- Никто не любит совещания
- Никто не понимает, зачем они
- Никто не может объяснить, почему на совещании именно эти люди
- Никто не может отказаться от совещания
Люди ходят и ходят на бессмысленные, сжирающие время совещания и назначают новые, чтобы решить вопросы, которые возникли на предыдущих.
Давайте это изменим. Давайте поговорим о том, как сделать совещания полезными и приятными.
Я считаю, что корень проблемы – в подготовке к совещанию. Точнее, в ее отсутствии.
Как готовиться к совещанию?
Подготовка состоит из ответа на следующие вопросы:
1. Что я хочу получить в результате совещания?
2. Я точно не могу это получить без совещания?
3. Кто должен быть на совещании?
4. Как мы будем работать на совещании.
Разберем каждый из этих вопросов:
Что я хочу получить в результате совещания?
Прежде чем ставить своим коллегам в календарь совещание, представьте, чем совещание должно закончиться. Это должен быть понятный, видимый результат.
«Мы должно поговорить об организации корпоративного нового года» - не результат
«Я хочу услышать идеи о снижении расходов на канцтовары» - не результат
«Нам нужно обсудить, чтобы мы будем делать с Рязанью» - тоже не результат
Результат выглядит вот так:
«Мы должны решить, где мы будем праздновать новый год»
«Я хочу получить три решения, которые сократят расходы на 300 тысяч рублей»
«У нас должен быть план действий: что мы будем делать, чтобы открыть филиал в Рязани 15 октября»
Нужно ли проводить совещание?
Вы уверены, что ради вашей цели стоит собрать 7 человек на 1,5 часа? Точно нельзя обойтись личными беседами, телефонными звонками и почтой? Я видела руководителей, которые собирали совещания всей команды проекта только за тем, чтобы один человек из проектной группы взял на себя обязательство делать свою работу в срок. Или тех, кто собирал совещания топ-команды для того, чтобы решить вопрос, какой корпоративный автомобиль покупать.
Следуйте правилу: «Все, что можно решить без совещания, решайте без совещания»
Кто должен быть на совещании?
Оптимальное количество участников продуктивного совещания: 4-5 человек. Если вас собралось больше, значит, пришли лишние люди.
Зовите на совещании только тех, кто:
1. Может решать вопрос, поднимаемый на совещании (он компетентен в этом)
2. Хочет решать вопрос, поднимаемый на совещании (он замотивирован)
Не зовите людей на совещание, исходя из этих причин:
1.Пусть посидит, послушает, «включится в работу»
2. Вдруг обидится, что его не позвали
3. С ним весело
4. Если придет он, то придут и остальные
5. У него нестандартное мышление – вдруг скажет что-то полезное
Для того, чтобы понять, кто должен, а кто не должен быть на совещании заполните вот такую табличку:
Если Вы не можете внятно заполнить столбик 2 или столбик 3, то этого человека на совещание звать не стоит.
После того, как Вы определитесь с составом участников, сообщите им о совещании. Обязательно скажите или напишите вот что:
1.Тема совещания
2. Цель/результат совещания
3. Зачем Вам нужно, чтобы пришел этот участник совещания
4. Зачем участнику совещания Ваше совещание? (Да-да, объясните вашему коллеге, зачем ему там быть и тратить свое время – какую пользу он вынесет с совещания)
5. Что и в каком виде подготовить к совещанию
Как мы будем работать на совещании?
Подумайте, как будет проходить совещание. Не путайте это с повесткой. Вам нужен не только список вопросов, которые вы будете обсуждать, но и то, как и сколько времени вы это будете делать.
Например:
1. Я расскажу, почему возник риск сдвига сроков открытия офиса в Рязани – 5 минут
2. Каждый по очереди выскажется, за счет чего мы можем вернуться в график – 15 минут
3. Я запишу все идеи, мы выберем три, которые можем реализовать уже завтра – 15 минут
4. Я распределю, кто что будет делать – 5 минут
5. Мы назначим дату следующей встречи
Итак, у Вас есть: результат, состав участников и план.
Остался последний штрих.
Вот простое правило:
Кто собрание назначил, тот им и управляет. Тот и отвечает за результат.
Неважно, что Вы позвали на совещание людей, которые не находятся у Вас в подчинении или, что хуже, старше Вас по должности. Будьте готовы держат совещание в своих руках: задавать темп, передавать слово, прерывать слово, следить за временем, не давать менять тему, закреплять ответственность и сроки.
За все это теперь отвечаете Вы.