Сегодня поговорим про дизайн работ и вовлеченность сотрудников

Что такое дизайн работ и зачем этим заниматься сейчас? Дизайн работ — это группа моделей управления людьми. Дизайн — это про то, как руководитель организует рабочий процесс, как его развивает и какие установки (убеждения) лежат в основе этого проектирования.

Заниматься дизайном работ бывает не просто, особенно, когда руководителю люди не очень интересны, и он думает, что управляет на самом деле системой (например, экономической), а не людьми. Тогда для него люди проблема, а не источник решения, влияние которой надо ограничить. Но, если для руководителя его люди являются источником успеха, то искусство дизайна работ становится мощным подходом для достижения хороших и устойчивых результатов.

Я надеюсь, что многие руководители столкнулись со значимостью дизайна работ в тот момент, как пришлось переходить на режим удаленной работы. Именно его параметры в значительной степени изменились.

Что за параметры? Одна из наиболее интересных моделей была создана лет 50 назад Ричардом Хакманом и Грегом Олдхамом. В ней указаны 5 параметров дизайна работ, которые создают необходимое психологическое состояние сотрудника, которое позволяет ему действовать в рабочей обстановке эффективно, с удовольствием и вовлеченностью.

Ключевые параметры организации деятельности в ней следующие:

Разнообразие навыков: в какой мере задача требует от сотрудника развития различных навыков и умений.

Идентификация задачи: это степень, в которой определены начало и конец задачи и ее контекст, какие используются ресурсы на входе, и как используется результат деятельность сотрудника.

Значимость задачи: этот параметр касается того, как результат работы сотрудника влияет на других людей.

Эти три параметра способны вызывать у сотрудника ощущения смысла собственной деятельности.

Например, когда моя деятельность требует от меня развития, когда я понимаю, в каком контексте поставлены мои задачи и я вижу, как влияют результаты моих усилий на жизнь компании, ее клиентов, тогда уровень смысла высвобождает большое количество энергии, которую я потрачу на продуктивную работу с полным вовлечением. НО! Если параметры деятельности противоречат потребностям сотрудника, то он испытает стресс и демотивацию. Результаты работы такого сотрудника будут низкие, и это результат взаимодействия человека и дизайна работ.

Автономия: степень свободы и независимости сотрудника в принятии решений, выбора метода работы и планирования. Насколько сотрудник должен следовать инструкциям.

Чем больше автономия, тем больше человек испытывает личную ответственность, что создает мощный мотивационный потенциал. Баланс инструкций и автономии для каждого сотрудника индивидуальный, и чрезмерная автономия может вызвать избегание ответственности и попытки прикрываться инструкциями от новых задач.

Обратная связь: насыщенность ясной, конкретной, подробной, действенной информации об эффективности выполнения сотрудником своей работы.

Достаточный уровень обратной связи создает у сотрудника знание об актуальном результате деятельности.

Пять характеристик создают три критических психологических состояния: переживаемый смысл собственной деятельности, переживаемая ответственность за результаты деятельности и актуальное знание о результатах деятельности.

Именно эти состояния обеспечивают продуктивность, вовлеченность в работу и удовлетворенность работой.

За последние 50 лет задача дизайна работ не сильно изменилась. Она в том, чтобы создать ту среду, в которой у сотрудника будет высокий мотивационный потенциал. И поддерживать его. Это и есть работа с мотивацией, и она значительно отличается от стимулирования, когда мы, например, стремимся управлять мотивацией через деньги.

Ссылаясь на мотивацию, важно в дизайне работ учитывать еще три начальных условия:

Насколько сотрудник стремится к развитию?Как он относится к неопределенности?Насколько сотрудник готов к задаче с точки зрения знаний и квалификации?

Но на эффективность дизайна работ влияют и контекстуальные параметры: удовлетворенность оплатой, гарантии занятости, стиль поведения руководителя, психологическая атмосфера в компании.

Если контекстуальные не удовлетворены, то изменения в дизайне работ могут вызвать обратный эффект. Например, при управлении мотиваций через дизайн работ, когда потребности сотрудника под угрозой (оплата труда ниже рынка). Работа с мотивацией сотрудников — это постоянный поиск баланса между сотрудниками и процессом организации их работы.

Удачно спроектированный дизайн работ влияет на вовлеченность сотрудников и удовлетворенность работой, но также является базой для развития сотрудников. Хорошо, когда именно цель дизайна работ направляет активность по обучению и развитию, процесс оценки и диагностики сотрудников.

Как начать? Первым шагом может быть сессия по проектированию дизайна работ, которая начинается с анализа деятельности и переходит к проектированию настроек параметров дизайна работ. Эта работа проходит эффективно при поддержке хорошего фасилитатора, который понимает, как создавать сценарии сессий дизайна работ и разработает правильную последовательность этапов. Чаще всего это нестандартная работа.

А теперь разберем несколько вредных советов:

Как убить надежду у сотрудников? Проводим для сотрудников обучение, тем самым расширяя их диапазон навыков, а потом не меняем дизайн работ. Пару раз так сделать, и сотрудник начнет искать новое место применения новых навыков, или перестанет доверять компании. Еще можно просто постоянно менять представление о результате деятельности и планы, обещать новую ответственность, но не давать ее, ссылаясь на внешние изменения.

Как истощить ресурсы сотрудника? Повышаем автономию сотрудников и снижаем уровень обратной связи. Что-то вроде: “Теперь мы будем экспериментировать, я не знаю, что именно делать, ты пробуй, а за каждую ошибку я буду тебя наказывать или не принимать ни одной твоей идеи”. Звучит странно, но так делают. Кстати, далеко не всегда осознано.

Как создать неэффективного сотрудника? Берем квалифицированного сотрудника и понижаем значимость его задач, постоянно предлагая ему выполнение рутинных операций с высоким уровнем микроменеджмента.

Сколько еще мимодумных паттернов в управлении людьми, которые мешают проявлять сотрудникам свои лучшие качества? Вероятно это число довольно велико. И если вы осознанно не занимаетесь дизайном работ, скорее всего им занимаются эти самые автоматические паттерны, привычки и традиции.

А как Вы управляете мотивационным потенциалом своих сотрудников?