На карантин! Инструменты для удалённой работы, которыми пользуются в REG.RU

Заголовки новостей пополняются компаниями, которые отправляют своих сотрудников на «домашний» режим работы из-за коронавируса. Однако не для всех это в новинку: например в REG.RU 212 из 511 сотрудников работают удалённо (и пандемия тут ни при чём — распределённые команды существуют в компании с 2006 года). Мы решили поделиться своим опытом в серии материалов. Из первого текста вы узнаете, какие инструменты для удалённой работы используются в REG.RU.

Один из основных сервисов, которым пользуется любой сотрудник компании — инструменты G Suite. Сюда входят почта Gmail, Google Календарь, Документы, Таблицы, Презентации, Диск, Hangouts и другие сервисы. Большинство из вас наверняка использует что-то из этого в повседневной жизни, но инструменты от Google подходят и для рабочих процессов.

Gmail — почта, которая есть не только у каждого сотрудника, но и у команд. Это очень удобно, когда надо обратиться ко всей команде сразу.

Google Hangouts — здесь есть Hangouts Chat и Hangouts Meet: оба сервиса привязаны к Gmail и позволяют найти любого сотрудника по рабочему e-mail. Hangouts Chat используется для мгновенного обмена сообщениями, а Hangouts Meet — для голосовых совещаний и видеовстреч. Стоит учесть, что в Hangouts Meet есть ограничения по числу участников встречи — 100, 150 или 250 человек в зависимости от тарифного плана.

Google Календарь — помогает составлять расписания команд, приглашать людей на встречи в удобное время и знать, во сколько начинается и заканчивается рабочий день любого сотрудника. При создании встречи в Календаре автоматически генерируется ссылка на онлайн-комнату, и все участники получают письма с приглашением на e-mail.

Google Документы — главный инструмент для тех, кто работает с текстами (юристы, веб-писатели, копирайтеры и т.п.). В Документах можно отслеживать историю изменения документа, оставлять комментарии, предлагать поправки и форматировать текст так, чтобы потом удобно переносить его в нужное место (например в блог).

Google Таблицы — помогают проводить расчёты и строить графики, а также составлять планы, роадмапы, списки задач.

Google Диск — тут всё и так понятно: сотрудники могут хранить в облаке рабочие файлы и иметь к ним доступ из любой точки мира.

Google Формы — используются для создания опросов: можно быстро узнавать мнение сотрудников о чём-то, проводить голосования и получать отзывы открыто или анонимно.

Google Authenticator — приложение для двухфакторной аутентификации, чтобы обеспечить безопасный доступ во все сервисы, где можно использовать авторизацию через Google.

G Suite подключается к домену компании: вы получите почту на вашем домене и сможете создавать рабочие e-mail для сотрудников и команд (например petrov@company.ru или sales@company.ru), а также пользоваться всеми вышеперечисленными инструментами от Google.

Очевидно, что для комфортной работы сотрудникам надо постоянно контактировать как минимум с членами своей команды. Инструментов для онлайн-общения сегодня более чем достаточно. Для переговоров и встреч мы используем несколько сервисов: каждая команда выбирает тот, в котором участникам будет наиболее удобно взаимодействовать.

Один из популярных мессенджеров у команд разработчиков. Discord зарекомендовал себя как чат для геймеров, но оказалось, что он отлично подходит для общения внутри компании. Здесь можно создавать закрытые каналы для команд, открытые — для переговоров с заказчиками и другими сотрудниками, комнаты-флудильни для отвлечённых бесед. Scrum-команды активно используют голосовые каналы push-to-talk, которые обеспечивают более высокую скорость коммуникации, чем текстовые сообщения, и создают эффект присутствия в одной комнате. Также в Discord можно вести личную переписку и совершать видеозвонки.

Для общекорпоративного общения все сотрудники используют вышеупомянутый Hangouts Meet, а для масштабных совещаний обычно применяется сервис видеоконференций GoToMeeting. На премиум-тарифах к встречам можно подключать до 3000 участников.

В REG.RU Kaiten используется всеми командами. Он специализируется на визуализации процессов и подходов, позволяя удобно управлять ими. Пожалуй, это один из лучших kanban-инструментов из представленных на рынке — он не навязывает использование только kanban-методов и также содержит шаблоны для scrum-команд. Из основных функций:

• Доски для отделов и общее пространство. Все доски можно кастомизировать в зависимости от того, какой подход использует команда.
• Расстановка приоритетов задач, делегирование, разделение по типам и меткам, добавление story points, чек-листов и комментариев.
• Инструменты для аналитики, графики, построение прогноза на основе выполненных задач.
• Простой и интуитивный интерфейс, доступный полностью на русском языке.

Также Kaiten интегрируется с почтой, GitHub, GitLab и может отправлять веб-уведомления.

Система обработки заявок — палочка-выручалочка для наших пользователей. Именно сюда поступают все запросы, проблемы и предложения от клиентов, которые обрабатывают сотрудники техподдержки. Систему можно интегрировать с уже имеющейся базой данных пользователей.

Сервисы Trello и Notion сотрудники в основном используют для составления индивидуальных чек-листов и списков TODO на день или неделю.

Веб-сервис для управления репозиториями кода для Git и главный рабочий инструмент всех разработчиков. Используется как DevOps-платформа с полным набором функционала для CI/CD.

В GitHub мы держим репозитории с open-source проектами.

Jenkins применяется как централизованный планировщик задач для запуска, подготовки и перезагрузки серверов, проведения тестов.

Онлайн-сервис для разработки интерфейсов — основная площадка для UX-дизайнеров. Здесь можно быстро создавать прототипы веб-страниц или приложений, добавлять элементы интерфейса и использовать векторную графику. Figma удобна тем, что дизайнеры работают над проектами совместно в режиме онлайн: команда оставляет комментарии и пометки, а затем передаёт готовый макет верстальщикам и фронтенд-разработчикам. Если проект нужно презентовать заказчику в виде иллюстрации без потери качества, можно перенести его из Figma в другое подходящее приложение — как вариант, Marvel или InVision.

В офисах для рисования набросков, схем и планов обычно используются белые маркерные доски. Но онлайн-инструменты для этого тоже есть.

Бесконечная командная доска, где можно размещать картинки, документы, прикреплять стикеры, рисовать и делать заметки в режиме онлайн. Это очень полезный инструмент для визуализации идей и концепций, которые можно обсуждать с коллегами, сразу же внося замечания и дополнения.

Простой сервис для рисования схем и диаграмм. Удобен тем, что можно очень быстро создать файл с какой-либо идеей или нарисовать красивую схему для статьи или презентации.

Команды проводят ретроспективы — встречи, на которых обсуждаются удачные и неудачные действия, возникающие проблемы и предложения по улучшению процессов. Чтобы фиксировать результаты, можно использовать онлайн-доски для ретроспектив.

FunRetro — простой и легко настраиваемый инструмент.

IdeaBoardz — позволяет бесплатно, без регистрации в сервисе создать доску с необходимым числом колонок и поделиться ей со всеми участниками команды.

Lino — онлайн-доска с настраиваемым интерфейсом.

А ещё ретроспективы можно проводить в Miro и Trello.

Для генерации идей ретроспектив тоже есть готовые инструменты, например Retromat.

Чтобы оценить сложность и объём предстоящих задач, в гибких командах применяется техника покера планирования. Среди онлайн-инструментов для этого можно выделить PlanITPoker — удобное и бесплатное приложение.

Разумеется, внутренние ресурсы компании нужно делать закрытыми. В офисах для этого часто используют доступ по локальной сети, а для удалённой работы можно настроить VPN-соединение. В REG.RU для этого применяются VPN-клиенты Cisco OpenConnect и OpenVPN.

Внутренние ресурсы также должны быть защищены дополнительной авторизацией и протоколом HTTPS.

⌘⌘⌘

Как видите, инструментов для дистанционной работы существует очень много. Мы привели примеры сервисов, которыми успешно пользуемся в REG.RU, и готовы ответить на вопросы по любому из них.

Что касается REG.RU, мы пока не переводим всех сотрудников на удалённую работу, но в офисах ввели дополнительные меры безопасности: общие поверхности дезинфицируются, стоят рециркуляторы и дезинфекторы для рук, а работники временно избегают рукопожатий. Также отменены офлайн-встречи свыше трёх человек и командировки. Если необходимость работать дистанционно всей компанией всё же появится, сделать это с помощью инструментов и налаженных процессов будет несложно.