Как организовать удаленную работу? На этот вопрос каждая компания имеет свой уникальный ответ. Особенно в условиях коронавируса, когда четверть населения сидит дома. Удаленка — такой же бизнес-процесс, как и HR, маркетинг и PR, требующий постоянного изучения и развития. И уровень "прокачки" организации удаленной работы можно разделить на 5 уровней.
Удаленка по почте
На этом этапе компания не сделала ничего определенного, чтобы поддержать и улучшить удаленную работу.Главный способ коммуникации в такой компании — электронная почта, иногда созвоны в мессенджерах, еще реже — онлайн-конференции (которые они, скорее всего, проводят в Skype).Что касается рабочих процессов — весомую их часть, которую сотрудники выполняли в офисе, они отбросили, снизив продуктивность до уровня частичной занятости.
На этом уровне оказались 95% компаний, экстренно перешедших на удаленку в связи с коронавирусом.
Имитация настоящего офиса в онлайне
Это то состояние организации процессов, в котором находится большинство компаний сейчас, спустя 2,5 месяца с начала самоизоляции. Обычно это традиционные компании.
На этом уровне у сотрудников есть доступ к платформе видеоконференцсвязи (например, Mind), корпоративным мессенджерам (например, Slack), и почте. Но вместо того, чтобы адаптироваться к новым условиям, такие компании имитируют настоящий офис в, по сути, уже цифровом мире.
В таком подходе есть один существенный минус: имитация направлена на сохранение привычек, а не все привычки являются хорошими. Для наглядности: тут вы встретите видеоконференции на 10 человек там, где хватило бы и двух, постоянные сообщения в Slack без надобности по 40 раз в день, отвлекающие каждого сотрудника и тяжело дающиеся всем ответы на электронные письма. Как правило, в таких компаниях требуют отвечать как можно быстрее. На коммуникацию отводится до 40% времени, что не есть хорошо.
На этом уровне от сотрудников жестко требуют находится на рабочем месте с 9 до 5, вкупе с, по сути, шпионским софтом, который отслеживает весь трафик и активность сотрудника в это время.
Если ваша компания сейчас находится тут, то впереди у вас еще долгий путь.
Адаптация к удаленной работе
На этом этапе компании начинают адаптироваться к удаленной работе, пользуясь положительными моментами. Например, появляется привычка хранить все на облачном диске, раздавая доступ к условному Google-доку, в котором в онлайн-режиме можно наблюдать за процессом, а в дизайн-студиях вместо неповоротливого Photoshop приходит шустрая и облачная Figma.
Если у вас многонациональная компания, то один из удачных примеров использования Google Docs — записывать туда основные моменты во время обсуждения. Участники видеоконференции также имеют доступ к документу, исправляя неточные моменты. Таким образом проблема "сломанного телефона", существующая на предыдущих двух уровнях, устраняется.
На стадии адаптации бизнес начинает помогать сотрудникам с покупкой хорошего оборудования — например, шумоподавляющие микрофоны или лампы мягкого освещения для видеозвонков.
Эффективное общение в тексте становится критически важным для компаний, которые работают удаленно. В таких компаниях не принято беспричинно прыгать в конференцию, большая часть коммуникации строится на текстовых сообщениях в Slack или подобных ему сервисах, поэтому постепенно начинают формироваться регламенты ведения удаленной работы.
В таких компаниях нередки случаи, когда даже процесс найма новых сотрудников ведется по переписке, почти полностью исключая видеозвонки.
Что касается регламента для видеовстреч:
- Сотрудник приглашает коллег к видеоконференции, только если это критически необходимо настолько, что не может быть решено другим способом (позвонить в мессенджере, написать на почту и т. д.)
- Максимальная длина веб-конференции — 15 минут, пролонгируется только в критических ситуациях
- У каждого созвона есть определенная цель и ожидания от него
- Приглашать только тех участников, принятие решения без которых невозможно
- На конференциях нужно согласовывать план действий и дату завершения задач
- Ни в коем случае не использовать видеозвонки просто для того, чтобы проинформировать коллег — в таких случаях используются массовые почтовые рассылки или каналы в Slack
Асинхронная коммуникация
"Я отвечу на это, когда у меня будет на это время" — фраза, которой можно описать подход к организации удаленной работы в таких компаниях.
Реальность такова, что не на все сообщения нужно отвечать сразу и не ко всем задачам необходимо приступать немедленно.
Разумеется, если вопрос срочный, то тип коммуникации должен это отражать — например, можно набрать коллегу в мессенджере или в Mind.
Кроме очевидного преимущества в виде того, что вы даете коллегам время на раздумья, и ответы получаются более осмысленными и рациональными, люди делают меньше ошибок в принятии решений при таком подходе к коммуникации.
По словам Роберта Грина, если вы хотите отодвинуть эмоции в сторону, просто дайте себе немного времени "на подумать". Давая людям это время, вы будете получать в ответ те решения, которые действительно были обдуманы человеком, а не то, что первое пришло в голову. Чем больше времени ваша команда проведет в таком режиме, тем больше правильных решений примет в сравнении с предыдущими уровнями, поэтому эффект аккумулятивный.
Для того, чтобы избежать перебрасывания ответственности друг на друга, разрабатываются следующие правила:
- В письме должны быть отражены все факторы, которые могут повлиять на решение касаемо задачи
- Обязательна дата завершения задачи
- Должен быть предусмотрен план Б на случай, если исполнитель не может приступить к задаче
Например:
Привет, Максим!
Скинул тебе материалы для новой рекламной кампании, прошу согласовать их до 14:00 этой среды.
Прикрепил ТЗ и целевые показатели, которых планируем достичь. Если есть какие-то сомнения — звони по номеру 8 (800) xx-xx-xxx
Компании, которые действительно интегрировали асинхронную коммуникацию в корпоративную культуру, далеко шагнули за пределы индустриальной революции, где основной метрикой производительности являются часы, проведенные на работе, а присутствие на рабочем месте с уровнем продуктивности, как это было на всех заводах.
Эксперты считают, что команды, работающие в режиме асинхронной коммуникации, способны обогнать локальные компании, в которых сотрудники обязаны сидеть на рабочем месте с 9:00 до 17:00, в три раза, если измерять эффективность.
Проснувшиеся ночные совы
Фактор, о котором мы не упомянули — свои биоритмы у каждого человека. Ученые считают, что они устанавливаются еще при рождении — ты либо ночная сова, либо ранняя пташка.
В разных исследованиях приводятся разные цифры, но из них становится понятно, что от 30 до 40 процентов населения Земли — ночные совы, что, по сути, означает, что привычный режим 9:00 — 17:00 губит потенциал эффективности почти половины планеты.
Рабочий день в среднем начинается в 7 или 8 утра, а ночные совы, проснись они так рано, чувствуют себя разбитыми. Некоторые ученые называют это "социальным джетлагом" — ощущением, которое похоже на состояние после ночного перелета из одной страны в другую.
Асинхронная коммуникация дает возможность таким людям раскрыть свой потенциал продуктивности, хоть это и непривычно поначалу, когда весь мир работает в ином графике от тебя.
Нирвана
Пятый уровень удаленной работы — компания, эффективность которой во много раз превышает коллектив, работающий в офисе. Эксперты считают, что для достижения подобного нужно помогать создавать сотрудникам рабочую среду у себя дома.
Итог
Работа из дома — привилегия, каковой не каждый располагает, поэтому давайте постараемся быть более избирательны к тому, как мы работаем и пробовать новые способы организации удаленного офиса. Кажется, вариант удаленки с асинхронной коммуникацией решает проблему детей, котов и жён.
Расскажите в комментариях, с чем вы согласны или не согласны? И на каком условном уровне из представленных в статье, находится ваша компания?