Битрикс24 и коробочный модуль CRM отлично подходят для большинства компаний без всяких доработок, особенно для работы отдела продаж: уже изначально туда вшиты и воронки, и конверсии, и карточки клиента, все наглядно и понятно. Но аппетит приходит во время еды...
Когда хочешь добавить свое и усовершенствовать совершенство
В нашей компании со временем появилось аж пять отделов продаж, соответственно, возник запрос на простой инструмент для работы с показателями статистики и прогнозами. Хотим поделиться с вами кейсом, как мы реализовали дашборд продаж в режиме real-time. Он отображает ситуацию в данный момент по любому направлению, сотруднику, в любом отделе продаж. Мы может строить планы, потому что видим прогноз оплат, и вишенка на пирожном – прогноз по выполнению месячного плана, начиная с первого числа месяца. Все это – один дашборд, который одним кликом избавляет руководителей отделов продаж и директора по продажам от необходимости открывать отдельные воронки по менеджерам или отделам, создавать какие-то отчеты, выгружать данные.
Как все реализовывалось
На входе у нас были следующие инструменты:
- стандартный удобный функционал Битрикс24 в виде плана продаж для менеджеров, который заполняется в начале месяца;
воронка продаж с активными сделками, каждая из которых находится на своем этапе (стадии воронки обычно индивидуальны для каждой компании и зависят от специфики бизнеса, его потребностей, бизнес-процессов);
еще одна стандартная фича Битрикса в виде статистических значений конверсии для каждого отдельно взятого этапа воронки продаж (хоть это решение и находится в бета-статусе, но мы доверяем показателям, так как сверяли со своими отчетами)
Так как разработать дашборд надо было быстро и для себя, решили не придумывать красивости, не усложнять работу модулями и компонентами, сделали очень просто – один-единственный файл и чистый API Битрикс24.
Итак было реализовано:
- список сотрудников всех ОП, с разделением по конкретным отделам;
- сделки из воронки продаж (по менеджерам и стадиям);
- планы сотрудников на месяц.
Последний пункт был чуть сложнее, так как в документации Битрикс24 он не описан. Но для нас не проблема – смотрим как это работает в компоненте CRM:
Выводим массив – и приятная неожиданность: в нем содержатся не только одни планы, но и сумма закрытых сделок за месяц. Экономия 20 строчек кода не может не радовать:)
Итог работы
Итогом стал вот такой дашборд (все совпадения данных совершенно случайны)))
Сразу сверху идет текущая ситуация в компании: план, сколько выполнено (в деньгах), сколько осталось (в деньгах), сколько выполнено (в процентах) и сколько составляет отставание/опережение плана.
Как мы считаем последний показатель: план делим на число рабочих дней в месяце и умножаем на число прошедших дней – получаем результат на сегодня. Смотрим на факт, делаем вывод и выводим результат, опережаем мы план или отстаем от него.
Дальше разбиваем на отделы, а при нажатии на + открывается информация по всем сотрудникам нужного отдела.
Таблица простая и наглядная для всех, кто работает с проектом, от менеджера по продажам до руководства компании.
Прогнозная часть
Инструмент уже рабочий и полезный, но если можно сделать еще лучше – почему бы не сделать.
Мы решили сделать прогнозную часть более сложной технически, но более точной. Например, руководитель, видя цифры, может примерно прикинуть, выполнят ли конкретные сотрудники и в целом отдел месячный план. Можно достать калькулятор и получить чуть более близкие к реальности цифры. Но у нас была на руках информация по конверсии на каждом этапе. Ее-то мы и взяли. При помощи простых вычислений и при наличии средней конверсии за период (например, 6 месяцев), количества и суммы сделок на этапах, мы смогли построить точную модель прогноза.
Здесь необходимо заметить, что инструмент не универсален, для каждого бизнеса нужно строить свою модель. Просто конверсия подходит для варианта, когда совершается много сделок с коротким циклом. Когда цикл длинный и сделок немного, все будет выглядеть по-другому. Возьмем для примера следующие цифры: на этапе конвертируется 20% и это составляет 3 сделки общей стоимостью 1 миллион рублей. Нельзя прогнозировать получение 200 тысяч, можно сказать, что с вероятностью 80% мы получим 1 неизвестную сделку, или, в худшем случае, ничего.
Конкрентно нашу модель мы корректировали на 2 месяца до запуска и продолжаем допиливать до сих пор (мы подключили теорию вероятности и другие сложные математические штуки).
В процессе использования дашборда руководители отделов продаж выдали еще оди запрос – хотелось бы видеть еще и прогноз оплат. Очень просто: для этого в воронке на стадии ожидания оплаты добавили свойство «Вероятная дата оплаты», сделали его обязательным для заполнения.
Теперь выводим данные в дашборд.
В итоге мы получили инструмент, который помогает принимать решения, корректировать маркетинговые действия, сужать или расширять воронку, концентрироваться на ее определенных этапах, а то и вовсе сменить концепцию продаж. Руководство организации может ориентироваться на этот дашборд, чтобы корректировать бюджет, ведь теперь они прозрачно и с большой долей вероятности видят прогнозируемое поступление оплат от клиентов.