числе официальные)

- Репортажные фотографии (относятся к значимым событиям)

Настройка модального окна при загрузке

Модальное окно загрузки должно обеспечивать быстрый выбор наиболее общих свойств актива. Дальнейшая детализация будет производиться после импорта в систему.

Скорее всего, наиболее общими свойствами будут те, которые вынесены в выпадающий список + элемент «Название».

Важнейший критерий работы системы – быстродействие. Конфигурацию системы должны проводить разработчики в связке с техническим специалистом со стороны заказчика.

Необходим диалог с основными пользователями системы. Со временем запросы меняются и это может повлиять на удобство использования фотобазы: не все можно предусмотреть на этапе создания. Как минимум, нужно провести опрос среди пользователей системы после ее запуска в опытную эксплуатацию.

Такой опрос должен включать в себя основные критерии оценки:

• Скорость работы. Где все получалось удобно, где приходилось ждать, где ожидание было критически долгим.

• Удобство поиска. Насколько быстро удалось найти фотографии. Каких тегов не хватает (тематика, конкретные слова, может быть термины или профессионализмы). Какие сложности возникали при поиске.

• Что не удалось найти (совсем). Какая стояла задача, что сделали, какой результат.

• Когда поиск отработал некорректно (нашлось не то, что искали, то что нужно было названо нелогично и т.д.)?

• Каких элементов поиска вам не хватило? По каким критериям вы хотели бы еще искать активы?

• Общее впечатление от фотобазы

• Есть ли какие-то вопросы или пожелания по функционалу?

Почему важно спрашивать пользователей? Примеры из практики:

• В системе был тег «благотворительность», но не хватало тега «волонтерство». В итоге целый пласт активов не выводился в результатах.
• Оказалось, что для поиска важны даты съемки, это один из элементов сужения поиска
• Оказалось, что при поиске фотографий экстерьеров важно указание на время года (хотя бы зима – лето)
• Выяснилось, что пользователи не знают про минус-слова – вопрос к разработке методических материалов

Важно проводить «омолаживающую обрезку», то есть удалять ранее отобранные, но никогда не использовавшиеся фотографии. Как правило, если фотографии не были использованы в течение 2-3 лет, им на смену придут более свежие с тем же сюжетом. А с увеличением количества активов старые ненужные активы «загрязняют» результаты поиска. Для оценки использования можно предусмотреть либо систему рейтингов фотографий, либо отметку об использовании (да/нет, либо указание, где использовались).

Кроме того, нужно регулярно очищать теги от ошибочных записей (опечатки), так как со временем ошибка может накапливаться и часть активов никогда не будет найдена.

Промежуточные итоги:

До внедрения Picvario подбор фотографий для корпоративных задач зависел от одного-двух специалистов, непосредственно занятых фотосъемкой. Только они обладали всей полнотой информации о том, в каких фотосетах может находится нужная по сюжету или объекту съемки фотография.
После внедрения Picvario полноценный поиск по фотографиям стал доступен для каждого участника того или иного проекта.
В результате:
- во-первых, снизилась нагрузка на профильных специалистов;
- во-вторых, снизилась критическая зависимость от конкретных исполнителей.
В свою очередь, профильные специалисты также стали тратить меньше времени на подбор – по субъективным оценкам примерно в 2-3 раза.
Еще один плюс внедрения – повысилось качество отобранных фотографий, поскольку в процессе заполнения базы проводится более тщательный и вдумчивый отбор.

Комментарии от команды Picvario

Полиметалл - один из наших первых клиентов, и мы очень ценим наше сотрудничество, начавшееся в августе 2019. Сегодня среди пользователей системы - крупнейшие Российские и международные компании, организации.

Составляя дорожную карту развития платформы Пикварио мы стараемся отталкиваться от пожеланий клиентов. Безусловно, и предложения Дмитрия будут учтены. Так, в числе задач, которые уже в работе - модуль семантического поиска, который позволит учитывать синонимы и словоформы, искать подобные активы и уточнять результате в диалоговом режиме. Отдельный приоритет - оркестрация данных. В системе уже сегодня можно одновременно работать с активами, располагающимися в облачных и локальных хранилищах. В ближайшее время мы добавим управление процессами архивирования файлов через подключение ленточных и холодных облачных хранилищ. Мы будем рады, если читатели этой статьи захотят ознакомиться с функционалом системы и, возможно, высказать свои предложения по улучшениям и доработкам.