Nord Clan

Рутинная работа, перейди на HR-бота!

Если вы HR-специалист, который в течение дня чувствует себя как «и швец, и жнец, и на дуде игрец», то у вас наверняка есть огромное желание автоматизировать по максимуму все рутинные рабочие процессы.

Такие задачи, как массовая рассылка полезной информации, проведение опросов, либо получение обратной связи. Ведь оперативная коммуникация с каждым сотрудником, особенно, если часть из них находится на удаленке, это важная составляющая успеха. А ещё нужно поддерживать тёплую атмосферу общения в коллективе, проводить аналитическую работу.

Мы в компании Nord Clan ненавидим рутину и создали новый HR сервис, который помог нам решить эту проблему.

Татьяна Бабич
Руководитель R&D направления компании Nord Clan

Всё началось задолго до пандемии, но обострилось в то время, когда наступил массовый lockdown. График и порядок работы резко «поплыли». Кто-то стал работать чуть ли не 24/7, кто-то решил, что это отличный способ делать видимость работы.

Разумеется, пинговать сотрудников и создавать иллюзию контроля — не выход. С коммуникацией тоже были проблемы: живого общения нет, большинство групповых чатов замьючены, а оперативно читать почту современное поколение совсем не любит.

При этом менеджменту нужно было максимально быстро и точно доставлять информацию коллегам и также оперативно получать сводку о состоянии задач на проектах, об отработанном времени сотрудниками, обратную связь от них. Самостоятельно и без множества действий, желательно с телефона.

Поскольку мы используем Telegram как корпоративный мессенджер, то решили развивать тему ботов. Благо возможностей он даёт много, да и сам мессенджер очень быстро развивается. Так мы пришли к разработке и внедрению у себя нового сервиса для HR-службы и менеджмента.

Возможности Nord Clan

Нам хотелось создать гибкую и автоматизированную систему, чтобы администрировать её было легко и удобно, плюс быстро подключать к ней другие сервисы компании.

В первую очередь мы подключились к системе с учётными данными сотрудников (в нашей компании для этих целей используется Ldap, но в дальнейшем мы добавили и поддержку Active Directory) и системе постановки задач (Jira).

И сразу получили первый профит:

  • используя данные орг. структуры, мы могли формировать рассылки на группы или персонально
  • автоматически по расписанию напоминать о встречах
  • получали агрегированную статистику с таск-трекера

Дальше больше.

Нам захотелось автоматизировать опросы. Раньше HR всегда запускали опросы персонала либо в Google опросах, либо на листочках (да-да). Думаю, многие знают, сколько это отнимает времени и сил. Ведь, кроме составления опроса, его вручную приходится анализировать, добавлять всех получателей (при этом никого не забыть и не добавить лишнего), а главное, никакой историчности.

Конструктор опросов Nord Clan

Мы повторили возможности Google опросов, добавив к ним вариативность сценариев, в зависимости от ответов пользователей. Плюс к этому, сделали отправку итоговой статистики с результатами напрямую руководителю.

Очень удобно, когда ты не ходишь за информацией, а тебе её «приносят»

Быстро составили пульс-опрос, запланировали отправку на нужную группу персонала, получили итоги персонально в личку. Удобно.

А в отличии от опросов в чатах нет бесконечного холивара и обсуждения, все коммуникации персональные.

Забегая вперёд, скажу, что Руководители направлений очень быстро заинтересовались этой темой и стали использовать сервис для своих рассылок и опросов. Благо гибкая система прав это позволяет.

Так сервис перестал быть сервисом только для HR службы.

OnBoarding и Адаптация

Жизнь не стоит на месте. Несмотря на вирусы, мы росли численно. Встал вопрос об удалённой адаптации.

Мы добавили сценарии адаптации: теперь бот ведёт новичков в первые недели работы, а также помогает бизнесу контролировать процесс в режиме «здесь и сейчас».

В компанию приходит новичок и сразу подключается к боту. Бот сопровождает его на всех этапах стажировки и обучения: сначала новички узнают самую необходимую информацию для работы в компании, знакомятся с коллегами, правилами и обязанностями.

Что важно — информация выдаётся постепенно, чтобы сотрудник мог её усвоить, а бот проверяет усвоение информации через тестирование стандартов/истории компании/ и т.д.

Все скучные дневники стажировки, инструкции, методические пособия переводятся в видео, инфографику, картинки, гиф-анимации и викторины. Такой контент привлекает внимание и легче усваивается.

Сценарий адаптации Nord Clan

Разумеется, чат-бот не отменяет привлечение менторов или наставников, но существенно облегчает их работу, сокращает временные и финансовые расходы. Контент для адаптации продумывается один раз и используется для всех, а при необходимости легко меняется через интерфейс.

Основная прелесть в том, что эта система — единая точка коммуникации, полная прозрачность процессов и возможность их контролировать. На персональной карточке сотрудника видна его статистика по коммуникациям, адаптации, опросам. Все ответы сотрудников отображаются в виде статистики, поэтому руководитель в любой момент может проверить, как идёт обучение, какой материал усваивается, а какой нет.

База знаний

Даже успешно пройденная адаптация сотрудника не избавляет вас от регулярных вопросов от сотрудников.

Около 80% времени команды HR-поддержки уходит на обработку типовых запросов.

Около 80% времени команды HR-поддержки уходит на обработку типовых запросов:

«Как пойти в отпуск?»

«Где взять заявление?»

«Когда зарплата?»

Мы добавили в системе управление кнопками и подключили базу знаний. Можно настроить контент (с текстами, файлами, контактами и т.д.) и выдавать его по запросу.

Управление справочной информацией Nord Clan

Теперь бот может консультировать персонал в автоматическом режиме, а HR-команда может анализировать вопросы, поступающие от сотрудников для оптимизации своей деятельности.

А другие плюшки?

Забыть о дне рождения сотрудника — ужасно.

То чувство, когда спустя пару дней после дня рождения начинаешь судорожно придумывать такой текст поздравления, чтоб сгладить неудобство. Особенно, если команда сильно распределённая или она на удаленке, а внимание и забота всегда важно.

С учетом множества других важных задач и человеческого фактора без автоматических напоминаний не обойтись. Когда мы добавили это в бота, HR вздохнули свободнее и больше сфокусировались на персонализации поздравления.

Если в вашей компании HR следят за днями рождения вручную, поверьте, они могут потратить это время на более важные вещи.

Статистика ответов NordClan

От продукта “для себя” до идеи продвижения его в массы

Спустя некоторое время к нам постучался первый клиент.

Оказалось, что с подобными HR проблемами столкнулись не только мы.

Многие знакомые компании и наши клиенты сейчас озадачены повышением эффективности рабочих процессов, никто не хочет заниматься рутиной. Они активно внедряют автоматизацию различных блоков HR, в том числе через ботов, и большинство довольны результатами.

Наблюдая за особенностями работы каждой компаний клиента, мы расширяем и обогащаем систему.

После полного перехода TuTu.ru на удалёнку, потребовалась автоматизация отдельных HR-процессов, ведь мы уже не могли пересечься на кухне у кофемашины или в коридоре, чтобы быстро перекинуться парой фраз или задать вопрос. Нам был нужен инструмент, с помощью которого каждый сотрудник сможет быстро получить информацию, не упустив что-то важное.

Татьяна Ипатова
Менеджер по внутренним коммуникациям tutu.ru

К примеру, процесс Cross review теперь тоже можно делать через бота. Сотрудник может запросить обратную связь у коллег, а также поделиться своим мнением о взаимодействии. Наконец-то сотрудник может опросить руководителя, а не как все привыкли, наоборот:)

Рекрутмент тоже заинтересовался, ведь им часто приходится отвечать на вопросы потенциальных соискателей относительно вакансии или опрашивать кандидата на соответствие должности.

Бот адаптируется именно для кандидатов, выдавая только доступную им информацию о компании, а рассылки по базе соискателей позволяют поддерживать интерес к компании. Кандидат получает информацию хоть ночью, проходит тест или заполняет анкету. А рекрутер, в свою очередь, собирает всю информацию о кандидате и при необходимости связывается с ним. Экономим ценное время!

И как же без онлайн-праздников! Добавили в бота возможность отправки Валентинок на 14 февраля! Ведь это ещё одна возможность для коммуникации внутри компании, а для HR — данные для аналитики ;)

Планы

Несмотря на то, что время абсолютной изоляции проходит, мы продолжаем использовать и расширять продукт. Без него уже как-то никак:) Да и гибридный формат работы теперь норма.

Во-первых, мы каждый месяц выпускаем обновление.

Сейчас идут работы над интеллектуальной аналитикой и статистикой действий, запросов и ответов пользователей.

Сотрудники сами предлагают идеи, мы активно их изучаем, затем берём в работу и реализуем. Бывает и так, что клиенты подкидывают свежие идеи по улучшению бота.

Мысли напоследок.

Разумеется, внедрение бота это не исключает работы с персоналом в живую. Все мы люди и хотим общаться с людьми. Но множество рутинных задач уж точно можно автоматизировать, освободив время для важного.

А какие новые инструменты для работы с персоналом появились у вас? И прижились ли у вас в компании?

{ "author_name": "Nord Clan", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 1, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 219631, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Tue, 27 Apr 2021 15:47:09 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку

Комментарии

null