Как оцифровать бизнес: 5 советов по выбору интегратора

До мировой пандемии цифровизация бизнеса казалась чем-то необязательным. Буквально за дни ситуация изменилась на противоположную – диджитализация потребовалась всем. Как оценить многочисленные предложения разработчиков и выбрать того, кто действительно поможет создать digital-среду, а не разведёт на деньги? Пять советов от основателя и CEO Selvery Андрея Пометуна.

Удалёнка обнажила проблему «формальной диджитализации». Декларации компаний «мы можем работать в онлайне», «у нас есть CRM», «наши бизнес-процессы автоматизированы» оказались слишком самонадеянными. То, что должно ускорять работу, её замедлило. То, что должно было повышать производительность – снизило. Те, кто уже пробовал «цифровизацию» понимают: нужно начинать заново. Те, кто откладывал, понимают, что без неё не обойтись. Спрос на корпоративные цифровые ресурсы будет расти, как и предложение на их внедрение. Но нужно быть осторожным: на волне интереса активизируются псевдо-интеграторы, которые действуют по правилу 3F-пикапера: Find-Fuck-Forgot. Кстати, один из признаков такого исполнителя – счёт, выставленный до начала обследования вашей компании.

Чтобы не совершить ошибку, проще всего выбирать исполнителя из топ-списка компаний – у них всегда есть хорошо описанные кейсы клиентов. Но, если на эти компании не хватает средств, или у них очередь проектов, приходится обращаться к тем, кто ещё не набрал достойного опыта. Как правильно оценить эти предложения и выбрать консультанта, который быстро поможет вам создать digital-среду, а не разведёт на деньги?

Чтобы оценить исполнителя, нужно описать, какие процессы вы хотите автоматизировать, с какими проблемами вы столкнулись, какие возможности хотите использовать. Опишите, как всё происходит сейчас, и то, как бы вы хотели. Не забывайте, что лучше сразу создавать единую информационную среду, в которой будут работать сотрудники всех бизнес-подразделений: производство продукта, ценообразование и финансы, продвижение и продажи. Составьте документ «Базовые функциональные требования» к вашей будущей системе. По нему будет проще и оценивать исполнителя, и составлять техническое задание со сметой.

Узнайте, готов ли интегратор оказывать услуги бизнес-аналитики и бизнес-консалтинга. Разобраться в ваших процессах, проанализировать KPI, встать на ваше место и посмотреть на задачу вашими глазами. Если говорит «да», попросите доказать – продемонстрировать отчёты для других клиентов или получить их отзывы.

Покажите потенциальным исполнителям список, разработанный на первом этапе, и попросите их показать, что похожего они делали для своих клиентов. Именно показать, а не рассказать. Исполнитель должен войти в разработанную клиентскую систему и продемонстрировать, как работает тот или иной функционал.

Обычно в кейсах исполнители рассказывают, как они хотели сделать. Но между «хотел» и «внедрил» может быть пропасть. Поэтому просите показать. Если исполнитель говорит, что «проект закончен, и у него уже нет доступа к клиентскому порталу», попросите контакты клиента. В бизнесе распространена практика референс-встреч, когда одна компания просит другую поделиться своим опытом.

Не ограничивайтесь простыми отзывами им не всегда можно доверять. Откуда вы знаете, насколько глубоко заказчики разбираются в вопросе, чего ждали? Может быть этот клиент впервые внедрял цифровой продукт, и искренне восхищается простейшим функционалом бесплатной версии?

Проверьте, как быстро реагируют менеджеры на ваши запросы, умеют ли они сами пользоваться функционалом напоминаний и ведения клиента по воронке. Попросите интегратора показать внутренние учебные материалы – скорее всего вы получите инструкции для своих сотрудников такого же качества. Узнайте, какие фишки реализованы в бизнес-процессах потенциального подрядчика – если они есть, значит и вам интегратор предложит интересные решения по оптимизации работы.

Если вы решаете работать с интегратором, у которого ещё нет кейсов, то у него должен быть опыт цифровой трансформации его собственной компании с понятными примерами.

Возьмите список функциональных требований. Проставьте в чек-листе баллы: делал ли такую работу потенциальный исполнитель, и насколько хорошо и глубоко он проработал подобный функционал.

После проверки опыта исполнителей можно будет сопоставить их опыт и сделать объективный выбор в пользу той или иной команды. Распределите их по матрице 2х2.

• Хорошо, если определится явный лидер первого приоритета – к нему и нужно обращаться.

• Если такой компании не будет, то лучше выбирать того, у кого меньше опыта, но выше оценка: если они хорошо справились с одной задачей, то, вероятно, хорошо разберутся в смежном вопросе. Возможно, что заказчики им просто не ставили подобных задач.

• Достаточный опыт с низкой оценкой говорит, что у вас будут разные требования к качеству: вы будете ожидать одного, а исполнитель будет говорить «и так сойдёт». Хотя, возможен вариант, что предыдущий заказчик сам так захотел. Поэтому мы не исключаем этих исполнителей. Просто нужно быть внимательным.

• Низкий опыт и низкая оценка в четвёртом приоритете тоже может быть целесообразным выбором, если исполнители с более высоким приоритетом не вписываются в ваш бюджет, а внедрить корпоративный портал очень надо. Но, возможно, стоит ещё поискать, чтобы не рисковать? Цена ошибки будет слишком высокой: недоделанный портал отнимет ваши ресурсы, а полезным инструментом так и не станет.

Важный вопрос: что именно интегратор считает «завершением проекта». Проект завершается не тогда, когда всё настроено, а тогда, когда каждый сотрудник работает в системе с соблюдением методологии. Очень часто бывает, что интегратор предлагает решения, но не объясняет почему. Важность таких пояснений в том, что они позволяют донести до сотрудников Заказчика, каким образом нужно работать с системой.

Особенно важно, если речь будет идти о индивидуальных доработках, по которым даже нет документации, чтобы прочитать. Проблема гибких и сложных программных продуктов в том, что из-за множества функций в них очень легко запутаться. Если рядом нет того, кто поможет разобраться, то проект трансформации провалится. Интегратор должен выдать сотрудникам инструкции, как всё работает. Попросите показать, как выглядела система обучения для других заказчиков или как интегратор обучает своих сотрудников.

Даже если вы считаете, что пока у вас нет ресурсов для нововведений, выполните первый пункт. Когда появится возможность, вы будете готовы выбирать.

Если вам нужно больше советов о внедрении корпоративных порталов, обратитесь к абсолютно новой книге «Цифровая трансформация бизнес-отношений», где все разложено по полочкам благодаря кейсам реальных компаний и комментариям экспертов. К работе над книгой были привлечены и эксперты Ассоциации практиков цифровизации, и инновационные разработчики, и инвесторы, и бизнесмены самого разного профиля, и корпоративные психологи.

Электронная книга выйдет в мае 2020 года, классическая версия в твердом переплете ожидается в августе, а предзаказ любого удобного варианта можно оформить по этой ссылке.