К искусству тайм-менеджмента разные люди относятся по-разному.
Для кого-то это – способ успеть сделать как можно больше, для кого-то - возможность справиться с многозадачностью, кто-то ищет в нем простые «фишки» организации своего рабочего дня.
В этой статье я расскажу о таком тайм-менеджменте, который поможет сделать вашу жизнь легче, а вас - свободней.
Он подойдет для тех, кто хочет работать продуктивно и легко, без надрыва и стресса.
Легкий тайм-менеджмент основывается на четырех принципах.
Принцип 1. Сначала сделайте одну задачу, потому приступайте к следующей
Этот принцип звучит просто, но на деле мы его почти никогда не соблюдаем. Понаблюдайте за собой, сколько крупных и мелких дел вы «подцепляете» по ходу выполнения какой-либо задачи.
Мы начинаем отвечать на письмо от коллеги, в этом время получаем вопрос в WhatsApp от клиента, переключаемся на поиск информации для него, вспоминаем про другого клиента….
По моим наблюдениям, каждый из нас таким образом в среднем подключает 3-5 задач. Эти «открытые файлы» забирают нашу энергию, создают ощущение хаоса и являются источником неприятного чувства: «Я работал весь день и нечего полезного не сделал».
Что делать: не беритесь за новое дело, задачу или поручение до тех пор, пока не закончите предыдущее.
Вы видите сообщение от клиента, но не отвечаете на него, пока не ответите на письмо коллеге.
К Вам обращается руководитель с просьбой выслать отчет, ответьте ему: «Да, обязательно вышлю. К 12.00 получите».
Принцип 2. Обеспечьте себе островки концентрации
Мы живем в среде, в которой очень сложно сфокусироваться: телефон, мессенджеры, почта, социальные сети, люди вокруг с вопросами и запросами… В стандартном рабочем дне мы можем позволить себе полностью погрузиться в задачу, сфокусироваться на ней на целых … 3 минуты!
Что происходит, когда вы отвлекаетесь? Если вы занимаетесь интеллектуальной задачей (пишите статью, считаете данные, отвечаете на важное письмо), то любая, даже минутная помеха («Посмотри, какой смешной мем») «выключает» вас из этой задачи на 15-20 минут. Вам понадобиться 15-20 минут, чтобы мысленно вернуться, погрузиться в нее и начать делать ее хорошо. Если вы часто отвлекаетесь, вы либо будете терять время, либо будете недовольны результатом проделанной работы.
Что делать: если у вас в плане дня есть интеллектуальные задачи, обеспечьте себе возможность концентрации. На 1-1,5 часа отключите телефон, уведомления электронной почты, предупредите коллег, уйдите в тихое место.
Я, например, слежу за тем, чтобы в моем дне было 2-3 таких островка концентрации.
Попробуйте это, и вы увидите, как много можно сделать при такой концентрации и сколько сложных задач можно спокойно решить.
Принцип 3. Добавьте воздух в ваше расписание
Нам хочется успеть многое, поэтому мы «под завязку» загружаем наше расписание: одна встреча за другой, телефонные разговоры между встречами, онлайн-совещание по дороге домой.
Во всем этом нам некогда дышать, а когда что-то идет не так (партнер опоздал на встречу, совещание затянулось), возникает ощущение, что не так идет всё.
Что делать: планируйте паузы в вашем расписании.
* Не ставьте дела «впритык» друг к другу. Оставляйте между концом одной задачи и началом второй 20-30 минут. Например, 20-30 минут между планируемым окончанием одной встречи и началом поездки на другую.
* Планируйте перерывы: Полноценный (1 час) перерыв на обед (когда вы будете обедать, а не работать), время для прогулок или 15 минут на то, чтобы спокойно налить себе кофе и просто пить кофе. Нам всем нужно 2-3 таких перерыва в день.
*Вставайте. Вставайте со своего рабочего места каждый 1-1,5 часа.
Принцип 4. Сфокусируйтесь на важном
Пожалуй, это самый важный принцип.
Он заключается вот чем: вы не можете успеть сделать всё, но вы можете сделать самое важное.
Я вижу, как огромное количество прекрасных людей ежедневно тратят свои время и силы на то, что не принесет им пользы и не является важным для них. Целый день они решают чужие вопросы и проблемы и только вечером, когда стихает суета в офисе, могут «наконец-то спокойно поработать».
Что делать: в начале каждого рабочего дня задавайте себе вопрос: «Какие три дела являются самыми важными для меня сегодня?». Внимание! Выберите не больше трех дел. Те, сделав которые, вы будете понимать, что день прошел хорошо, что вы стали ближе к важным для вас целям или что вы продвинулись в большом проекте. Начинайте день обязательно с них, с этих самых важных дел. И только потом – почта, мессенджеры, совещания, вопросы от коллег и все остальное. Как правило, именно для этих дел вам и нужны островки концентрации.
Если вы следуете этим четырем принципам, то:
1. Ваш рабочий день закончится в 17.00
2. Вы будете довольны собой
3. В любой момент этого дня вы будете чувствовать себя спокойно
4. Вы успеете пообедать и погулять
5. У Вас всегда будут силы на новые проекты и новые задачи
«Это нереально сделать в нашей компании», - можете сказать мне вы.
А я отвечу: «Да, это непросто. Потому что никто не должен заботиться о вашем спокойствии и благополучии. Вам придется это делать в одиночку, отстаивая свое право на то, чтобы управлять своим расписанием. Но немного настойчивости, немного терпения, и вы увидите, как изменится ВАША жизнь и как она начнет принадлежать вам, а не кому-то другому»