Привет! В эфире Ярослав Тихонов, Business Process Optimization Lead в Havas Media, и я продолжаю включать свет в конце Экселя.
По долгу службы я работаю как со стандартным функционалом в Excel вроде формул, условного форматирования или проверки данных, так и с продвинутым, вроде Power инструментов, VBA и прочего.
Зачастую приходится использовать костыли или сложные решения по причине или недостаточно чистых данных, или из-за их структуры – по крайней мере в первый раз, до того, как эти данные не приведены в соответствие с простыми правилами, о которых пойдет речь ниже.
Правила хорошего тона :)
Использовать:
1. Однострочную шапку. Один столбец – одно название.
Если название получается большое – в рамках одной ячейки можно установить разный размер шрифта или переносы строк с помощью сочетания клавиш Alt + Enter.
2. Уникальные названия столбцов
Можно понять к какому показателю относится название «Delivery», если скрыть соседние? Конечно, нет. Используйте вместо этого названия вроде «Budget delivery», «CPM diff» и т.д. Если получается слишком большое название – см. совет из предыдущего пункта
3. Выделение цветом для столбцов с формулами
Возможно это чисто мой пунктик (по поводу цвета), но для быстрой оценки глазиметром – удобно, когда сразу понятно, какие колонки заполняются пользователем, а какие колонки выдают результат формулы.
4. Дату как дату, а не как текст
Во-первых, люди могут ошибиться. С автопроверкой Excel это сделать... сложнее. Во-вторых, это упрощает работу с формулами, типа минимальная или максимальная дата в строке.
Чтобы визуально это выглядело короче, в более привычном виде используйте пользовательские числовые форматы, например, «ДДД» для дня недели или «ДД.ММ» для дня и месяца.
Правила дурного тона :(
Избегать:
1. Слияния ячеек
Пробовали сортировать таблицы со слитыми ячейками? А протянуть формулу в столбце? Тогда вы понимаете эту боль...
2. Цвета как значения
Многие системы и инструменты не видят цвет, только значение в ячейках. Я не говорю, что это невозможно, но приходится задействовать медленные приемы.
Если нужно сохранить ровно ту же картинку – используйте условное форматирование и в нем в настройках устанавливайте опцию не показывать само значение.
3. Подытогов
Вместо этого – лучше использовать замечательную функцию АГРЕГАТ (AGGREGATE), с её помощью можно увидеть результат по отфильтрованному значению.
4. Итогов в конце или после таблицы с данными
Используйте итоговую строку выше таблицы с данными с отставанием на пустую строку
А какими советами при составлении шаблонов пользуетесь вы?