Как мы переосмыслили проведение крупных ивентов и перенесли их в онлайн-формат

«Мы помогаем людям собираться вместе при помощи технологий» — так звучал до недавнего времени наш слоган. Мы — это команда Bash Today, сервиса по бронированию площадок для мероприятий. Наша деятельность всегда была завязана на «оффлайне». Пандемия 2020 года внесла свои коррективы и новый смысл в эту фразу — теперь встретиться без технологий стало попросту невозможным.

Наш бизнес потерпел крушение одним из самых первых — запрет на массовые скопления людей (сначала до 50 человек, затем 20 и вскоре даже 2 человека должны были находиться на дистанции не менее 2 метров) попросту разрушил наш основной вид деятельности примерно на 90%. Оставшиеся 10% приходятся на фото- и видеостудии, а также некоторые пространства, которые какое-то время еще бронировали для записи вебинаров, онлайн-курсов и тренингов.

Несмотря на то, что режим самоизоляции продлевали постепенно, мы будто предчувствовали, что все это будет продолжаться дольше, чем кажется. Мы не могли сидеть на месте и ждать, пока все закончится — вся наша команда горит тем делом, которым занимается — мы не могли позволить компании сломаться, а клиентам остаться без возможности проводить мероприятия. И мы начали думать.

Казалось бы, что сложного — просто поменять формат работы? Но для нас это не было просто форматом — это был тот смысл и месседж, который мы несли в массы долгое время. Мы говорили о том, что настоящее общение, незабываемые эмоции и полную погруженность в мероприятие можно получить только в «оффлайне», а что теперь?

Мы понимали, что единственный возможный вариант сохранения мероприятий — их перенос в онлайн-формат. Не было смысла создавать новую платформу для онлайн-общения — для этого вполне хватало существующих решений по типу Skype, Zoom и так далее. Мы хотели создать что-то новое, действительно уникальное, что могло бы приблизить онлайн-мероприятия к реальным. Первое, что мы сделали, это собрали минусы уже существующих решений. Например:

• «Онлайн» воспринимается как дешевый инструмент

За то время, когда онлайн-трансляции были просто дополнением к основным возможностям мероприятия, у людей сформировалось ощущение «дешевой замены» — за что платить, когда ты даже не участник мероприятия, а просто смотришь на все происходящее со стороны? Это привело к тому, что большинство людей теперь воспринимает онлайн-мероприятия как то, что должно быть бесплатным.

• Спикер выглядит неубедительным

Довольно сложно быть убедительным экспертом в своей сфере деятельности, когда на заднем плане — кухня, а за стеной кричат дети и лает собака. В домашних условиях невозможно правильно настроиться — ты даже не видишь перед собой аудиторию, для которой вещаешь, не можешь пообщаться с ней или оценить, насколько им интересна тема и понимают ли они тебя. Когда от эксперта нет правильной подачи — весь смысл и доказательная база того, что он говорит, совершенно не воспринимается аудиторией.

• Любое мероприятие воспринимается как большой «домашний» звонок

Вы можете найти лучших экспертов, заменить домашние обои на специальный фон и даже ликвидировать посторонние шумы — в любом случае онлайн-конференция будет выглядеть, как созвон с близкими и друзьями, а спикер в нем — как дальний родственник. Почему так? На то много причин: у спикера нет ощущения «сцены» и, соответственно, правильной подачи — он выглядит «плоским», отсутствует динамика (всегда один ракурс съемки, неправильный свет, ограниченность движений и даже жестикуляции), интерактивы, взаимодействие. Не хватает и простого человеческого общения, потому что никакой чат не заменит аплодисментов, шутку слушателя из зала и возможность что-то спросить у аудитории или конкретного человека.

• Сложно удержать аудиторию

Здесь речь идет как о аудитории из зала, так и спонсорах мероприятий — допустим, как теперь продавать рекламное место компаниям, которые раньше могли выступить с докладом или сделать свой стенд на ивенте и привлекать к себе посетителей и будущих клиентов? Рынок еще не определился с тем, какие рекламные возможности здесь есть и что можно предложить потенциальному партнеру. Такие же сложности возникли и с тем, как продавать VIP-билеты. Основная мотивация людей, приобретающих их — возможность лично пообщаться с экспертами и профессиональной элитой, чего в «онлайне» сделать не удастся.

К тому же, если на «оффлайн» мероприятии есть негласные правила приличия для гостей, которые не позволяют приходить или уходить, когда пожелаешь, то здесь пользователь может подключаться и отключаться в любой момент, когда пожелает. О чем здесь говорить, если и на очном ивенте около половины всей аудитории сидит, украдкой (или не украдкой) смотря в телефон, а когда за тобой никто не наблюдает и перед тобой открыто множество вкладок браузера — ничто не помешает тебе переключиться на них.

Для нас действительно произошло переосмысление в прямом смысле этого слова — мы понимали, что мероприятия сейчас — это не место, а люди — подача спикеров, работа организаторов, вовлеченность аудитории и технологии. Нужно было создать качественное решение, которое бы обеспечило бесперебойное взаимодействие всех человеческих факторов.

Еще в начале марта, до активных запрещающих мер, мы поняли, что все к тому идет. Было очевидно, что в скором времени сильно вырастет спрос на съемки, трансляции, проведение вебинаров. К тому же, не смогут быть реализованы уже запланированные крупные ивенты — конференции, презентации продуктов и так далее. Все это нужно переносить в «онлайн», не потеряв их ценности, но как?

Мы понимали, что это не может быть проведено в формате обычного «созвона» в мессенджере — нужно было сохранить ощущение масштабности происходящего и возможности донести информацию до аудитории «со сцены». Вариант с обычной онлайн-трансляцией и съемкой спикера, даже на качественную камеру, нам тоже не подходил — крупные мероприятия создаются, по большей части, за счет интерактивов и обратной связи — вопросов, дискуссий, обсуждений, возможности видеть эмоции друг друга, а в таком формате это было бы больше похоже на выпуск «Новостей» или очередную скучную лекцию.

Нужно было решать — мы связались с двумя командами, одна из которых занималась настройкой и подключением телемостов, а вторая — мероприятиями с LED-экранами, на которых выводится изображение.

За основу мы взяли концепцию презентаций продуктов Apple — это большая сцена, спикер и позади него выводится изображение на огромных экранах. И это все показано не просто «вот оно есть, смотрите», а благодаря правильным режиссерским акцентам есть внимание и на самом спикере, и на том, о чем он рассказывает, контенте. Это выглядит дорого, масштабно, а главное — убедительно.

Уже в марте мы собрали наш продукт — сначала в ангаре у ребят — это два больших экрана с пространством между ними, «сценой» (есть несколько вариантов расстановки, но этот — основной).

Спикеры находятся посередине, вещая будто бы с настоящей сцены масштабного ивента, а на экранах выводится аудитория — множество окошек с лицами слушателей. Связь осуществляется на основе ведущих систем онлайн-связи: Zoom, Webex и так далее. В чем же радикальные отличия нашего решения от стандартной онлайн-конференции?

• Возможность видеть свою аудиторию и общаться с ней

Слушатели в буквальном смысле находятся перед спикером — на уровне глаз, в размере, наиболее приближенном к реальному. Важно, что это НЕ трансляция, когда пользователи в реальном времени смотрят на происходящее, но не имеют возможности поучаствовать (при желании такой формат может сопутствовать). Это живой разговор с аудиторией. Можно увидеть, как кто-то поднял руку, чтобы задать вопрос, засмеялся в ответ на вашу шутку или хочет поспорить. Спикер может задать вопрос конкретному человеку «из зала», устроить небольшую дискуссию или обсуждение. Это равно важно как для ведущего, так и для аудитории — они чувствуют себя не просто слушателями, но настоящими участниками мероприятия.

• Убедительность спикера

Спикер ощущает себя «на сцене» — он может свободно перемещаться, двигаться, жестикулировать. Благодаря этому меняется и подача материала — он становится более эмоционально насыщенным, уверенным и интересным для слушателей. Важно, что говорящий может в режиме реального времени видеть эмоции слушателей, оценивать их интерес и, владея навыками ораторского искусства, поддерживать его.

• Интерактивность

Опросы, голосования, небольшие бизнес-игры и фасилитируемые дискуссии делают мероприятие не просто полезным, но и живым, интересным, а главное — запоминающимся для аудитории. Для любого слушателя это не просто возможность поучаствовать в обсуждении и высказать свою точку зрения, но и вклад в создание самого ивента, возможность трансформировать его по ходу действия. Организаторы и спикеры получают от этого свою, не менее важную пользу — удобство аналитики мероприятия — вовлечения пользователей, выявления интересных для аудитории тематик и наиболее успешных форматов подачи информации.

• Технологические возможности

Многоракурсная съемка спикера, онлайн участников и всего мероприятия в разрешении Full HD, телесуфлер, качественный звук, дублирование всех систем, обеспечивающих онлайн-мероприятие, режиссирование онлайн-трансляции в реальном времени и транслирование на популярные платформы: YouTube, Instagram, Facebook.

Весь апрель мы тестировали продукт на нас и наших друзьях, которые проводят мероприятия. Оттачивали все действия и необходимые технические нюансы трансляции, коммуникации, взаимодействия оборудования, чтобы в будущем, сотрудничая уже с настоящими партнерами, обеспечивать быструю и качественную работу.

В начале мая мы решили, что ангар — все же не наш формат. Нужно было сделать студию удобной и доступной. Мы могли организовать онлайн-мероприятие в любом месте, где захочет заказчик — привезти оборудование и установить все буквально за один день, но нужно было и наше место, куда люди могли бы просто прийти и провести свой ивент.

Мы рассматривали несколько вариантов, хорошо, что, благодаря нашей масштабной работе с площадками Москвы в Bash Today, знаем мы их немало. Остановились почти на самом центре Москвы — Мясницкой улице, площадке Quattro Space - перевезли все оборудование и начали подготовку к первому «боевому» мероприятию.

Одним из самых первых крупных мероприятий, которое прошло на нашей площадке, стало выступление Ласло Габани (основателя Fotobiz.ru) на Synergy Digital Forum 2020. Странно, но мы почти не переживали — за месяц отработки продукта на себе, мы были полностью уверены в его качестве. Конечно, были небольшие переживания, но скорее за то, как продукт оценит человек, который не принимал участия в его создании — понятное дело, мы были слишком пристрастны, чтобы оценивать объективно.

Выступление Ласло прошло замечательно — наверное, в глубине души мы даже не ожидали такого крутого эффекта. Все выглядело так, как мы и хотели, — масштабно и эффектно — спикер вещал «со сцены”, общался со своими слушателями и произошел настоящий “коннект» эксперта с аудиторией.

Выступление прошло так, будто это было всегда — качественное изображение в разных ракурсах, хороший звук и восторг зрителей. Под конец выступления мы даже сами удивились тому, что оно было всего лишь одним из первых.

Когда мы подошли к Ласло по окончании мероприятия, чтобы взять отзыв, мы услышали те самые заветные слова: «Ребята, спасибо! Я и не знал, что в онлайн-формате можно быть настолько убедительным для своих зрителей».

Наверное, кто-то задался вопросом, что же будет с Duo Screen, когда нам все же разрешат собираться вместе и «обычные» мероприятия вернутся в нашу жизнь?

Стоит признать, что мероприятия уже не станут такими, как прежде. Мы считаем, что это хорошо — такие события провоцируют быстрый рост и то, что могло бы прийти в нашу жизнь через пару-тройку лет, стало реальностью уже сейчас.

Нет, мероприятия не перейдут в онлайн полностью — по крайней мере, сейчас. Мы все еще любим встречаться очно, видеть глаза человека напротив и иметь возможность общаться вживую — все это создает особую атмосферу и контакт между людьми.

Мы считаем, что подавляющее количество ивентов станут «гибридными» — соединением «оффлайна» и «онлайна». В залах по-прежнему будут сидеть зрители, но такими же полноценными участниками станут и те, кто присутствует «онлайн». Подчеркнем, что именно участниками, а не просто зрителями трансляции — у них будет возможность задать вопрос, пообщаться с любым человеком из зала и поучаствовать в интерактивах.

Например, Департамент предпринимательства и инновационного развития Москвы уже сейчас рассматривает возможность проведения серии мероприятий на территории студии Duo Screen, где будут присутствовать как обычные зрители в зале, так и онлайн-участники. Это удобно — каждый сможет выбрать именно тот формат участия, который ему подходит.

-------

Вот так эпидемия заставила нас не просто изменить формат работы, а переосмыслить их в корне — теперь мы уверены, что спикеры могут быть убедительными, а крупные ивенты масштабными и эффектными даже в онлайн-формате. Мы сами сделали их такими.