Как УК увеличила скорость получения управленческих данных по проектам для принятия стратегических решений
Данная статья поможет понять, как можно автоматизировать управленческий учет в системе УК, чтобы работать эффективнее и рентабельнее.
О компании
Группа КОМФОРТ основана в 2009 году с целью обеспечить благоприятные условия для жизни в многоквартирных домах, которыми они управляют.
На сегодняшний день общая площадь эксплуатируемых зданий более 5 млн. м² — это 274 жилых дома, 27 подземных и 16 отдельно стоящих паркингов в Москве, Московской области и Обнинске (Калужская область).
Группа КОМФОРТ стала победителем конкурса «Московское качество» в номинации «За динамичное развитие». Организация держит руку на пульсе и старается оправдывать доверие государства и жителей обслуживаемых объектов.
Зачем понадобилась автоматизация?
Группа КОМФОРТ ежемесячно готовит отчёт о прибылях и убытках для того, чтобы рассчитывать эффективность менеджмента и рентабельность действующих проектов.
Компания задумалась об автоматизации, чтобы процесс подготовки управленческой документации в нужных аналитических разрезах занимал минимальное количество времени и исключал ошибки. В результате работы принятие стратегических решений должно происходить быстрее, и анализ продуктивности компании прозрачнее.
Что было сделано?
1. Отдельная подсистема «Бюджетирование», предназначенная для формирования бюджетов, статей бюджетов, учета фактических данных по бюджетам в различных разрезах, формирование выходных управленческих отчетов.
Состав подсистемы «Бюджетирование»
Справочники:
· «Бюджеты» предназначен для хранения перечня бюджетов
«Статьи бюджетов» предназначен для хранения формул статей бюджетов, используемых для получения данных о расходах на рекламу, продвижение бренда, смс-информирование, а также о выручке за обслуживание видеонаблюдения, от размещения оборудования сотовой связи, валовой прибыли по консьержам, прибыли объекта и так далее.
Рисунок 2. Форма списка справочника «Статьи бюджетов» по бюджету «PL ГК Комфорт»
Рисунок 3. Форма элемента справочника «Статьи бюджетов» по бюджету «PL ГК Комфорт» по вкладке «Текст запроса»
«ЦФО» - содержит перечень управленческих подразделений, связанный с подразделениями организации для сбора и получения фактических данных в разрезе ЦФО. Несколько подразделений организации могут собираться в одно ЦФО.
Форма элемента справочника «ЦФО»
«Проекты» - предназначен для хранения перечня проектов
Форма элемента справочника «Проекты»
Документы:
- «Учет фактических данных по бюджетам» служит для получения фактических данных в разрезе периода, бюджета, ЦФО, проекта по статьям бюджета
Форма документа «Учет фактических данных по бюджетам»
«Установка зависимостей оборотов по статьям» предназначен для фиксации зависимых оборотов по статьям бюджетов, используется для формирования документа «Учет фактических данных по бюджетам».
Форма документа «Учет фактических данных по бюджетам»
Во все документы системы добавлена аналитика «Проект» и движения в служебные регистры для формирования управленческих данных.
Отчеты:
- «Анализ бюджетов» служит для анализа данных подсистемы бюджетирования для целей управленческого учета
Пример формирования отчета «Анализ бюджетов»
Отчет позволяет анализировать различные проекты на их рентабельность, понимать какие направления приносят деньги и на чём надо сделать акцент, по каким объектам расходы минимизированы, а по каким надо задуматься, например над сменой того или иного персонала или на повышение квалификации и т.д.
Для каждого объекта подсистемы созданы отдельные роли на чтение и редактирование, что позволяет гибко настраивать права доступа для сотрудников.
Результаты автоматизации
Рационализация. В компании отмечается сокращение затрат на подготовку и формирование управленческих отчетов. Ускорился процесс анализа и принятия управленческих решений. Теперь руководство видит, какой проект сколько ресурсов тратит и может оперативно влиять на финансовые показатели.
Эффективность. Уменьшение рутинной работы. Как следствие сотрудники работают эффективно и в рабочее время решают продуктивные задачи.
Стратегия и развитие. Стало возможным получение данных и бюджетов не только PL (отчет по доходам и расходам), но и, например, CF (денежный поток). В программе всё зависит от построения статей бюджетов для получения необходимых аналитик. Менеджмент работает с удовольствием и на результат.
Работы по проекту выполнила наша компания «CODERUS».
ГОЛОСОВАТЬ ЗА ПРОЕКТ В КОНКУРСЕ КЕЙСОВ
Буду рад, если поддержите наш кейс звездами, чтобы все УК работали слаженно, оперативно и эффективно. А мы, жители, радовались комфорту.
Благодарю за внимание!
ДЛЯ СВЯЗИ: пообщаться в телеграмм @zavialovalexander
ДЛЯ СВЯЗИ: написать на почту [email protected]