Руководителю не нужно находить подходы к сотруднику и наоборот. Им нужно знать свои обязанности и работать в соответствии с ними. Если же, сотрудник хмурной, потому что с женой поругался. Можно ему сочувствовать, но на работу это влиять не должно. Об этом он может поговорить с руководителем в курилке, если такие вещи там обсуждаются. Руководитель не должен ориентироваться на обстоятельства сотруднкта, если они не из разряда «серьезная болезнь близких» и тд. В таком случае берется отпуск от работы. Вот и всё.
У меня сомнения, что вы работали в управленческом консалтинге.