Всем привет, сегодня я хотел бы рассказать, как я искал 25-ый час в сутках.
С началом самоизоляции я, как и многие, столкнулся с тем, что мне стало необходимо работать удалённо из дома. И хотя наша компания была технически готова к такому повороту событий, при работе удалённо, лично я, столкнулся с тем, что задачи, с которыми на работе я справлялся достаточно оперативно, при работе удалённо стали требовать гораздо больше времени. Т.е. в рабочей процесс стали вмешиваться, как *внешние* факторы, в лице моих домочадцев (у кого есть маленькие дети меня поймут), так и внутренние рабочие препятствия, связанные с тем, что проекты, с которыми я работаю завязаны не только на меня лично, но и на другие отделы, такие как: технический департамент, юридический, маркетинговый и конечно финансовый. И тут стали появляться задержки по времени, так как все запросы и вопросы мы обсуждали в почте и занимались пересылкой информации от одного департамента в другой, а потом обратно.
Соответственно время обработки таких запросов увеличилось, что привело к затруднению контроля их выполнения. И что я уже только не делал: стикеры, тайм-менеджмент, заметки и многое другое. Всё это позволяло более эффективно работать мне, но любой проект - это совокупность работы группы людей или отделов, и именно это взаимодействие давало сбой. Мы с коллегами собрались и стали думать, что бы нам такого сделать, чтобы наше взаимодействие стало более эффективным. Оказалось, что нужный инструмент у нас уже давно был под рукой, но мы пользовались только малым его функционалом. Этот инструмент - Microsoft Teams. В большинстве случаев мы использовали MT только внутри отдела для аудио и видео конференций, переговоров с заказчиками, для чатов и обсуждений между сотрудниками, но он имеет более глубокий функционал, чем тот, который мы использовали ранее.
Для взаимодействия между отделами мы создали различные каналы, группы работающие над проектами, в которых мы могли добавлять файлы и даже одновременно их редактировать с возможностью отслеживать, кто внес последние корректировки. Особенно важным для нас было добавление сотрудников в группы - в любой момент времени у пользователя была возможность просматривать то, что мы уже сделали или обсудили до его вхождения, т.е. войти в курс дела, просто просмотрев историю сообщений, тем самым ускорить свое вхождение в проект.
Так как у Microsoft Teams есть доступ к различным приложениям, таким как: Power BI, SharePoint, OneNote, из единого приложения и без большого кол-ва окон мы стали между отделами использовать такое средство как “Планировщик”. Он позволил ставить задачи на разные отделы и контролировать их выполнение. Также можно без труда понять, в каком отделе *завис* тот или иной проект, кто за него отвечает и определить степень его выполнения.
Именно начав использовать дополнительный функционал Microsoft Teams, мы смогли выйти на ту же скорость работы с проектами, как и в офисе, а в дальнейшем, я уверен, что мы сможем повысить нашу производительность.
Но это, что касается меня! Часть сотрудников в приватных беседах жаловалась на неудобства. Им сложно было взять себя в руки, когда за ними нет контроля, пусть даже и не тотального, как в офисе. Ничего не мешает взять телефон в руки и почитать новости, посерфить по интернету или посмотреть фильм, а это тоже очень негативно сказывалось на производительности труда. И люди, несмотря на карантин, рвались в офис, понимая, что не могу эффективно работать удалённо. И тут нам на помощь пришло решение от компании Staffcop.
Это решение позволяет вести учёт рабочего времени, контроль присутствия на рабочем месте и продуктивность сотрудников, и я могу сказать, что данное решение, помогло.
Что мы смогли начать контролировать
- Занятость, круг задач, решаемых в течение дня.
- Работу с папками, файлами, документами — создание, внесение изменений, переименование, удаление; передача файлов по сети, запись на подключаемые носители.
- Деятельность в интернете — посещение сайтов, социальных сетей, развлекательных площадок.
Этого более чем достаточно, чтобы сотрудник чувствовал себя *под присмотром* и начинал работать более эффективно.