Как распределить приоритет между проектами в зависимости от их рентабельности, чтобы не терять деньги

Когда бизнес оказывает абонентские услуги, со временем встает вопрос о приоритете проектов и грамотном распределении ресурсов между клиентами. В подавляющем большинстве случаев основные усилия направляются на рентабельные проекты, а менее или совсем не рентабельные обслуживаются по остаточному принципу. Чтобы это реализовать, важно понимать две вещи:

• какие проекты собственно наиболее рентабельны;
• сколько ресурсов (в первую очередь временных) они требуют.

Наша компания занимается SEO-оптимизацией и продвижением сайтов, ведением контекстной и таргетированной рекламы, SMM, SERM, созданием и техподдержкой сайтов и т. д. Чтобы понимать, как распределять ресурсы в соответствии с бюджетами проектов, мы пришли к необходимости создания специального дашборда на базе Битрикс24, который отображал бы работу над абонентскими проектами.

Продумывая концепцию, мы решили не останавливаться только лишь на отображении рентабельности, а решили сделать более масштабный инструмент, который полезен каждому участнику, задействованному в процессе.

На тот момент мы уже имели весьма обширный набор решений, например:

• ведение клиентов в CRM;
• система учета времени, затраченного на задачи по проекту;
• клиентский личный кабинет с данными и показателями по проекту;
• инструмент автоматизированного получения информации из разных сторонних сервисов (например, метрики, статистика, сбор позиций и т. п.);
• система учета телефонных звонков;
• файлы с рекомендациями по развитию от специалистов....

Эти инструменты появлялись по мере необходимости, то есть в разное время. На этом этапе их одновременное использование стало банально неудобно – слишком с большим количеством вкладок менеджерам приходилось работать, слишком много всего держать в уме. Мы стараемся внедрять и в свою работу, и в работу клиентов решения, которые упрощают работу и экономят время, ведь смысл автоматизации в этом и заключается. Поэтому решили собрать разрозненные инструменты и реализовать их в едином дашборде.

К нему был выдвинут ряд требований:

• информация по проекту и необходимые инструменты в одном месте;
• дашборд должен быстро работать, не глючить;
• наглядность всех данных;
• реализация в Битрикс24, как основной рабочей системе;
• дружелюбный интерфейс в концепции Битрикс;
• запас «прочности» для возможного будущего масштабирования (вдруг еще что понадобится?).

Итогом стал дашборд, который, как и было задумано, стал общим решением для работы технических специалистов, аккаунт-менеджеров, непосредственно взаимодействующих с клиентами, руководителей отдельных направлений и компании в целом.

Общий вид:

В принципе, все просто, сверху – фильтр по сотрудникам, оборот услуг, число клиентов и услуг (последняя цифра может отличаться, так как многие пользуются не одной услугой). Ниже идет фильтр по услуге и поиск по названию клиента или проекта. Работа дашборда быстрая и логичная, нужную информацию загружаем при первичном обращении.

Левый блок: название компании (кликабельное, ссылка ведет на карточку клиента в Битрикс24).

Средний блок: рекомедации по развитию проекта (тоже в виде ссылки).

Правый блок: отчет по телефонии (количество звонков, длительность коммуникации).

Обратите внимание, при переходе по ссылке всплывающие окна привычно появляются справа, как это реализовано в Битрикс24.

Теперь немного об основе.

• услуга – это ссылка, при клике на которую открывается наш инструмент по получению важной информации по проекту (например, статистика);
• специалист с фотографией и данными (ФИО) – есть возможность совершения звонка, отправки сообщения прямо здесь;
• бюджет;
• ссылки с переходом на сопроводительные файлы на Google Диске;
• графики ресурсозатрат.

Чуть подробнее о затратах ресурсов.

Их прогноз строится на основании бюджета проекта. Мы хотели представить это наглядно, поэтому сделали два графика: для прошлого и нынешнего отчетных периодов, на последнем красной полоской выделена сегодняшняя дата. Также реализован цифровой вид соотношения прогноза и реальных затрат, плюс дополнительная визуализация ползущей шкалой и подсветка «светофором»: синий цвет – перерасход времени отсутствует, желтый – до 20%, красный – 20%+.

Дашборд стал незаменимым инструментом для аккаунт-менеджера и специалистов, у которых под рукой вся информация по проекту. Руководство имеет возможность контролировать работу, действия по проектам, согласования, отслеживать, как часто менеджер общается с клиентом, сколько времени уходит на проекты. И все это – в одном месте, быстро, без формирования отдельных отчетов, выгрузок и т. д.