5 главных ошибок в отчетах на Конкурс проектов GPM Awards Russia 2021

Асессоры конкурса завершили 1 ноября оценку заявок и отчетов участников, поданных в этом году. Президент Ассоциации Менеджеров Проектов «Проектный Альянс», исполнительный директор Green Project Management в России и СНГ Оксана Клименко и управляющий партнер АМП «Проектный Альянс», победитель прошлого года Николай Еланцев рассказали о наиболее часто допускаемых промахах и о том, как их исправить в будущих заявках и отчетах.

Это национальный конкурс профессионального проектного управления в сфере устойчивого развития. Его участниками могут стать государственные организации и ведомства, коммерческие компании, НКО и общественные объединения, вузы, а также самостоятельные проектные менеджеры.

Сфера проекта не так важна, главное — использование в его реализации принципов устойчивого развития. Для этого участник конкурса готовит вначале заявку, после принятия которой он официально допускается к участию по одной из категорий: экологический, социальный, бизнес-проект и др. На этом этапе конкурсанты готовят отчет по проекту и предоставляют его в организационный комитет конкурса. Отчет проверяют на соответствие 15 стандартам проектного управления, как российским, так и международным. К последним, в частности, относятся IPMA ICB4, Green Project Management Global P5.

Победители получают год коммуникационной кампании, когда организаторы рассказывают о проекте, команде, компании на ресурсах Проектного Альянса, Green Project Management Global и информационных партнеров. Кроме того, это своеобразная тренировка перед подачей проекта на международный Конкурс GPM Awards.

Хотя GPM Awards Russia проводится в 2021 году только второй раз, количество заявок с прошлого года выросло на 20%. В финал вышли 11 проектов — это на 40% больше, чем в прошлом году.

Также в этом году в конкурсе появились две новые категории: «Культура» и «Здравоохранение». Значительно выросло число образовательных и экологических проектов. Однако абсолютный лидер двух лет — проекты социальной направленности.

Еще одно отличие — изменение состава участников. Если в 2020 году малый и средний бизнес лидировали по числу поданных заявок, в 2021 году их обогнал крупный бизнес, который представил проекты в самых разных сферах: от социальных до IT.

Кроме того, в этом году организаторы подстроились под ограничения, вызванные пандемией, и теперь многие процедуры выполняются дистанционно. Можно сказать, что даже проведение конкурса стало более экологичным.

По этой причине форма отчета на конкурс позволяет будущим участникам выявить свои сильные стороны и зоны роста, чтобы собрать lessons learned и применять их в своих последующих проектах.

• Оформление заявки и отчета. Нужно учитывать все формальные требования и перепроверять, стоят ли в заявке даты проекта, подпись руководителя, заполнены ли все поля. Мы составили подробные методические рекомендации, в которых есть четкие указания по заполнению и оценке каждого поля заявки, и отвечаем на вопросы участников через контакты на сайте конкурса. Однако, мы не сможем помочь участнику, если даже с подсказками он или она напишет в форме не то что требуется.

• Аспекты управления проектом. Участнику важно детально представить, как происходило руководство проектом. Асессоры заметили, что в этом году в заявках были слабо описаны такие функциональные области управления, как управление рисками, содержанием, расписанием проекта. Прежде всего, это касается общих фраз вроде «мы учли все риски в проекте». Во-первых, все риски учесть невозможно, поскольку проект — это всегда новизна, изменения. Во-вторых, управление рисками — это функциональная область в проектном управлении, которая обладает специальным инструментарием. Им необходимо владеть и команде проекта, и ее руководителю. Среди важных инструментов управления рисками — реестр рисков, матрица вероятности и последствий, план реагирования на рисковые события. По этой причине если асессоры видели в отчете общую фразу, не подкрепленную инструментами, возникал вопрос, а действительно ли команда учитывала риски, проводила их оценку, планировала меры реагирования, и за это баллы снижались.

• Управление командой проекта. Управление невозможно без команды, но даже в самых плоских структурах между участниками так или иначе распределяются роли и задачи. Были заявки, в которых было непонятно, сколько человек отвечает за ту или иную задачу, и это не давало шанса адекватно оценить вклад сотрудников в реализацию проекта и, соответственно, затрудняло оценку действий руководителя. Если асессоры читали в отчете: «Команда проекта очень компетентна, и легко справлялась со всеми задачами» — они не могли оценить, насколько это заявление соответствует действительности. Для оценки нужно больше, чем слова: схема организационной структуры, описание основных ролей и ответственности участников, приведенная матрица ответственности. Также могут пригодиться сертификаты и свидетельства о пройденных членами команды тренингах, семинарах, вебинарах по проектному менеджменту. Последние можно добавить в раздел «Приложение».

• Пустой раздел «Приложения». В этот раздел помещаются все сопутствующие документы — до 25 штук, которые упоминаются в отчете: рисунки, приказы, письма, таблицы, схемы, скриншоты. Было обидно за участников, грамотно описавших свой проект, но не приложивших ни одного документа, о котором говорили в описании. Порой в разделе «Приложения» асессоры находили только маркетинговые материалы. Это хорошо, но недостаточно. Асессорам важно увидеть документы, подтверждающие управление проектом в процессе его реализации. Если таких документов нет, то проверяющие не могли получить полное представление, как реализовывался проект, и ставили более низкие оценки.

• Время подачи заявки. Бывали случаи, когда конкурсанты затягивали подачу заявки или сдавали проект «в последнюю ночь» как студенты. По такому поведению конкурсанта можно сделать вывод, что у руководителя есть проблемы с планированием времени и прежде всего с собственным тайм-менеджментом. Асессоры и оргкомитет такие случаи сразу замечают. Поэтому лучше планировать работу над заявкой и заложить на ее написание 5—8 часов. Эти часы можно разнести на несколько дней. Ещё лучше — оставить хотя бы одни сутки для отдыха и последующей проверки заявки, чтобы прочитать все еще раз свежим взглядом и внести финальные правки. Так вероятность, что все поля и приложения будут заполнены, будет выше.

Надеемся, что наши рекомендации помогут участникам будущего года представить свои проекты в лучшем виде! На сайте GPM Awards Russia можно узнать даты следующего приема заявок.