{"id":4529,"title":"\u041c\u043e\u0441\u043a\u0432\u0430 \u0437\u0430\u043f\u0443\u0441\u0442\u0438\u043b\u0430 \u00ab\u0430\u043d\u0442\u0438\u0430\u043a\u0441\u0435\u043b\u0435\u0440\u0430\u0442\u043e\u0440\u00bb","url":"\/redirect?component=advertising&id=4529&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/266261-starthub-moscow&hash=abf1b85a7457cef1e33a57d8be96591519abffda011da33805e54ec9419f65ab","isPaidAndBannersEnabled":false}
Юлия Итти

Изменим это: как сделать совещания полезными

- Никто не любит совещания

- Никто не понимает, зачем они

- Никто не может объяснить, почему на совещании именно эти люди

- Никто не может отказаться от совещания

Люди ходят и ходят на бессмысленные, сжирающие время совещания и назначают новые, чтобы решить вопросы, которые возникли на предыдущих.

Давайте это изменим. Давайте поговорим о том, как сделать совещания полезными и приятными.

Я считаю, что корень проблемы – в подготовке к совещанию. Точнее, в ее отсутствии.

Как готовиться к совещанию?

Подготовка состоит из ответа на следующие вопросы:

1. Что я хочу получить в результате совещания?

2. Я точно не могу это получить без совещания?

3. Кто должен быть на совещании?

4. Как мы будем работать на совещании.

Разберем каждый из этих вопросов:

Что я хочу получить в результате совещания?

Прежде чем ставить своим коллегам в календарь совещание, представьте, чем совещание должно закончиться. Это должен быть понятный, видимый результат.

«Мы должно поговорить об организации корпоративного нового года» - не результат

«Я хочу услышать идеи о снижении расходов на канцтовары» - не результат

«Нам нужно обсудить, чтобы мы будем делать с Рязанью» - тоже не результат

Результат выглядит вот так:

«Мы должны решить, где мы будем праздновать новый год»

«Я хочу получить три решения, которые сократят расходы на 300 тысяч рублей»

«У нас должен быть план действий: что мы будем делать, чтобы открыть филиал в Рязани 15 октября»

Нужно ли проводить совещание?

Вы уверены, что ради вашей цели стоит собрать 7 человек на 1,5 часа? Точно нельзя обойтись личными беседами, телефонными звонками и почтой? Я видела руководителей, которые собирали совещания всей команды проекта только за тем, чтобы один человек из проектной группы взял на себя обязательство делать свою работу в срок. Или тех, кто собирал совещания топ-команды для того, чтобы решить вопрос, какой корпоративный автомобиль покупать.

Следуйте правилу: «Все, что можно решить без совещания, решайте без совещания»

Кто должен быть на совещании?

Оптимальное количество участников продуктивного совещания: 4-5 человек. Если вас собралось больше, значит, пришли лишние люди.

Зовите на совещании только тех, кто:

1. Может решать вопрос, поднимаемый на совещании (он компетентен в этом)

2. Хочет решать вопрос, поднимаемый на совещании (он замотивирован)

Не зовите людей на совещание, исходя из этих причин:

1.Пусть посидит, послушает, «включится в работу»

2. Вдруг обидится, что его не позвали

3. С ним весело

4. Если придет он, то придут и остальные

5. У него нестандартное мышление – вдруг скажет что-то полезное

Для того, чтобы понять, кто должен, а кто не должен быть на совещании заполните вот такую табличку:

Если Вы не можете внятно заполнить столбик 2 или столбик 3, то этого человека на совещание звать не стоит.

После того, как Вы определитесь с составом участников, сообщите им о совещании. Обязательно скажите или напишите вот что:

1.Тема совещания

2. Цель/результат совещания

3. Зачем Вам нужно, чтобы пришел этот участник совещания

4. Зачем участнику совещания Ваше совещание? (Да-да, объясните вашему коллеге, зачем ему там быть и тратить свое время – какую пользу он вынесет с совещания)

5. Что и в каком виде подготовить к совещанию

Как мы будем работать на совещании?

Подумайте, как будет проходить совещание. Не путайте это с повесткой. Вам нужен не только список вопросов, которые вы будете обсуждать, но и то, как и сколько времени вы это будете делать.

Например:

1. Я расскажу, почему возник риск сдвига сроков открытия офиса в Рязани – 5 минут

2. Каждый по очереди выскажется, за счет чего мы можем вернуться в график – 15 минут

3. Я запишу все идеи, мы выберем три, которые можем реализовать уже завтра – 15 минут

4. Я распределю, кто что будет делать – 5 минут

5. Мы назначим дату следующей встречи

Итак, у Вас есть: результат, состав участников и план.

Остался последний штрих.

Вот простое правило:


Кто собрание назначил, тот им и управляет. Тот и отвечает за результат.

Неважно, что Вы позвали на совещание людей, которые не находятся у Вас в подчинении или, что хуже, старше Вас по должности. Будьте готовы держат совещание в своих руках: задавать темп, передавать слово, прерывать слово, следить за временем, не давать менять тему, закреплять ответственность и сроки.

За все это теперь отвечаете Вы.

{ "author_name": "Юлия Итти", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 150034, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Thu, 13 Aug 2020 16:53:03 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Как моё сообщество заработало 1,7 млн рублей на VK Donut

Больше шести лет назад Феликс Зинатуллин основал сервис таргетированной рекламы Церебро Таргет и запустил его сообщество ВКонтакте. Теперь там больше 200 тысяч маркетологов и предпринимателей. За год на донатах через VK Donut паблик заработал 1,7 млн рублей. Вот как это вышло.

Феликс Зинатуллин
Вебинар по внедрению цифровых интеллектуальных технологий в рамках Kazan Digital Week – 2021
Как (и зачем) мы полностью переделали интернет-банк. Опыт Альфа-Банка
Toyota препятствует переходу на электромобили в Конгрессе США и других странах — NYT Статьи редакции

Компания первой запустила производство «гибридов», но с тех пор отстала от конкурентов.

Очередной баг Тинькова

В пятницу 23.07 начали падать китайские акции, а у меня на тот момент были МОМО и утро началось с -340$. Я решил избавиться от них, дабы не увеличивался минус. Пятница только началась и надо бы исправить это недоразумение. И я полез в TAL Education Group. Сначала заработал 200$, потом 120$, потом ещё 130$. Итого отбил минус, да ещё и заработал…

Клиенты «Открытие Брокер» могут получить статус квалифицированного инвестора в личном кабинете и мобильном приложении

«Открытие Брокер» значительно упростил процедуру присвоения статуса квалифицированного инвестора для своих клиентов. Теперь его можно получить в личном кабинете на сайте и мобильном приложении «Открытие Брокер» в несколько кликов. Новый функционал позволит инвесторам не тратить время на поездку в офис для подачи документов и пользоваться всеми…

Что происходит в Китае: партия ограничивает b2c-сервисы без оглядки на их потери, потому что они перестали быть важными Статьи редакции

Лидеры онлайн-торговли, такси, обучения и доставки стали монополистами, мешают развитию технологий и ущемляют конкурентов и своих пользователей — теперь страну интересуют более сложные сферы. И такие компании оказались стабильнее всех во время паники.

Associated Press
Duolingo привлекла $521 млн после выхода на биржу с капитализацией $3,7 млрд Статьи редакции

В 2020 году компанию оценили в $2,4 млрд.

Google перестанет пускать в офисы по всему миру сотрудников без прививок от Covid-19 Статьи редакции

Компания перенесла дату выхода сотрудников с удалёнки с 1 сентября на 18 октября из-за вспышки коронавируса.

«Бросил вызов Nike Air Jordan за мировое господство в кроссовках»: как Канье Уэст шёл к своему миллиарду Статьи редакции

Канье Уэст много лет настаивал на том, что он миллиардер, но Forbes признал за ним этот статус только в апреле 2020 года. В 2021-м журнал оценил состояние 44-летнего рэпера в $1,8 млрд

Канье Уэст Architecturaldigest
Исследование рынка PR 2021: больше новых инструментов, усиление и расширение влияния и значимости функции

Агентство Buman Media совместно с hh.ru провели исследование российского рынка коммуникаций. В нем приняли участие более 100 директоров и руководителей направлений по корпоративным коммуникациям, работающих в различных отраслях. Сегодня, в День PR-специалиста, мы подводим итоги года в коммуникационной отрасли.

null