Как выбрать бизнес-процесс для роботизации

Статья будет полезна владельцам предприятий, аналитикам и руководителям IT-подразделений.

На европейском рынке RPA зародился около 15 лет назад и уже занял свою нишу. На российском же рынке, хоть и с небольшой задержкой, происходит бурный рост и с каждым годом все чаще владельцы и работники крупных и малых предприятий задумываются о том, с помощью каких средств возможно увеличить производительность, повысить скорость и качество обработки обращений клиентов, упростить документооборот, уменьшить количество допускаемых ошибок в отчетных бумагах и т. д. Одним из вариантов подобного решения является RPA.

К поиску и выбору бизнес-процесса для роботизации стоит подходить поэтапно.

1. Определить самую страдающую сферу

Необходимо собрать все бизнес-процессы (далее БП) предприятия по сферам (бухгалтерия, производство, логистика, HR и другие) и первично проранжировать их с целью поиска самой страдающей сферы, например, от потери времени сотрудников на рутинные операции. Самый простой способ это сделать – оценить ежемесячный график выполнения KPI в каждом из отделов.

2. Выделить самый страдающий бизнес-процесс

Как только сфера была выбрана, необходимо выявить какие реперные точки имеет полный сквозной процесс на определенном таймлайне, а именно провести анализ «просадок по времени» по всем выполняемым сотрудниками действиям.

3. Отрисовать бизнес-процесс

Этот пункт необходим для детального разбора БП на всех этапах от начала до конца работы. Такой подход позволяет минимизировать риск неожиданных отклонений, которые будут влиять на стоимость разработки робота.

4. Заполнить пункты аналитической карты

Аналитическая карта представляет собой ряд критериев, которые могут в той или иной степени повлиять на предпочтительность выбора или отказа роботизации. В таблице представлен пример заполнения сокращенной Аналитической карты для двух реальных БП заказчика.

Результатом обработки аналитической карты является сумма баллов по всем критериям, присутствующим, по мнению ответственного исполнителя в БП. Соответственно, для выбора более предпочтительного БП, нам нужно провести сравнение двух результатов суммирования баллов по критериям.

Стоит понимать, что здесь представлен упрощенный вариант аналитической карты, который обычно используется для выделения группы интересующих БП, по которым в дальнейшем происходит углубленная оценка со стороны аналитика RPA, имеющего опыт разработки.

5. Отделить бизнес-процессы, проходящие по граничным критериям

В случае, если несколько БП имеют одинаковый для роботизации потенциал необходимо провести дополнительную оценка для выделения более предпочтительного из них или для нахождения дополнительных факторов, препятствующих роботизации рассматриваемого БП.

6. Просчитать VTG (Value Of Time Gains) по отобранной группе бизнес-процессов

VTG (или Ценность приобретенного времени)

Где, EC (employee Costs) = расходы на процессы, выполняемые сотрудниками

AC (Automation Costs) = расходы на процессы, выполняемые роботом

Далее произведем расчет VTG для БП 1, оцениваемого ранее в рамках п. 4.

Начальные данные для подстановки в (1) представлены в Таблице 2, где приведены данные по затратам на выполнение действий БП человеком и в таблице 3, где приведены данные по затратам на роботизацию.

Расчет стоимости затрат на разработку, приведенную в Таблицах 3 и 5 велся исходя из планируемого времени на аналитику, разработку, курирование проекта и актуальных средних ставок на рынке по каждому из направлений деятельности.

Экономия = 2361 – 1968 = 393 руб. /час

Экономическая эффективность на 1 год = 393 * (36 * 12) = 169 776

Произведем расчет VTG для БП №2, оцениваемого в рамках п. 4.

Экономия = 6290 + 4929 – 3828 = 7391 руб. /час

Экономическая эффективность на 1 год = 7391 * (20*12 + 11 * 12) = 2 749 452

Исходя из анализа приведенного в п. 4. и расчетов, приведенных в пункте 6 имеем, что приоритетным для роботизации является БП 2.

Стоит понимать, что расчеты, приведенные в текущей статье не включают в себя ряд побочных издержек, касающихся как работы сотрудника, так и роботизации, но, даже имея более широкий диапазон значений при проведении расчетов, можно увидеть насколько эффективна будет роботизация в том или ином БП.

Также стоит понимать, что подобный расчет экономической эффективности является поверхностным и далеко не всегда суммы, получаемые в ходе него, соответствуют реальным. Но вместе с тем, в случае грамотного выбора БП из ряда других, есть возможность быстрой окупаемости роботизации.

Кроме того, стоит сказать, что самым выгодным вариантом роботизации является масштабирование на большое количество БП с установкой системы управления роботами (Master/Оркестратор) . Такой вариант развертывания на практике хоть и требует увеличения затрат на начальных этапах работ, но значительно уменьшает сроки окупаемости. Также, при таком варианте взаимодействия стоит рассматривать создание собственного центра компетенций, который позволит компании роботизировать внутренние БП без привлечения консалтинга, либо с минимальным его участием.

Максим Пугачев
Аналитик RPA, PIX Robotics