Рабочие встречи часто проходят неэффективно. Настолько неэффективно, что полностью отбивают желание заниматься поднятыми вопросами. И часто в этом виноват организатор.
Я подготовил 10 правил, которые позволяют тратить минимум времени на получение сведений от коллег или совместное принятие решений. К тому же, репутация хорошего организатора сама по себе помогает участникам вовлечься во встречу.
Когда вы делаете на встрече что-то, что могли бы сделать самостоятельно, вы тратите в разы больше времени и денег компании. Именно поэтому на стадии подготовки правил больше всего.
До встречи:
- Оставьте минимально возможное количество участников
- Не назначайте встречи без перерыва между ними. До места встречи в реальном мире ещё нужно добраться. И даже на удаленке коллегам нужно немного времени на себя. На обед. Сходить в туалет, в конце концов. Вряд ли человек, отсидевший 6 часов на непрекращающихся встречах будет продуктивен
- В приглашении напишите, каких результатов вы ждете от встречи. Что нужно узнать, какие решения принять?
- Принесите необходимую информацию в виде понятных слайдов или небольших списков. Длинные статьи лучше прикрепить к письмуНе назначайте встречи через 15 минут или на месяц вперед
- Проверьте технику. Микрофон, наушники, камеру, проектор и так далее. Проверьте материалы, которые, которые собираетесь показать
- Убедитесь, что все приглашенные собираются прийти. Если не получили согласия на встречу, уточните лично
На встрече:
- Не опаздывайте! Самое очевидное правило. Которое всё равно нарушается с завидной частотой
- Не давайте дискусии уйти от намеченных тем слишком далеко
- Заканчивайте встречу, если все вопросы решены. Мало что оставляет такое приятное впечатление, как собрание на час, которое удалось провести за 15 минут
После встречи:
- Отправьте письмо с результатами встречи (meeting notes) участникам и другим заинтересованным. Потом эти заметки легко найти в почте и построить на них доклады, отчеты или задачи для разработчиков. Сразу после встречи такое письмо займет не больше 10 минут, а вот вспоминать содержание беседы через несколько дней или недель будет сложно и долго. К тому же, именно письменная фиксация результатов дает возможность выполнить самый первый пункт и оставить на встрече только минимум участников, не лишая никого из коллег важной информации.
Попробуйте применить это в работе и отношение коллег к вашим встречам начнет меняться. Какие правила захотелось проверить в деле? А какие не пригодятся?
31
показ
123
открытия
0
Комментарии