ГЭНДАЛЬФ – IT бренд с многолетней историей. В 1993 году учредители сделали ставку на продукты автоматизации отечественного вендора «1С». Но помимо продаж и реализации проектов внедрения (даже очень крупных) и сопровождения стороннего программного обеспечения, ГЭНДАЛЬФ может похвастаться и собственными разработками, среди которых наиболее востребованным является «Скан-Архив». Программа позволяет повысить контроль за первичной документацией в бухгалтерии, формировать электронные архивы документов, ускоряет подготовку к проверкам и имеет несколько форматов встроенных отчетов. Продукт не имел внешних заказчиков – делали для себя.
История создания
Потребность и первые идеи разработки появились в середине 2012 года, когда документооборот ГЭНДАЛЬФ составлял около 50000 документов в месяц. На начальных этапах рассматривались готовые продукты, представленные на рынке, но каждый раз возникали вопросы функционала, скорости работы и т.д. Окончательное решение о разработке собственного продукта было принято в конце 2012 года.
В первоначальную рабочую группу входили два программиста: один специалист со знаниями в области С# (для работы программной компоненты для Windows) и 1С разработчик. Постепенно штат увеличивался, были образованы группы, которые тесно взаимодействую друг с другом.
За год «Скан-Архив» прошел этапы проектирования, разработки, тестирования и был успешно внедрен для внутреннего использования. В 2014 программисты приступили к разработке тиражного решения. В тестовую фокус-группу внедрения входили компании Ростова-на-Дону, которые уже являлись клиентами ГЭНДАЛЬФ.
Эволюция программы
Тиражная версии «Скан-Архив» 1.0 просуществовала до 2017 года, когда на его смену пришел «Скан-Архив» 2.0. Активность доработок второй версии продукта была настолько высокой, что новые релизы выходили практически каждый месяц. В 2018 году появилась третья версия программы, в которой была обновлена одна из ключевых библиотек для распознавания, увеличена скорость работы, а также добавлено еще несколько приятных фич.
«Скан-Архив» – идеальный инструмент для внедрения в любой бизнес-процесс. Открытый код делает его гибким к доработкам. Версией «из коробки» пользуется менее 50% пользователей. Чаще доработке подлежат различные отчеты, либо функционал, позволяющий удобнее прикреплять скан-образы. Но есть и те заказчики, которые полностью меняют логику «Скан-Архива» и подгоняют ее под свои процессы. В последнее время наиболее популярны доработки, связанные с объединением хранения файлов бумажного документооборота и документов ЭДО. «Аппетит приходит во время еды» – после обкатки типового функционала на минимальном количестве документов, постепенно добавляются новые «хотелки», соответствующие специфике предприятия или компании.
Кому подходит «Скан-Архив» и что потребует?
«Скан-Архив» подойдет пользователям с документооборотом более 1000 документов в месяц, а также тем, кто хочет иметь доступ к электронным скан-образам своих документов в два клика 24/7.
Программный продукт работает только на Windows, поэтому рабочее место обязательно должно быть оборудовано ОС Windows и клиентом «1С».
Основное требование, предъявляемое к сканерам – наличие драйвера Twain 2.0, но если у текущего сканера данный параметр ниже, либо драйвер не поддерживается вовсе, это не повод расстраиваться. Помимо загрузки со сканера у «Скан-Архива» есть режим загрузки из папки, в которую сканы могут попасть с помощью абсолютно любого сканера.
Технические требования
·800 мб ОЗУ должны оставаться свободными на рабочем месте оператора при всех запущенных программах.
·4 Гб оперативной памяти – минимальные требования для комфортной скорости обработки. Чем выше данное число, тем быстрее будет происходить распознавание сканов.
·«1С:Предприятие 8.2» (релиз 8.2.16 и выше) или «1С:Предприятие 8.3» (8.3.4, для расширения 8.3.13) – минимальная платформа, на которой возможно установить «Скан-Архив».
·11 конфигураций «1С» + конфигурации на их основе – количество типовых конфигураций, для которых описана методика интеграции.
Возможности
Скорость распознавания по штрихкодам, размещенным на бумажном носителе, для прикрепления ссылок на скан-образы в базе оставляет 2-3 секунды для одного документа. Интеллектуальное распознавание по ключевым реквизитам занимает в среднем 20-40 секунд на скан. При этом в одном сеансе программа может обработать неограниченное количество скан-образов.
При формировании электронного архива документов объем требуемого хранилища регламентируется размером документооборота. Для того, чтобы понять, какой объем места на диске требуется для хранения скан-образов мы рекомендуем отсканировать документ с желаемыми настройками (не ниже минимальных 300 dpi с режимом оттенки серого или цвет) и это значение умножить на планируемый объем документооборота.
После покупки «Скан-Архива» пользователь получает коробочное решение, которое может быть внедрено в базу как силами заказчика, так и нашими специалистами. Все возможные вопросы, касающиеся внедрения и настройки, отражены в 130 страницах руководства, которое идет в комплекте с программным продуктом.
Уже более 7 лет работать со «Скан-Архивом» всем пользователям помогает техническая поддержка. Работа с обращениями производится по почте [email protected]. В данном формате поддержка является бесплатной. Специалисты поддержки рассматривают типовые вопросы и предоставляют консультации по работе, не касающиеся доработок, также допускается анализ проблемы в рамках удаленного подключения до 30 минут. Итогом удаленного подключения будет являться перечень рекомендаций по решению вопроса. Каждый пользователь хотя бы однажды обращался в техническую поддержку, так как именно здесь формируются лицензии для работы с продуктом. Для обращения достаточно указать наименование и ИНН организации, а также регистрационный номер и/или пин-код продукта, который выдается каждому пользователю при покупке ПО. В арсенале специалистов технической поддержки более 100 выделенных инструкций, более 50 заготовок для быстрых ответов, а также ряд видеороликов, которые специалисты ТП записали для наглядности процессов настройки и работы с ПО.
За восемь лет на рынке программных продуктов «Скан-Архив» купили, установили и успешно использовали сотни компании. География клиентов представлена 139 населенными пунктами от Хабаровска до Калининграда. В разрезе отрасли, чаще всего за программой обращаются представители производственного сегмента, машино- и приборостроения, а также агропромышленного комплекса.