{"id":4711,"title":"\u041f\u043e\u0434\u043a\u0430\u0441\u0442 \u043e\u0442 Mercedes-Benz \u043e \u0442\u0435\u0445\u043d\u043e\u043b\u043e\u0433\u0438\u044f\u0445 \u0441 \u0410\u043d\u0442\u043e\u043d\u043e\u043c \u041a\u043e\u043c\u043e\u043b\u043e\u0432\u044b\u043c","url":"\/redirect?component=advertising&id=4711&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/263165-korotko-podkast-o-tehnologiyah-i-innovaciyah-ot-mercedes-benz&hash=c6f93899ff5e0c658ae71a18a81977a3309accf3b2bfd459f77ec74e37ef61d4","isPaidAndBannersEnabled":false}
Юлия Итти

Изменим это: как сделать совещания полезными

- Никто не любит совещания

- Никто не понимает, зачем они

- Никто не может объяснить, почему на совещании именно эти люди

- Никто не может отказаться от совещания

Люди ходят и ходят на бессмысленные, сжирающие время совещания и назначают новые, чтобы решить вопросы, которые возникли на предыдущих.

Давайте это изменим. Давайте поговорим о том, как сделать совещания полезными и приятными.

Я считаю, что корень проблемы – в подготовке к совещанию. Точнее, в ее отсутствии.

Как готовиться к совещанию?

Подготовка состоит из ответа на следующие вопросы:

1. Что я хочу получить в результате совещания?

2. Я точно не могу это получить без совещания?

3. Кто должен быть на совещании?

4. Как мы будем работать на совещании.

Разберем каждый из этих вопросов:

Что я хочу получить в результате совещания?

Прежде чем ставить своим коллегам в календарь совещание, представьте, чем совещание должно закончиться. Это должен быть понятный, видимый результат.

«Мы должно поговорить об организации корпоративного нового года» - не результат

«Я хочу услышать идеи о снижении расходов на канцтовары» - не результат

«Нам нужно обсудить, чтобы мы будем делать с Рязанью» - тоже не результат

Результат выглядит вот так:

«Мы должны решить, где мы будем праздновать новый год»

«Я хочу получить три решения, которые сократят расходы на 300 тысяч рублей»

«У нас должен быть план действий: что мы будем делать, чтобы открыть филиал в Рязани 15 октября»

Нужно ли проводить совещание?

Вы уверены, что ради вашей цели стоит собрать 7 человек на 1,5 часа? Точно нельзя обойтись личными беседами, телефонными звонками и почтой? Я видела руководителей, которые собирали совещания всей команды проекта только за тем, чтобы один человек из проектной группы взял на себя обязательство делать свою работу в срок. Или тех, кто собирал совещания топ-команды для того, чтобы решить вопрос, какой корпоративный автомобиль покупать.

Следуйте правилу: «Все, что можно решить без совещания, решайте без совещания»

Кто должен быть на совещании?

Оптимальное количество участников продуктивного совещания: 4-5 человек. Если вас собралось больше, значит, пришли лишние люди.

Зовите на совещании только тех, кто:

1. Может решать вопрос, поднимаемый на совещании (он компетентен в этом)

2. Хочет решать вопрос, поднимаемый на совещании (он замотивирован)

Не зовите людей на совещание, исходя из этих причин:

1.Пусть посидит, послушает, «включится в работу»

2. Вдруг обидится, что его не позвали

3. С ним весело

4. Если придет он, то придут и остальные

5. У него нестандартное мышление – вдруг скажет что-то полезное

Для того, чтобы понять, кто должен, а кто не должен быть на совещании заполните вот такую табличку:

Если Вы не можете внятно заполнить столбик 2 или столбик 3, то этого человека на совещание звать не стоит.

После того, как Вы определитесь с составом участников, сообщите им о совещании. Обязательно скажите или напишите вот что:

1.Тема совещания

2. Цель/результат совещания

3. Зачем Вам нужно, чтобы пришел этот участник совещания

4. Зачем участнику совещания Ваше совещание? (Да-да, объясните вашему коллеге, зачем ему там быть и тратить свое время – какую пользу он вынесет с совещания)

5. Что и в каком виде подготовить к совещанию

Как мы будем работать на совещании?

Подумайте, как будет проходить совещание. Не путайте это с повесткой. Вам нужен не только список вопросов, которые вы будете обсуждать, но и то, как и сколько времени вы это будете делать.

Например:

1. Я расскажу, почему возник риск сдвига сроков открытия офиса в Рязани – 5 минут

2. Каждый по очереди выскажется, за счет чего мы можем вернуться в график – 15 минут

3. Я запишу все идеи, мы выберем три, которые можем реализовать уже завтра – 15 минут

4. Я распределю, кто что будет делать – 5 минут

5. Мы назначим дату следующей встречи

Итак, у Вас есть: результат, состав участников и план.

Остался последний штрих.

Вот простое правило:


Кто собрание назначил, тот им и управляет. Тот и отвечает за результат.

Неважно, что Вы позвали на совещание людей, которые не находятся у Вас в подчинении или, что хуже, старше Вас по должности. Будьте готовы держат совещание в своих руках: задавать темп, передавать слово, прерывать слово, следить за временем, не давать менять тему, закреплять ответственность и сроки.

За все это теперь отвечаете Вы.

{ "author_name": "Юлия Итти", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 1, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 150034, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Thu, 13 Aug 2020 16:53:03 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Из-за шума животные уходят из городов и лесов, а у людей он вызывает стресс: как исследователи борются за тишину Статьи редакции

Организация Quiet Parks International открывает «тихие парки» по всему миру, пытается защитить леса от шума, привлечь туристов и инвестиции.

Директор QPI по диким паркам в Азии Лайла Чин-Хуэй Фань Wired
Альфа банк самовольно закрыл зарплатный счет

При трудоустройстве в организацию мне предложили открыл счет для перечисления заработной платы в Альфа Банке. Ну Альфа Банк так Альфа Банк, мне в целом было не принципиально на какой счет приходит зарплата.

Уверенность Безоса: чем основатель Amazon поражает собеседников Статьи редакции

Перевод издания «Идеономика».

EPA
Как успешно пройти испытательный срок?

Свершилось – вы получили работу мечты! Но впереди еще три месяца испытательного срока. Это время дается вам и работодателю, чтобы определиться, насколько вы друг другу подходите. Как использовать это время с максимальной для себя пользой? Рассказывает главный специалист отдела подбора персонала Ольга Шабалина. Как всегда, упаковали полезные…

Лондон: не всегда мечта для программиста. Как живется в столице Британии во время коронавируса

Мы поговорили с ним о жизни IT-специалиста в Лондоне: о пинг-понге с карантинами и переездами, о местных (некомфортных) оупенспейсах, самом старом в мире метро, проблемах с электросамокатами и лондонском тумане. И о том, кому здесь все-таки стоит жить. Передаю Анатолию слово!

31 июля завершается приём заявок в 1-й этап отбора программы B2C Future Solutions
Как превратить юристов из бюрократов в опору компании

Бывает, что корпоративные юристы — люди, которые не показываются из кабинета и иногда вставляют палки в колёса другим отделам. Но в «Фоксфорде» они сами ходят к бизнес-заказчикам и предлагают идеи. Юрист онлайн-школы «Фоксфорд» Катя Кулакова рассказывает, как работает юридический отдел, который живёт интересами компании.

Катя Кулакова, юрист онлайн-школы "Фоксфорд"
Duolingo: на чем зарабатывает сервис, весь контент которого доступен бесплатно

Несколько недель назад сервис, помогающий изучать иностранные языки, подал заявку на IPO в США. Давайте посмотрим, почему он так популярен, и на чем они вообще зарабатывают.

Как подготовиться к жизни без cookies: рекомендации маркетологам

О технологии Federated Learning of Cohorts (FLoC), которая заменит cookies, Google объявил еще в начале года. Недавно компания анонсировала перенос запуска технологии на 2023 год, и теперь у рынка интернет-маркетинга есть 2 года, чтобы найти альтернативу работе с данными. Как выглядит ситуация сейчас и что делать маркетологам — в обзоре от AiData.

Как малому бизнесу понять свою «зону смерти»

Риск-менеджмент традиционно считается уделом крупных компаний. Кроме них просчитывают риски разве что стартапы, и те по требованию инвесторов. Малый и средний бизнес (МСБ) работает без подобной аналитики — ему не до этого. Предпринимателей можно понять, когда ты поднимаешься с нуля или масштабируешь проект, мысль идет в векторе достижения…

Жиросжигание и жирапотери — это разные вещи. Что важнее?

Что ты чувствуешь, сползая с элипса, велосипеда или дорожки, проделав часовую кардио работу в жиросжигающем пульсе 140? Покалывания внизу живота или на боках, как-будто прямо сейчас там плавится жир. Или мокрая майка, которая убедительно пахнет сгоревшими триглицеридами.

null