Самодисциплина и управление временем: как работать в режиме многозадачности

В статье не будем говорить о «поедании лягушек», pomodoro, «разрезании слонов» и других стандартных техниках управления временем. Вера Акулинина, бренд-менеджер icontext, на собственном примере рассказала, как планировать дела, чтобы успевать выполнять больше задач.

Спойлер — в конце статьи сможете скачать шаблон трекера задач, который поможет оптимизировать время и повысить эффективность.

Источник: iConText Group Media.

Автор: Вера Акулинина, бренд-менеджер icontext.

Интересно, как многозадачные и нетерпеливые люди, которым нужен результат здесь и сейчас, адаптировали мир под себя. Еще недавно, в условных 90-х, темп жизни был, кажется, более размеренным, а если взять разрез за 70-е года, то ничего, кроме периода великого застоя, в голову не приходит. Время будто текло иначе.

Фактически, так и есть, время текло иначе. А затем нам захотелось оказаться ближе к тем, кто далеко: чаще общаться, оперативнее получать ответы и узнавать важную информацию, быстрее передавать данные = безопаснее передавать данные. Сейчас мы наблюдаем последствия этого ускорения и вынуждены жить в более высоком темпе.

У всех разный уровень адаптации к этому ускорению, у каждого — свой уровень загрузки. Но есть универсальные приемы, которые абсолютно точно подойдут всем, кто хочет меньше фокусироваться на «немаржинальных процессах», оставаться высокоэффективным при огромном уровне нагрузки и находить время на себя.

Звучит просто? Ведь многие это уже делают. Но, с огромной вероятностью, делают неправильно, и поэтому теряют время из-за несовершенств человеческой памяти.

• Неправильная схема: составить список задач на день с утра -> выполнить.
• Правильная схема: методично подходить к ведению списка задач.

Что значит методично? Давайте разбираться.

Последние дела, которыми нужно завершать каждый день — фиксировать выполненные задачи за день, после чего составлять список на следующий. И так до пятницы либо до последнего рабочего дня в неделе. В пятницу, завершая рабочий цикл, сведите список задач на понедельник и на всю следующую неделю. Проанализируйте прошедшую неделю: какие задачи вы передвигали и по какой причине? Что удалось выполнить, а что — нет? В какие моменты возникали сложности?

Такая методика позволит не вспоминать каждое утро: «Что бы еще такого сделать?». С огромной вероятностью вы вспомните не всё и будете плавать от задачи к задаче.

Кстати, в пользу этого метода говорит и кривая забывания Эбингауза: вы максимально сфокусированы и помните обо всём, что происходило в течение дня. Иначе воспринимаете структуру задач и больше в них погружены. Уже на следующее утро вы помните не более 35%, а через выходные — 1-2 дня — забываете, что вообще делали. Каждый раз, пытаясь восстановить в памяти всё, что было и что нужно выполнить, стрессуете.

Для фиксирования подходят любые трекеры задач: Битрикс, Asana, Jira и другие. Мне удобнее вести трекинг в Excel или Google-таблицах, раскладывая задачи на год, месяц, неделю и день.

Со стороны подход может показаться безумием, но через две-три недели приносит первые результаты. Особенное удовольствие он доставляет, когда после долгих новогодних, отпуска или других праздников жизни, в отличие от большинства, вы можете быстро войти в рабочий режим (у меня это именно так).

Еще один пункт, на котором вы теряете время, силы и выгораете. Для начала освежим бэкграунд любого тайм-менеджера — приоритизацию и выполнение задач по матрице Эйзенхауэра.Согласно этой матрице, все задачи можно приоритизировать по двум метрикам: важность и срочность.

• Важные и срочные — задачи с жестким дедлайном, их невыполнение приведет к негативным последствиям (нужно сделать прямо сейчас).
• Важные и несрочные — задачи без жесткого временного ограничения, но важные для дальнейшей работы или личностного роста (можно спланировать и сделать позже).
• Неважные и срочные — рутинные задачи, если их не сделать, мир не рухнет. Тем не менее, у них строгий дедлайн, и их обязательно нужно сделать в срок (нужно быстро сделать самому или, если нет времени, делегировать).
• Неважные и несрочные — задачи, которые не приносят особой пользы в работе и не помогают в достижении целей (от таких задач иногда можно отказаться, чтобы не тратить на них время и не раздувать список дел).

Также есть эмоциональный критерий приоритизации дел внутри блоков. Находясь в потоке задач, которые вы уже учли и обозначили для себя, важно помнить, что САМОЕ ГЛАВНОЕ.

• САМОЕ ГЛАВНОЕ — это то, что нужно сделать в первую очередь. Это то, что молниеносно нанесет урон вашей репутации или прибыли бизнеса, в котором вы работаете. Вызовет у вас сильнейший стресс и/или спровоцирует скандал.
• Затем идут задачи, которые несут в себе вероятные риски либо те, из-за которых вы упускаете реальную выгоду.
• После — всё то, что тяготит, но сделать обязательно нужно. Проще говоря, это задачи «на вырост», которые помогут достичь поставленных целей.
• Далее — эмоционально значимые для вас задачи, те, которые вам нравится выполнять и в которых скрыт потенциал для роста.

Выполняйте задачи строго в порядке приоритетности.

Кстати, если вы руководитель — фокус вашего внимания и личные усилия в большей степени должны быть сосредоточены на поле «Важно, но не срочно». Остальное, по возможности, нужно делегировать. Если вам слишком часто приходится работать над другими полями «вручную», стоит пересмотреть подходы к выстраиванию внутренних процессов и работе с командой (если она, конечно, есть).

Именно в этом пункте стоит отметить, что нельзя себя перегружать. Не пытайтесь выполнить задач больше, чем можете потянуть. Это касается и работы, и всех аспектов личной жизни.

Оцените, все ли задачи, которыми вы себя нагрузили, так важны. Я знаю человека, который на полном серьезе каждый раз создает список задач сверхчеловека: он вносит в него занятия в зале и йогу, обязательное чтение книг и очень ругает себя, что постоянно не выполняет эти пункты. Разумеется, в такой нагрузке они просто не приоритетны и не соответствуют его возможностям.

Призываю не вносить в список задач бег и походы в спортзал, если вы не хотите этого делать или не можете по объективным причинам: замените их. Например, более приятной нагрузкой — долгой пешей прогулкой. А чтение книги ради факта чтения книги замените на просмотр интересного документального кино, если вам это подходит.

А по рабочим задачам — отследите норматив своей нагрузки и эффективность. Старайтесь улучшать показатели и экспериментировать, но не до фанатизма.

«Когда же экспериментировать, если я и так ничего не успеваю?», — спросите вы. А это уже вопрос приоритетов, поэтому возвращаемся к предыдущему пункту и смотрим, какие задачи важные и срочные, какие можно делегировать, а от каких — отказаться.

Не надо жалеть себя перед выполнением каждой большой задачи — на это банально уходит слишком много времени. Не надо бояться и откладывать задачу, потому что она кажется большой и сложной. Это пункт о внутреннем стержне, который есть в каждом.

Старайтесь сместить фокус от неприязни к задаче из-за ее величины в сторону радости от проделанной работы. Если не помогает, придумайте определенный «переключатель страха».

Мысленно отключайте его и сразу приступайте к выполнению задачи. Снова звучит безумно, но со временем вырабатывается привычка, и выключатель страха становится реальным инструментом психологической помощи самому себе. Прием позволит снизить эмоциональную нагрузку и освободить время.

Последняя рабочая механика, которая зациклит все советы и отчасти объединит их в стройный логический ряд.Чтобы лучше погрузиться в тайм-менеджмент, оценить свою работу, не выгорать от цейтнота и быть эффективным, нужно постоянно думать о будущем.

• Куда я иду?
• Зачем я это делаю?
• Чего я хочу?

Всё это глобальные вопросы. Но если вы наметите собственные цели (важно: выполнимые) и будете думать наперед, зададите образ, к которому хотите приблизиться, то тайм-менеджмент перестанет быть утомительным. И все когда-то нелюбимые правила и техники станут вашими верными помощниками в управлении временем.

И обратная картина: если у вас нет цели, вы не будете пытаться к ней идти. Получается, и идти никуда не нужно, тем более в быстром темпе.

Прежде чем ускоряться и управлять временем, для начала выберите направление движения. Иначе велик риск очень быстро и уверенно прийти туда, куда вы не хотели.

• Методично подходите к ведению списка задач. В конце рабочего дня фиксируйте выполненные за день задачи и планируйте новые на следующий день. В пятницу анализируйте задачи за неделю и планируйте на следующую.
• Приоритизируйте задачи. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения важности и срочности задач, учитывайте эмоциональный фактор. Выполняйте задачи в порядке их приоритетности.
• Оценивайте собственные силы. Не перегружайте себя невыполнимыми задачами и соотносите планы с реальными возможностями.
• Не жалейте себя. Не откладывайте крупные или сложные задачи на потом. Придумайте определенный «переключатель страха» и мысленно отключайте его, приступая к выполнению задачи.
• Думайте о будущем. Регулярно задавайте себе вопросы: куда я иду, зачем я это делаю, чего хочу? Важно выбрать направление движения, иначе велик риск прийти туда, куда вы приходить не хотели.
• Используйте трекеры задач. Например, Битрикс, Asana, Jira, Excel, Google-таблицы.
• Проводите анализ. Регулярно оценивайте свою эффективность, определяйте, что можно улучшить или изменить в своем подходе к управлению временем.

Переходите в iConText Group Media и скачивайте шаблон трекера задач, которым я пользуюсь уже несколько лет. Надеюсь, он поможет вам оптимизировать время и повысить свою эффективность.