Сервис «1С:Бюджетирование» для «1С:Бухгалтерия предприятия» 3.0: возможности и как использовать

Продолжаем серию публикаций о решениях из Маркет42. В этой статье мы расскажем о возможностях сервиса «1С:Бюджетирование».

Если говорить в общем, бюджетирование помогает предсказывать результаты деятельности компании. Главная цель бюджетирования — повысить эффективность бизнеса на каждом этапе.

Расширение «Бюджетирование» предназначено для создания различных форм отчетов бюджетирования на основе данных регистра бухгалтерии в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0.75 и выше на платформе «1С:Предприятие» версии 8.3.15.1830 и выше. Автор расширения – разработчик Карл Арсеньевич Санчес.

Все сервисы из Маркет42, в том числе расширение «Бюджетирование», вы можете протестировать бесплатно. Откройте Маркет42 и нажмите на кнопку «Попробовать бесплатно» рядом с нужным сервисом. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и подключите сервис к базе. Тестируйте 1С в облаке и сервис 7 дней бесплатно.

Расширение устанавливается в разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки».

Важно: если активирован «безопасный режим», то действуют определенные ограничения. Например, будет запрещен доступ к файловой системе, не получится загрузить планируемые обороты бюджетов из файлов (подробнее в разделе 4).

После установки расширения и перезагрузки системы, у пользователя с полными правами появляется раздел «Бюджетирование».

Для версии «1С:Бухгалтерия КОРП» есть другая редакция расширения, где добавлен справочник ЦФО (центр финансовой ответственности) и вариант отчета бюджета по ЦФО.

Основные объекты раздела:

• Справочник «Модели бюджета»;
• Справочник «Статьи бюджета»;
• Справочник ЦФО ( для версии бухгалтерии КОРП);
• Документы «Экземпляры бюджета»;
• Документы «Расчеты бюджета»;
• Отчет «Бюджет».

Для пользователей, у которых нет полных прав, создана роль «Бюджетирование» для доступа к подсистеме. Для этого создайте профиль группы доступа «Бюджетирование» в разделе «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав», установите галочку на роль «Бюджетирование» в списке разрешенных ролей.

После создания нового профиля группы доступа, включите его в правах пользователей, которые будут иметь к доступ к разделу.

Не существует единой утвержденной формы бюджета. В интернете предлагают различные формы составления бюджетов в Excel. Многие продукты 1С, например, 1С: ERP, позволяют ввести более полный учет бюджетирования и составлять различные формы бюджета, но имеют сложную форму ведения учета бюджетирования.

В этом расширении предлагается упрощенное ведение учета бюджетов по статьям бюджета, с целью составления различных форм отчета бюджета.

В бюджетировании в решении 1С:ERP есть понятие «Модели бюджетирования». Это совокупность правил, определяющих в заданном временном интервале последовательность формирования связанной системы бюджетов в рамках организаций. Также есть понятие «Виды бюджетов» как перечень бюджетов, настраиваемых в рамках выбранной модели бюджетирования.

В подсистеме есть упрощенный, неиерархический справочник «Модели бюджета», который содержит только коды и наименования. Этот справочник предназначен для установления связи со статьями бюджета. Связи модели со статьями бюджета представляют собой состав модели. На рисунке представлены 2 модели с названиями:

• БДР – Бюджет доходов и расходов
• БДДС – Бюджет движения денежных средств

Кнопка «Подбор состава» в форме элемента модели позволяет быстро подобрать состав модели из выбранных статей оборотов.

Состав статей образует структуру бюджета. При открытии формы элемента справочника формируется структура модели в виде табличного документа. Панель инструмента табличного документа содержит кнопку с изображением «Обновить» для обновления табличного документа после изменения его структуры (состава) .

В подразделе «Бюджетирование» в решениях 1С:ERP есть конструктор бюджетов. По аналогии можно выбрать команду «Подбор».

Важно: в начале эксплуатации системы, отсутствуют статьи оборотов. Поэтому нет смысла пользоваться кнопкой подбора, пока не заполнен справочник.

Это основной справочник подсистемы. Его элементы – статьи бюджета – являются основным объектом планирования. Он предназначен для:

• ввода плановых данных бюджета;
• сбора фактических данных бюджета из регистра бухгалтерии;
• составления иерархической структуры модели бюджета.

В теории бюджетирования в ERP-решениях есть понятие «Статьи бюджетов». Это перечень доходных и расходных финансовых характеристик, которые включаются в структуру бюджетов.

У справочника иерархическая структура. Форма списка содержит кнопку «Перестановка» для автоматического перекодирования статей в зависимости от расположения.

Важно: сумма оборотов в отчете рассчитывается до уровня группировки. Поэтому доходы и расходы должны быть в разных группах. Кодификатор используется для сортировки строк в отчете бюджета.

После нажатия на кнопку «Перестановка» откроется форма обработки кодирования элементов.

Пользователь должен выбрать группу статей, переставлять элементы выбранной группы как требуется и нажать кнопку «Далее». После этого кодификаторы будут заполнены в возрастанию.

Важно: кодификатор статей используется для сортировки статей в отчете бюджета.

Заполнение данного справочника требует знания бухгалтерского учета. Форма элемента зависит от выбора источника данных

В текущей редакции бюджетирования 1.0 существуют только 4 значения источника сбора фактических данных:

• Оборот счета (Данные БУ),
• Оборот Субконто (Данные БУ),
• Процент выполнения,
• Алгебраическая сумма.

Статьи бюджета можно УСЛОВНО разделить на 2 категории по источнику образования:

• статьи оборотов. Это статьи бюджета, у которых в качестве источника данных выбран оборот счета или оборот субконто счета;
• расчетные показатели. Это статьи бюджета, у которых в качестве источника данных выбран процент выполнения или алгебраическая сумма статей.

Важно: для ввода плановых оборотов данных используются только статьи оборотов, т.е. те статьи бюджета, у которых установлено значение источника «Оборот счета» или «Оборот субконто».

Форма элемента статьи бюджета при выборе источника вида «Оборот счета (Данные БУ)» показана на рисунке 11.

При выборе источника «оборот счета» или «оборот субконто» доступны следующие обязательные реквизиты:

• вид оборота. Дебет или кредит;
• способ распределения. Регистрировать оборот в бюджете в день регистрации проводки или распределять оборот равномерно на месяц;
• счет. Основной счет проводки

Важно: распределять оборот равномерно на месяц имеет смысл, когда вы хотите анализировать бюджет в разрезе недели.

Некоторые затраты, например, аренда помещения, регистрируются, как правило, один раз месяц. Если затраты регистрируются, например, раз в квартал, то тогда эти затраты не распределяются на три месяца квартала, а регистрируются в бюджете того месяца, когда была зарегистрирована проводка потому, что в версии 1.1 не предусмотрена возможность распределения оборота на произвольное количество месяцев.

Этот реквизит не обязателен для заполнения. Он полезен, когда в отчете необходимо отразить процент данной статьи от другой. Для этого укажите статью бюджета в качестве делителя в формуле расчета процента. Например, когда требуется отражать в бюджете процент списанных товаров от проданных. В этом случае укажите статью, которая будет в качестве делителя в расчете процента. Этот процент не имеет кодификатора и не является отдельной статьей бюджета. Сначала отражается статья с кодификатором, а затем на следующей строке – процент с отступом.

Процент не имеет кодификатора и печатается с наклонным шрифтом в отчете

«Гиперссылка бюджет (ы)».

Если статья бюджета не будет связана с моделью бюджета, то не она не будет отображена в отчете. Для установки связи статьи с моделью отчета нужно нажимать по гиперссылке «Бюджет(ы)» или переходить на «Состав модели бюджета» в панели формы.

Закладка «Отбор данных»

Закладка отбора предназначена для установки отбора данных. Список доступных полей отбора зависит от выбранного счета.

В случае отбора «Корсчет без субсчета» нужно выбрать «В группе из списка» или «Не в группе из списка».

Важно: в целях упрощения программного кода перечень условий ограничен. Условия типа «Равно» или «Не равно» отсутствуют и заменены на более обобщенные условия – «В списке» / «Не в списке» соответственно. Дело в том, что условия «Равно» или «Не равно» являются частными случаями – это только один элемент списка.

Очень важно правильно выбрать вид оборота – дебет счета или кредит счета. При нажатии кнопки «Сформировать», формируется отчет по оборотам счета за выбранный период с учетом установленного отбора.

Настройка статьи бюджета с источником данных «Оборот Субконто» счета аналогична источником данных «Оборот счета». В этом случае меняются только доступные поля отбора.

Реквизит «Вид субконто» нужно обязательно заполнить и установить отбор параметров. Чтобы убедиться, что отбор установлен правильно, нужно сформировать отчет.

Это результат последовательного выполнения нескольких операций суммирования и вычитания статей бюджета. Для ввода статей бюджета, которые увеличивают результат (суммирование) предназначена левая таблица. Для ввода статей, которые уменьшают результат (вычитание) используется правая таблица.

Для этого вида источника не доступны реквизиты справочника: вид оборота и способ распределения.

Реквизит «Имеет процент в отчете» доступен для тех случае, когда потребуется выделять процент в отчете относительно другой статьи. Отметим, что выделенный процент в форме отчета бюджета, как было сказано выше, не имеет кодификатора и не является отдельной статьей бюджета.

Данный вид источника используется, когда нужно выделять отдельную статью бюджета по формуле процента: 100 * знаменатель / делитель.

Для ввода статей в списке знаменателей используется левая таблица, а для ввода статей в списке делителя предназначена правая таблица.

Алгоритм расчета очень простой. Сначала суммируются все статьи из таблицы «Знаменатель», затем суммируются статьи в таблице «Делитель», а результат деления умножается на 100.

Реквизиты «Вид оборота», «Способ распределения» и «Имеет процент в отчете» не доступны в этом случае.

Справочник ЦФО (Центр финансовой ответственности) – это укрупненное структурное подразделение предприятия. В табличную часть справочника входят подразделения организации.

В состав ЦФО могут входить разные подразделения. Например, все цехи предприятия могут входить в один и тот же центр затрат. Также одно и то же подразделение может входить в разные ЦФО. Программа не проверяет вхождение подразделения в другие ЦФО .

Важно: для версии ПРОФ нет смысла использовать ЦФО в этом прикладном решении бюджетирования, потому что не все проводки содержат подразделение. Учет подразделения в плане счетов бухгалтерии ПРОФ ведется только на счетах затрат ( 20,25,26 и др.).

Документы «Экземпляры бюджета» предназначены для ввода планируемых оборотов бюджета. Этот документ используется для первичного планирования и корректировок плановых данных. Его заполнить намного проще, чем аналогичный документ в решениях 1С.

Здесь нет понятия сценария бюджетов. Каждый экземпляр бюджета составляется на год в разрезе организации и подразделения. Реквизиты: год, организация, подразделение – уникальны, нельзя создать документы с одинаковым сочетанием этих полей.

В таблице нельзя добавлять или удалять строки. Каждая строка соответствует одной статье оборота (статье бюджета со значениями источника данных оборот счета или оборот субконто). Как было сказано в параграфе 2.3, статьи бюджета с другими видами источниками сбора данных являются расчетными показателями и не планируются.

В контекстном меню таблицы, которое вызывается по нажатию правой кнопки мыши, можно установить значение текущей ячейки до конца года.

В следующих версиях расширения, возможно, появятся дополнительные функции в контекстном меню таблицы.

В панели управлении таблицы есть подменю «Заполнить», которое в этой версии содержит только одну процедуру «Загрузить из файла».

Процедура загрузки данных из файла имеет 2 возможности:

• Заполнение таблицы посредством функции «Копировать и вставить» через буфер обмена;
• Загрузка из внешнего файла.

Сопоставление (синхронизация) статей из файла (или из таблицы) со справочником в базе данных выполняется через кодификатор. Если кодификаторы не совпадают, то данные из файла не переносятся в базу данных бухгалтерии.

Для загрузки данных из файла нужно переключиться на закладку «из внешнего файла».

Важно: при использовании расширения в безопасном режиме действуют определенные ограничения – запрещен доступ к файловой системе. В результате загрузка из внешнего файла дает отказ и выдается следующее сообщение:

Для формирования отчета по бюджету нужно выполнить расчет. Результаты расчета хранятся в специальном регистре накопления расчетов, где регистратором является документ расчета.

Для создания расчета или расчетов нужно нажать на кнопку «Выполнить расчет» или «Создать» в контекстном меню. После этого открывается форма для ввода периода расчета.

Период расчета может быть произвольным – от одного месяца до нескольких месяцев. На каждый месяц периода создается по одному документу расчета. Если документ существует, то он пересчитывается.

Важно: расчет происходит в фоновом режиме. Пользователь может продолжить работу во время выполнения расчета.

Процедура закрытия расчета не обязательна. Она предназначена для свертывания результатов расчетов в регистре накопления и позволяет таким образом сократить объем накопления информации.

Повторный расчет снимает автоматический признак закрытия (свертывания) и перечитывает данные. В результате расчет будет снова развернутым.

Важно: для свернутых расчетов невозможно получить расшифровку оборотов по регистраторам в отчете по бюджету.

У отчета по бюджету 4 варианта группировки колонок отчета:

• бюджет по месяцам. Группировка колонок по месяцам;
• бюджет по неделям. Группировка колонок по неделям;
• бюджет по организациям. Группировка колонок по организациям;
• бюджет по подразделениям. Группировка колонок по подразделениям (не имеет смысла для версии ПРОФ);
• Бюджет по ЦФО. Группировка колонок по ЦФО (версия КОРП).

Для формирования отчета нужно выбрать модель бюджета. Строки отчета группируются по иерархической структуре справочника статей бюджета, которые входят в модель расчета и сортируются по кодификатору.

Отчет не имеет общих итогов. Сумма оборотов рассчитываются до уровня группировки. Доходы и расходы должны быть в разных группировках.

Для версии КОРП добавлен еще один вариант отчета – «Бюджет по ЦФО».

«1С:Бюджетирование» – удобный и простой сервис, который позволяет сформировать отчет по бюджету. Расширение упрощает процесс ведения бюджета и составления различных форм отчетов бюджета.

Тестируйте сервис «Бюджетирование» 7 дней бесплатно. Расширение совместимо с конфигурацией «1С:Бухгалтерия предприятия».