Рутинная работа, перейди на HR-бота!

Если вы HR-специалист, который в течение дня чувствует себя как «и швец, и жнец, и на дуде игрец», то у вас наверняка есть огромное желание автоматизировать по максимуму все рутинные рабочие процессы.

Такие задачи, как массовая рассылка полезной информации, проведение опросов, либо получение обратной связи. Ведь оперативная коммуникация с каждым сотрудником, особенно, если часть из них находится на удаленке, это важная составляющая успеха. А ещё нужно поддерживать тёплую атмосферу общения в коллективе, проводить аналитическую работу.

Мы в компании Nord Clan ненавидим рутину и создали новый HR сервис, который помог нам решить эту проблему.

Всё началось задолго до пандемии, но обострилось в то время, когда наступил массовый lockdown. График и порядок работы резко «поплыли». Кто-то стал работать чуть ли не 24/7, кто-то решил, что это отличный способ делать видимость работы.

Разумеется, пинговать сотрудников и создавать иллюзию контроля — не выход. С коммуникацией тоже были проблемы: живого общения нет, большинство групповых чатов замьючены, а оперативно читать почту современное поколение совсем не любит.

При этом менеджменту нужно было максимально быстро и точно доставлять информацию коллегам и также оперативно получать сводку о состоянии задач на проектах, об отработанном времени сотрудниками, обратную связь от них. Самостоятельно и без множества действий, желательно с телефона.

Поскольку мы используем Telegram как корпоративный мессенджер, то решили развивать тему ботов. Благо возможностей он даёт много, да и сам мессенджер очень быстро развивается. Так мы пришли к разработке и внедрению у себя нового сервиса для HR-службы и менеджмента.

Нам хотелось создать гибкую и автоматизированную систему, чтобы администрировать её было легко и удобно, плюс быстро подключать к ней другие сервисы компании.

В первую очередь мы подключились к системе с учётными данными сотрудников (в нашей компании для этих целей используется Ldap, но в дальнейшем мы добавили и поддержку Active Directory) и системе постановки задач (Jira).

И сразу получили первый профит:

• используя данные орг. структуры, мы могли формировать рассылки на группы или персонально
  
• автоматически по расписанию напоминать о встречах
• получали агрегированную статистику с таск-трекера

Дальше больше.

Нам захотелось автоматизировать опросы. Раньше HR всегда запускали опросы персонала либо в Google опросах, либо на листочках (да-да). Думаю, многие знают, сколько это отнимает времени и сил. Ведь, кроме составления опроса, его вручную приходится анализировать, добавлять всех получателей (при этом никого не забыть и не добавить лишнего), а главное, никакой историчности.

Мы повторили возможности Google опросов, добавив к ним вариативность сценариев, в зависимости от ответов пользователей. Плюс к этому, сделали отправку итоговой статистики с результатами напрямую руководителю.

Быстро составили пульс-опрос, запланировали отправку на нужную группу персонала, получили итоги персонально в личку. Удобно.

А в отличии от опросов в чатах нет бесконечного холивара и обсуждения, все коммуникации персональные.

Забегая вперёд, скажу, что Руководители направлений очень быстро заинтересовались этой темой и стали использовать сервис для своих рассылок и опросов. Благо гибкая система прав это позволяет.

Так сервис перестал быть сервисом только для HR службы.

Жизнь не стоит на месте. Несмотря на вирусы, мы росли численно. Встал вопрос об удалённой адаптации.

Мы добавили сценарии адаптации: теперь бот ведёт новичков в первые недели работы, а также помогает бизнесу контролировать процесс в режиме «здесь и сейчас».

В компанию приходит новичок и сразу подключается к боту. Бот сопровождает его на всех этапах стажировки и обучения: сначала новички узнают самую необходимую информацию для работы в компании, знакомятся с коллегами, правилами и обязанностями.

Что важно — информация выдаётся постепенно, чтобы сотрудник мог её усвоить, а бот проверяет усвоение информации через тестирование стандартов/истории компании/ и т.д.

Все скучные дневники стажировки, инструкции, методические пособия переводятся в видео, инфографику, картинки, гиф-анимации и викторины. Такой контент привлекает внимание и легче усваивается.

Разумеется, чат-бот не отменяет привлечение менторов или наставников, но существенно облегчает их работу, сокращает временные и финансовые расходы. Контент для адаптации продумывается один раз и используется для всех, а при необходимости легко меняется через интерфейс.

Основная прелесть в том, что эта система — единая точка коммуникации, полная прозрачность процессов и возможность их контролировать. На персональной карточке сотрудника видна его статистика по коммуникациям, адаптации, опросам. Все ответы сотрудников отображаются в виде статистики, поэтому руководитель в любой момент может проверить, как идёт обучение, какой материал усваивается, а какой нет.

Даже успешно пройденная адаптация сотрудника не избавляет вас от регулярных вопросов от сотрудников.

Около 80% времени команды HR-поддержки уходит на обработку типовых запросов.

Мы добавили в системе управление кнопками и подключили базу знаний. Можно настроить контент (с текстами, файлами, контактами и т.д.) и выдавать его по запросу.

Теперь бот может консультировать персонал в автоматическом режиме, а HR-команда может анализировать вопросы, поступающие от сотрудников для оптимизации своей деятельности.

Забыть о дне рождения сотрудника — ужасно.

То чувство, когда спустя пару дней после дня рождения начинаешь судорожно придумывать такой текст поздравления, чтоб сгладить неудобство. Особенно, если команда сильно распределённая или она на удаленке, а внимание и забота всегда важно.

С учетом множества других важных задач и человеческого фактора без автоматических напоминаний не обойтись. Когда мы добавили это в бота, HR вздохнули свободнее и больше сфокусировались на персонализации поздравления.

Спустя некоторое время к нам постучался первый клиент.

Оказалось, что с подобными HR проблемами столкнулись не только мы.

Многие знакомые компании и наши клиенты сейчас озадачены повышением эффективности рабочих процессов, никто не хочет заниматься рутиной. Они активно внедряют автоматизацию различных блоков HR, в том числе через ботов, и большинство довольны результатами.

Наблюдая за особенностями работы каждой компаний клиента, мы расширяем и обогащаем систему.

К примеру, процесс Cross review теперь тоже можно делать через бота. Сотрудник может запросить обратную связь у коллег, а также поделиться своим мнением о взаимодействии. Наконец-то сотрудник может опросить руководителя, а не как все привыкли, наоборот:)

Рекрутмент тоже заинтересовался, ведь им часто приходится отвечать на вопросы потенциальных соискателей относительно вакансии или опрашивать кандидата на соответствие должности.

Бот адаптируется именно для кандидатов, выдавая только доступную им информацию о компании, а рассылки по базе соискателей позволяют поддерживать интерес к компании. Кандидат получает информацию хоть ночью, проходит тест или заполняет анкету. А рекрутер, в свою очередь, собирает всю информацию о кандидате и при необходимости связывается с ним. Экономим ценное время!

И как же без онлайн-праздников! Добавили в бота возможность отправки Валентинок на 14 февраля! Ведь это ещё одна возможность для коммуникации внутри компании, а для HR — данные для аналитики ;)

Несмотря на то, что время абсолютной изоляции проходит, мы продолжаем использовать и расширять продукт. Без него уже как-то никак:) Да и гибридный формат работы теперь норма.

Во-первых, мы каждый месяц выпускаем обновление.

Сейчас идут работы над интеллектуальной аналитикой и статистикой действий, запросов и ответов пользователей.

Сотрудники сами предлагают идеи, мы активно их изучаем, затем берём в работу и реализуем. Бывает и так, что клиенты подкидывают свежие идеи по улучшению бота.

А какие новые инструменты для работы с персоналом появились у вас? И прижились ли у вас в компании?