Штатные сотрудники или аутсорс: подробный разбор. Удобные инструменты для работы с удаленным штатом

Содержание:

• Разбираемся в терминологии
• Ин-хаус: плюсы и минусы
• Удаленный штат: плюсы и минусы
• Проблемы удаленной работы
• Инструменты для работы с удаленным штатом
• Аутсорсинг: плюсы и минусы
• Компания или фрилансеры?
• Аутстаффинг: плюсы и минусы
• Так что же лучше?

Еще несколько лет назад при словах «удаленная работа» в голову первым делом приходили ассоциации с сетевыми компаниями и пирамидами, соответственно, к подобным предложениям относились с большой настороженностью. Развитие технологий и особенно события 2020 года придали увесистого пинка распространению различных форматов, кроме привычного всем офиса. О них, их преимуществах и недостатках мы и расскажем сегодня в статье.

In-house – несмотря на «домашнее» название, это как раз работа с нахождением в офисе, предоставляемом работодателем. Этот метод наиболее прозрачный и четкий, но самый сложный в плане реализации. Собственный коллектив, трудящийся в одном опен-спейсе может стать как самым дешевым, так и самым дорогим вариантом организации.

Удаленный формат – работа в штате компании, на конкретного работодателя. Это – та самая удаленка, на которую в авральном режиме организации переводили своих сотрудников на время локдауна. Есть свои плюсы и минусы и для работников, и для руководства.

Аутсорсинг – найм компании-подрядчика или отдельных исполнителей для выполнения необходимых задач. Этот вариант подходит, если у заказчика большой объем работы, с которым не справится своя команда, либо нет экспертизы по продукту.

Аустаффинг – пожалуй, наименее популярный, но используемый формат управления персоналом. Специалисты, обладающие нужными умениями, официально причислены к штату организации-провайдера, которая «сдает» их в аренду заказчику. Последний, в свою очередь, оплачивает рабочее время сотрудников, которых использует в проектах.

Для разработки, продвижения и продажи любого продукта нужна целая команда: дизайнеры, программисты, тестировщики, отдел продаж, SEO-специалисты и другие. Причем собрать их в одном месте мало, нужно заставить их работать на результат. Опыт многих компаний показывает, что команда в офисе показывает более качественный результат, особенно в том случае, когда над производством трудится несколько десятков человек. Чем больше сотрудников, тем сложнее настроить эффективный процесс работы. Другая проблема возникает при производстве разных продуктов: в идеале, для каждого из них должна быть создана своя продуктовая команда, иначе разработчики будут распыляться на разные проекты и показывать худший результат.

У офисного варианта есть и ряд минусов:

• Инфраструктура: нанять сотрудником – полдела, ему нужно предоставить рабочее место, гарантии. Просто столом и компьютером никого не удивишь, соискатели ждут комфортное пространство, чай с печеньками и другие плюшки в виде ДМС, корпоративного английского, обучений и повышений квалификации, оплаты спортзала и т. д.
• Затраты и сложности, связанные с поиском специалистов: сотрудники, устраивающиеся официально, особенно в офис, ожидают более высокий уровень оплаты. При этом найти работника с достаточной квалификацией бывает непросто. Поиск требует дополнительных расходов: содержания менеджера или отдела по персоналу, либо комиссии за хантинг наемным HR).
• Риски. Трудовое законодательство защищает официально трудоустроенных работников. Процесс увольнения связан с дополнительными финансовыми и ресурсными затратами, а иногда сотрудника сложно уволить, даже если он не справляется со своими обязанностями.

Кроме того, официальное трудоустройство, не важно, в офисе или удаленно, приносит расходы на налоги и взносы. Сам офис должен быть расположен в транспортной доступности; неудобное расположение может отпугнуть соискателей.

Но в целом, рабочее место – часть ценности в оффере для специалиста. Офис играет важную роль в корпоративной культуре, командном духе, лояльности сотрудников и удержании талантливых кадров.

Внеофисные форматы работы часто путают. Говоря об удаленной работе, мы имеем в виду официальное трудоустройство в штате компании, но персонал при этом работает не в офисе. Плюсы удаленной работы, при ее грамотной организации, существуют и для сотрудников, и для работодателя. Первым не нужно тратить время на дорогу до работы, можно рассматривать предложения о работе независимо от локации, у вторых появляется возможность нанимать экспертов в своей области без привязки к определенному городу или району. Некоторые компании предоставляют удаленным сотрудникам средства для работы (ноутбук или компьютер), но чаще работодателю не приходится нести расходы, связанные с организацией рабочего места. Есть и свои минусы.

В удаленном формате компании сталкиваются с несколькими серьезными проблемами, особенно крупные, в которых работают более 100 человек. Эти сложности негативно влияют на скорость и качество.

• Коммуникация. В первую очередь вопросы коммуникации могут осложнить работу организаций, которые представлены в разных часовых поясах, например, сотрудники живут в Москве, Испании и США, или в Санкт-Петербурге, Красноярске и Владивостоке. Чтобы обсудить что-то с коллегами из другого часового пояса, всем приходится подстраиваться. При командной работе в одном месте решение задачи может занять часы, вместо дней в удаленном режиме. А некоторые техники в принципе невозможно использовать.
• Гибкость. Для большинства стартапов она крайне важна, чтобы конкурировать с более крупными, но менее гибкими предприятиями. Но чем больше людей в компании, тем больше страдает это качество, а удаленный формат только усугубляет ситуацию. Представьте, что задача требует срочного решения, а ответственный сотрудник, находящийся в другом часовом поясе, спит. Приходится что-то придумывать на ходу или продлевать сроки, обратная связь страдает. Это мешает адаптироваться под изменения рынка, подстраиваться под требования клиентов, быстро проверять гипотезы.
• Командный дух.

Многие удаленные работники не ощущают свою принадлежность к команде и не проактивны. Такой сотрудник отрабатывает положенное время, выполняет поставленные задачи, но не более. Часто удаленщики даже не посещают корпоративные мероприятия. Еще один момент – саморазвитие. Специалист должен не стоять на месте, проходить обучение, обмениваться опытом с коллегами, участвовать в конференциях, выставках, семинарах. Удаленный сотрудник не стремится делиться опытом, а приобретенные знания рассматривает как вложения в себя и повышение собственной ценности на рынке труда, особенно, если он сам подбирает и оплачивает обучение.

Многое зависит от продукта: чем он сложнее, тем труднее в удаленном режиме дать всем сотрудникам понимание ролей каждого из них и вида продукта в целом. Гораздо эффективнее собрать команду в одном коворкинге для полноценного погружения в процесс работы. Так она будет меньше косячить, быстро решать возникающие по ходу дела проблемы. Конечно, можно практиковать съезды и слеты, но чем больше людей в компании, тем это дороже и сложнее организовать, а улучшения удаленных процессов помогут решить какие-то конкретные сложности, но глобально ничего не изменится.

Это не значит, что удаленку ни в коем случае нельзя рассматривать. Смешанный вариант работы лучше всего подходит большинству компаний. Ключевые сотрудники, руководящий состав больше пользы и результата принесут в офисе, а узких специалистов и сотрудников с небольшой зоной ответственности можно оставить работать удаленно.

Офис позволяет команде сплотиться и почувствовать себя одним целым, но чтобы люди хотели там работать – он должен отвечать их запросам: быть приятным, удобным, обеспечивать комфорт и возможности для работы (переговорные, кухня, транспортная доступность). Он требует регулирования административных и юридических вопросов, дополнительных финансовых затрат, дополнительного персонала.

Удаленка дает возможность нанимать специалистов из любой точки мира, а любому сотруднику – при необходимости работать из дома. Но это требует налаженных процессов в компании, чтобы компенсировать недостаток коммуникации, гибкости и неформального общения, иначе могут пострадать и другие специалисты, и производство продукта в целом. При необходимости перевода в офис дистанционных сотрудников, работодатель тоже может столкнуться с трудностями: одни могут отказаться, других невозможно перевести в силу каких-то причин, третьим нужно повысить зарплату. Разумно сочетая офис и удаленку, ориентируясь на нужды и задачи бизнеса, можно добиться наиболее эффективной работы.

Для организации удаленной работы не обойтись без сервисов, программ и других онлайн-инструментов. Они часто обновляются, разработчики создают новые варианты, так что только компании выбирать, без чего ее сотрудники не могут обойтись в зависимости от задач. Мы не будем подробно останавливаться на каждом, подробный обзор – тема для отдельной статьи, поэтому просто перечислим самые распространенные:

• Видеоконференции для собраний, обсуждений, онлайн-встреч с клиентами: Zoom, Skype, Google Hangouts, PukkaTeam, Mind…
• CRM-система: Битрикс24, AmoCRM, МегаПлан, Простой Бизнес, retailCRM, WireCRM и другие.
• Управление проектами и задачами: Trello, Asana, SmartSheet, BaseCamp, Podio, Airtable, Todoist и т. д.
• Удаленный доступ к компьютеру для помощи сотрудникам в настройке и установке ПО: TeamViewer, Anydesk.
• Мессенджеры: Чаты Битрикс24, Telegram, Rocket Chat, Slack, Discord и др.
• Общая файловая система: Google Disk, DropBox, OneDrive, Яндекс Диск.
• Работа с документами: офисный пакет Google (Таблицы, Презентации, Документы), блокнот OneNote, EverNote.
• Ментальные карты: MindMeister, Coggle, Miro, LucidChart.
• Отслеживание продуктивности: Timely, WeekDone, RescueTime, Toggl, Accelo.
• Хранение паролей: LastPass, 1Password, Passpack, Dashlane.
• Скриншоты: LightShot, Joxi.

Количество софта, разработанного для облегчения удаленной работы, практически бесконечно: free и платный, англоязычный и русифицированный, быстрый и функциональный. Конечный выбор зависит только от задач бизнеса и предпочтений конкретных специалистов – привычка тоже имеет значение. Если вы серьезно настроены развивать удаленку в компании, советуем подобрать CRM-систему, сочетающую в себе большинство нужных функций, чтобы у сотрудника не было слишком много приложений.

Если вы знаете хорошего подрядчика, готового взяться за работу – это самый простой способ решения задачи. Формируете понятное ТЗ, согласуете цену и сроки исполнения, отвечаете на вопросы в процессе работы и принимаете задачу – куда проще? Аутсорсинг на первый взгляд имеет весомые плюсы, разберем на примере бухгалтера:

• Доступность: штатный сотрудник работает 8 часов, специалисты на аутсорсинге часто доступны практически круглосуточно. Аутсорсинг обычно имеет свое приложение с личным кабинетом, через которое взаимодействие происходит быстро.
• Полезность: в случае со штатным сотрудником зависит от его опыта и знаний. Технологичный аутсорсинг может предложить больше: всю рутину разбирают роботы, а люди думают, как сделать лучше вашему бизнесу.
• Ответственность: для штатного бухгалтера человеческий фактор высок, а его ошибки – проблема работодателя. Ошибки у аутсорсеров случаются намного реже, а если такое все же происходит – любая аутсорсинговая компания страхует ответственность.
• Оплата: штатному бухгалтеру не получится платить меньше МРОТ, но за такую сумму хорошего специалиста не найдешь. Кстати, наниматель оплачивает все отпуски, больничные, премии, предоставляет соцпакет и гарантии. Расценки на технологичный аутсорсинг начинаются в среднем от 2-3 тысяч в месяц.

Какие могут быть проблемы с этим вариантом:

• Неправильная оценка сроков и сложности (особенно в сфере дизайна, разработки) как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика: первые часто их недооценивают, а вторые, плохо представляя процесс разработки в случае отсутствия экспертности, требуют невозможного. Поиграйте шрифтами, семь красных перпендикулярных линий и вот это вот все.

• Проблема с идеальным «сферическим продуктом в вакууме»: представление о конечном результате у подрядчика и заказчика может значительно различаться, большую роль тут играют знания и опыт исполнителя. Если своего офисного дизайнера можно заставить переделывать макет до изнеможения, то аутсорсер заниматься этим до бесконечности не будет. Могут вылезти косяки после начала использования продукта, и хорошо, если подрядчик добросовестный и станет их править.
• Даже если вы нанимаете команду на аутсорсе, с вашей стороны все равно должен быть хоть один компетентный сотрудник, разбирающийся в теме хотя бы в теории, который сформирует грамотное ТЗ, будет взаимодействовать с исполнителем и принимать проект.
• При первичном найме сложно точно понять насколько профессионален и порядочен подрядчик: есть масса случаев, когда вроде бы адекватный аутсорсер выступал в роли субподрядчика. То есть принимал заказ задорого и отдавал его дешевому исполнителю с биржи, а разницу клал себе в карман. Качество готового продукта в таких случаях хромает на обе ноги, а концов не найдешь.
• Непонятные критерии оценки проекта: одну и ту же задачу разные аутсорсеры могут оценивать с разницей в десятки раз, причем дешевый проект совсем необязательно будет хуже, чем дорогой.

Не стоит отдавать на аутсорс ключевые функции и задачи. Выбирая подрядчика, убедитесь, что он соблюдает политику безопасности, использует ПО, которое предотвращает утечку базы данных и делает резервное копирование.

Стоимость одних и тех же услуг у компании и фрилансеров чаще всего существенно различается, в меньшую сторону у последней. К кому именно обратиться – зависит в первую очередь от сложности задачи и количества конкурирующих исполнителей.

Для простых монозадач (например, написать текст, отредактировать фото и т. п.) можно нанять и фрилансера, а для сложных лучше подобрать компанию. Все очень просто, возьмем digital-сферу: сделать качественный сайт, разработать приложение, настроить контекстную и таргетированную рекламу одному человеку намного сложнее, чем команде специалистов. В сфере маркетинга царит перформанс, для реализации которого тоже нужны сотрудники разного профиля.

У компаний есть и свои минусы:

• Дорого (точнее, значительно дороже, чем у фрилансеров). С другой стороны, стоящий профессионал знает себе цену и работать за две копейки не будет даже на фрилансе. А значит, сэкономив на оплате, вы получите соответствующее качество.
• Компании обычно менее гибкие, все процессы более растянуты во времени.
• В компании клиенту чаще всего не удается пообщаться напрямую со специалистами, буфером между ними служит аккаунт-менеджер или менеджер по продажам. В некоторых случаях это может привести к «сломанному телефону» и неправильному итогу работы.

Чем в более узкой сфере находится задача, тем сложнее найти исполнителя, и дороже обойдется решение.

Аутстаффинг похож на аутсорсинг. Отличие в том, что на аутсорсе нанимается компания целиком и оплачиваются ее услуги, а дальше руководство аутсорсинговой организации само разбирается с зарплатами сотрудников. На аутстаффе же специалист числится в штате компании провайдера, а деньги получает непосредственно от нанимателя. На аутсорсе заказчик не ставит задачи конкретным исполнителям, не контролирует этапы выполнения, не контактирует с рядовыми сотрудниками, в отличие от аутстаффа.

Аутстафф может быть более выгоден за счет того, что наемный работник находится на стороне заказчика. Благодаря этому повышается скорость работы, улучшается взаимодействие и коммуникация, сотрудник больше вовлечен в процесс, чем на аутсорсе.

В некоторых случаях за штат может выводиться собственный персонал, то есть люди продолжают работать там же, но юридически переходят в подчинение компании-провайдера. Это делается для того, чтобы минимизировать HR-проблемы, нанять необходимых специалистов при отсутствии юридической возможности (например предприятия на упрощенке, которые имеют ограничения по штату). За штат, как правило, выводят вспомогательный персонал: менеджеры среднего звена, секретари, рядовые бухгалтеры и IT-специалисты и т. п.

Плюсы аутстаффинга:

• заказчик имеет возможность контролировать работников, а те работают в привычном режиме;
• штат сокращается при сохранении скорости и качества работы;
• сотрудник обходится компании гораздо дешевле, снижаются финансовые и кадровые издержки.

Риски связаны в основном с налоговыми органами. Несмотря на то, что аутстаффинг абсолютно законен, как инструмент оптимизации расходов компании, налоговая относится к нему настороженно. Заказчик должен иметь четкие цели, которые привели к необходимости аутстаффинга, и конкретный результат, которого он помог достичь. Фиктивность сделки с целью ухода от налогов начинают подозревать, если заказчик и провайдер аффилированы: имеют общих учредителей, счета в одном банке, провайдер обслуживает только этого заказчика. Чтобы избежать подобных подозрений, договор лучше заключать с компанией, которая предоставляет персонал многим «арендаторам» и специализируется конкретно в этой области.

Выбор формата работы зависит от множества факторов: ниши, особенностей и задач бизнеса, физическая необходимость присутствия сотрудника (ремонт автомобиля, маникюр, изготовление торта дистанционно не выполнить при всем желании) и кучи других.

К аутсорсингу и аутстаффингу стоит обратиться, когда отдать задачу другой компании проще и дешевле, чем создавать отдел или нанимать сотрудников конкретно для ее выполнения. Это могут быть как разовые задания, так и постоянная рутина, не являющаяся ключевой задачей бизнеса, например, уборка помещений, бухгалтерия, склад, логистика и транспортировка продукта, продвижение компании, автоматизация, разработка ПО и т. д.

Оптимальный формат работы – смешанный, офис + удаленка, частично аутсорс/аутстаффинг. Объясним, почему иметь в штате удаленных сотрудников – хорошо. Когда часть персонала работает из дома, вы уже имеете налаженные удаленные процессы, и при необходимости можете быстро адаптироваться к любой ситуации: переезду ключевых сотрудников, релокации офиса, локдауну. Вспомним весну: при объявлении режима самоизоляции проще и быстрее подстроились те компании, которые уже и до этого практиковали удаленную работу. У них были опыт и инструменты. Сейчас дистанционно можно делать практически всю работу, которая не требует физического присутствия человека.