Многие компании в США и по всему миру перешли на удаленный формат работы и начали строить виртуальные команды задолго до ситуации с коронавирусом. Общаясь с нашими клиентами в Wrike, мы сами часто удивляемся тому, как много процессов переносятся в удаленный формат — от разработки образовательной программы университетом с нуля до контроля статуса готовности химической лаборатории к эксперименту. А с переходом удаленной работы из категории «неплохо бы попробовать» в неизбежную, люди по всему миру начали искать пути ее организации.
Мы решили описать, какие процессы наши клиенты смогли организовать удаленно и что нужно держать в голове при переходе в онлайн. Мы надеемся, что приведенные примеры будут полезны руководителям и менеджерам команд при организации удаленной работы в этот непростой период.
Получение заказа от клиента
Как ваша команда обычно получает заказ от клиентов? Происходит ли это на личной встрече, в ходе телефонного звонка или по электронной почте? Почти все решения по управлению проектами, которые доступны на рынке, умеют конвертировать электронное письмо в задачу. Это может происходить напрямую с помощью встроенного функционала приложения или при помощи интеграций с популярными почтовыми клиентами, например, с Microsoft Outlook.
Главное преимущество этого подхода — рабочие данные внезапно никуда не пропадут. Все обозначенные заказчиком детали проекта будут надежно храниться, и это исключит возможность неправильной интерпретации изначальных требований. Конечно, если проект требует уточнения нюансов у клиента, то новую информацию следует своевременно внести в созданную ранее задачу.
Планирование проекта
Для эффективного планирования проекта точно не нужно собирать всех его участников в одной переговорке.
Но необходимо составить четкую картину:
- что требуется сделать;
- какие результаты клиент ждет по завершении проект; ,
- какие сроки реализации проекта;
- кто будет отвечать за каждый этап.
С помощью решения по управлению проектами вы сможете визуализировать график реализации и понять, чей вклад и на каком этапе потребуется. Помимо этого вы сможете провести ретроспективный анализ уже реализованных проектов и повысить эффективность следующих итераций.
Вы можете использовать различные инструменты для обсуждения деталей проекта с членами команды, заказчиками и партнерами. Но мы рекомендуем вести все ключевые дискуссии внутри решения по управлению проектами — это дает возможность быстро и легко вернуться к предыдущей ветке обсуждений для уточнения деталей.
Мониторинг работы
Когда ваша команда не находится в одном помещении, процесс мониторинга выполнения задач становится еще более важным. Решение по управлению проектами позволяет легко понять, в какой фазе находится каждая составляющая проекта. Также появляется возможность идентифицировать задержки между этими составляющими, предпринимать шаги по их сокращению и уточнять текущий статус любой из них в режиме реального времени.
Мониторинг работы при помощи решения по управлению проектами имеет и другие преимущества:
- Не нужно отвлекать сотрудников для уточнения деталей — данные по проекту постоянно доступны.
- Проект реализуется быстрее: идентифицировать задержки между стадиями и сократить их количество становится проще. А быстрая реализация позволяет закончить больше проектов в отчетный период.
- Заказчик и другие стейкхолдеры могут следить за выполнением проекта в режиме реального времени. Все участники эффективнее используют свое время и не тратят его на частые встречи.
- Рабочая загрузка команды распределяется более равномерно. Поэтому ситуация, когда один член команды перегружен работой, а другой недостаточно загружен, не помешает выполнению проекта.
Коммуникация по проекту
Многие команды предлагают использовать решение по управлению проектами представителям клиентов, партнеров или поставщиков, чтобы сохранить все сообщения в одном месте. Так проектная команда сэкономит время и не будет тратить его на поиск деталей в цепочках электронных писем.
Некоторые решения предлагают возможность не только обсуждать проект с заказчиком, но и согласовывать его этапы. А согласование — это неотъемлемая часть любого рабочего процесса. Чтобы согласовать макет или какую-то другую составляющую проекта, клиенту нужно просто поставить галочку в соответствующем поле в приложении. Все участники проекта будут моментально уведомлены об этом, что позволит сократить возможные задержки и работать более эффективно.
Рабочие встречи и совещания
Решение по управлению проектами не должно стать заменой сервисов удаленной видеосвязи, таких как Zoom или Skype. Разумным подходом станет использование обоих решений. Но в данном контексте решение по управлению проектами позволит сделать совещания более осмысленными и структурированными.
Если процесс мониторинга работы настроен эффективно, то совещания, единственная цель которых — получить текущий статус проекта, можно сократить или вообще отменить.
Встречи проходят более структурировано, когда участники готовятся к ним заранее. Они создают задачу или заметку внутри решения по управлению проектами, в которой указывают основные моменты, которые они бы хотели добавить в повестку встречи.
Перед встречей команда решает, кто будет вести заметки по ходу встречи (они будут добавлены в ту же задачу, где описана повестка). После встречи сотрудник добавляет краткое описание того, что обсуждалось, и, что важнее, какие решения были приняты. Все принятые решения в дальнейшем должны быть конвертированы в задачи.
Что нужно иметь в виду при переходе на удаленную работу?
- Переход к удаленной работе не произойдет сам по себе и потребует усилий со стороны всех участников процесса. Несмотря на то, что работа ваших коллег останется прежней, изменившаяся среда может повлиять на ее продуктивность. Чем больше привычек останутся неизменными, тем проще будет сотрудникам преодолеть этот переходный период и достичь прежнего уровня продуктивности. Спросите ваших сотрудников, есть ли у них дома (или в любой другой локации, в которой они находятся) все, что требуется для продуктивной работы. Возможно, кому-то потребуется помощь с организацией стабильного соединения с интернетом, кому-то нужен дополнительный монитор или другое оборудование из офиса. Если у вас есть ресурсы для оказания помощи сотрудникам, процесс перехода на удаленную работу станет проще.
- Важно быть изобретательным во время переноса процессов в онлайн. Некоторые действия могут изначально показаться невозможными для осуществления дистанционно, но мы раз за разом продолжаем удивляться неординарным решениям по организации удаленной работы, которыми с нами делятся наши клиенты. Вы не должны продумывать, как перенести процессы в онлайн в одиночестве, — вовлекайте ваших сотрудников в дискуссию. Иногда идеи, которые изначально кажутся достаточно сумасбродными, в итоге оказываются вполне рабочими.
- Важно четко донести до сотрудников, что ежедневные и/или еженедельные обновления статуса их проектов и задач теперь переходят из категории «желательно» в категорию «обязательно». Неотъемлемыми составляющими удаленной работы являются сознательность, организованность и ответственность. Чтобы процессы оставались прозрачными, каждый член команды должен постоянно поддерживать актуальность данных, которые относятся к его работе. К таким данным относятся: статус, ожидаемая дата и время выполнения задачи, требуется ли помощь в выполнении работы и т.д. Нет ничего плохого в том, чтобы объяснять и повторять эти аспекты несколько раз — у сотрудников может быть разная скорость обучения и внедрения новых привычек.
- Сложно переоценить важность проведения онбординга решения по управлению проектами. Если команда не понимает основные принципы использования платформы, то решение не принесет никакой пользы компании. При этом важно не перегрузить сотрудников информацией. После выбора подходящего решения, потратьте время на изучение его возможностей, выделите наиболее полезные для вашей команды и помогите сотрудниками в обучении. Разошлите список обучающих или справочных материалов и проведите обучение сами, если это возможно. Мотивируйте сотрудников использовать решение по управлению проектами на собственном примере — начните использовать его ежедневно, чтобы команда видела, что вы находитесь в одной лодке.
Мы надеемся, что кризис, вызванный распространением коронавируса, скоро закончится, и удаленная работа снова станет лишь опцией, а не необходимостью. Но сейчас важно сплотиться, позаботиться о здоровье друг друга и сделать всё, что в наших силах, для продолжения эффективной работы.