Какие отчеты должен сдавать работодатель в военкомат — новые правила с 2024 года
Если у организации есть хотя бы один военнообязанный — придется сдавать отчетность в военкомат в полном объеме. Вопросу стоит уделить особое внимание, поскольку штрафы за нарушения воинского учета высоки. Эксперты Главбух Ассистент рассказали, какие отчеты сдавать в военкомат и что учесть при их заполнении.
Воинский учет ведут военные комиссариаты: военнообязанные граждане должны подавать личные сведения по месту пребывания или постоянного жительства. Но в текущих условиях военнообязанные не всегда приходят в военкомат, чтобы обновить сведения о себе. Государство переложило часть ответственности на работодателей. Руководитель или ответственный за ведение воинского учета в компании обязан сам передать ведения в комиссариат. Например, если не уведомить об оформлении трудового договора или его прекращении с военнообязанным, можно получить штраф от 40 до 50 тысяч рублей.
Как построить воинский учет в организации
- Разработайте положение по воинскому учету организации. Заведите карточки военнообязанных сотрудников и оформите картотеку. Ведите воинский учет по всем работникам, даже совместителям. Исключение — исполнители по ГПД и иностранцы.
- Назначьте ответственного сотрудника за ведение воинского учета. Это может быть замдиректора по работе с персоналом или кадровик. Закрепите его основные обязанности по вионскому учету в приказе, трудовом договоре и должностной инструкции.
- Проверяйте военные билеты у всех новых сотрудников. Смотрите, чтобы в билете не было исправлений и помарок, записи вносились по порядку — черными или синими чернилами. В новых образцах обязательно должно быть фото, а в старых советских — нет.
- Информируйте сотрудников о военных обязанностях. Например, если на работу пришла повестка, уведомьте о вызове в комиссариат в течение 3 дней. Можно завести внутренний журнал для вручения повесток, это убережет от штрафов.
- Оформляйте и выдавайте работникам направление для постановки на учет в военкомат. Вместе с направлением можно давать сотруднику памятку с перечнем нужных документов:
- копия паспорта, свидетельства о рождении;
- свидетельство о регистрации по месту жительства, если оно есть, выписка из домовой книги;
- справка из отдела кадров — подтвердит, что сотрудник действительно работает в компании;
- диплом или другой документ об образовании, квалификации;
- медицинская справка о состоянии здоровья;
- прикладные документы: сертификаты, справки, удостоверения о спортивных разрядах, воинской подготовке, курсах туризма или военного дела, если они есть;
- фотографии 3х4 — 6 штук.
Для учета направлений заведите внутренний журнал в свободной форме и графой «Ознакомлен, дата, подпись». Это дополнительный маркер контроля учета.
- Информируйте военкоматы о нарушениях. Например, если сотрудник уклоняется от вручения повестки, если в отчете допущены ошибки или данные в военном билете подделаны.
- Заведите журнал проверок воинского учета. Скачайте бланк в приказе Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021. Заполненный журнал прошнуруйте, опечатайте и заверьте подписью руководителя. Это обязательное требование военкоматов. Если нет такого журнала, будут штрафы.
Какие отчеты нужно сдавать в военкомат
Прежде чем формировать отчеты, надо определиться с количеством военнообязанных сотрудников. Учету подлежат все мужчины призывного возраста, кроме тех, что освобождены от воинской службы на законных основаниях. Напоминаем, что иностранцев и исполнителей по договорам ГПХ учитывать не надо.
Важно! Если в организации есть женщины, которые имеют военную специальность, они также подлежат воинскому учету.
Смотрите ниже, какие отчеты и в какие сроки сдавать.
1. Данные о работниках-мужчинах в возрасте 15 и 16 лет - Работодатель не должен подавать отчет с 5 августа 2023 года, но военкомат может запросить его в любой момент самостоятельно.
2. Отчет о работниках, которых надо поставить на воинский учет в первый раз - Комиссариаты сами запрашивают его — присылают в организацию уведомление в бумажной или электронной форме до 15 сентябряОтветить и сдать отчет надо до 1 ноября.
3. Анкета сотрудника для постановки на первичный воинский учет - До 1 ноября вместе с отчетом о сотрудниках первичного учета.
4. План работы по воинскому учету - До 31 декабря текущего года на следующий год.
5. Карточка учета организации в военкомате - Вместе с планом, согласовать срок с военкоматом.
6. Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе - Вместе с планом, согласовать срок с военкоматом.
7. Уведомление о принятом или уволенном военнообязанном - В течение 5 дней с момента приема или увольнения.
8. Уведомления о работниках, которые уже состоят учете и не состоят, но обязаны состоять - Если запросил военкомат — две недели со дня запросаЕсли работодатель выявил уклониста — 3 дня с того момента, как обнаружили нарушение.
9. Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время - До 31 декабря текущего года, но стоит уточнить срок в местном военкомате.
10. Уведомление об изменениях сведения военнообязанного - В течение 5 дней с момента изменения сведений.
11. Список сотрудников для сверки сведений воинского учета - Не реже одного раза в год или по запросу военкомата.
По новым правилам, которые действуют с августа 2024 года, ответственные за воинский учет организаций направляют учетные сведения о гражданах и сведения о выявлении работников-нарушителей могут не только через порталы государственных и муниципальных услуг, но и в других информационных системах и ресурсах. При условии, что их допускает 53-ФЗ от 28.03.1998. Направлять сведения по воинскому учету оператору государственного информ ресурса через Госуслуги больше не надо (Закон 270-ФЗ от 08.08.2024).
Есть еще один отчет, который организации должны сдавать в комиссариат — о наличии и техническом состоянии транспорта. Он не относится к воинскому учету напрямую, но компании обязаны предоставить такую информацию по запросу военкомата.
Обычно комиссариаты собирают информацию о наличии и техническом состоянии транспортных средств от ГИБДД или Технадзора и не просят данные у компаний-владельцах (порядок, утв. приказом Минобороны № 151 от 14.03.2014). Более того, если у вас в собственности есть транспорт, он уже стоит на учете в военкомате — даже если вы ничего и никуда не направляли.
Но несмотря на автоматизированный сбор сведений военкоматы могут направить запрос по транспорту непосредственно в компанию. И вы обязаны на него ответить — в тот срок, который комиссар указал в запросе (п. 26 Положения, утв. Указом Президента № 1175 от 02.10.1998). Если проигнорируйте требование, директору грозит штраф до 50 000 рублей, компании — до 400 000 рублей.
Унифицированного бланка отчета в военкомат по транспорту нет. Вы можете разработать его сами, указав в ответе те сведения, которые запросил военкомат. Или можно воспользоваться рекомендованной формой отчета, при необходимости добавив туда нужные информационные колонки.
Что важно учесть при взаимодействии с военным комиссариатом
Перечислили нюансы, которые помогут успешно сдавать отчетность и избежать штрафов.
- Отчеты в военкомат теперь отправляют в электронном виде. Чтобы подтвердить факт сдачи на случай проверки, сделайте скриншот, где будут дата и время отправки отчетности. А если вдруг в момент отправки возникнут технические сбои — в сети или на вашем ПК, отправьте отчеты в военкомат по почте — письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Если будет проверка, то можно подтвердить, что руководитель компании или ответственный за ВУ сотрудник полностью выполнили свои обязанности. Организация не получит штраф до 50 тысяч рублей за несдачу отчетности.
- Если кадровик или руководитель организации принимает на работу нового сотрудника, а он отказывается предъявлять документы воинского учета, нельзя отказывать в трудоустройстве. Трудовой Кодекс не запрещает оформлять трудовой договор с тем, кто не предоставит военный билет. А вот отказом можно нарушить трудовые права гражданина — об этом говорят статьи 3 и 64 ТК.В данном случае можно поступить так — принять нового сотрудника, уведомив его о правилах воинского учета и мерах ответственности. Если он не предъявит документы, то послать уведомление в военкомат, чтобы избежать административной ответственности и штрафа «за несодействие».
- Военкомат может сам приехать в организацию, чтобы провести выездную проверку. Сотрудники комиссариата будут сверять учетные документы со своими данными. Если они обнаружат, что у вас есть сотрудники, по которым у комиссариата нет данных, то запросят сведения по форме № 5.
Ответственность и штрафы за ошибки в отчетах в военкомат
Штрафы за нарушения в организации воинского учета и несодействие военным комиссариатам существенные. Причем наказывают как ответственных должностных лиц (обычно это руководитель), так и сам организацию.
Если не подать список граждан для первоначальной постановки, то штраф:
- для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей;
- для организаций – от 350 000 до 400 000 рублей.
Основание — статья 21.1 КоАП.
Если не сдать другие отчеты, которые нужны военкомату, чтобы вести воинский учет в полном объеме, то штраф получит только должностное лицо — от 40 000 до 50 000 рублей.
Основание — статья 21.4 КоАП.
Если «укрывать» сотрудника от мобилизации или не оказывать содействие военкомату, то штраф:
- для должностных лиц — от 60 000 до 80 000 рублей;
- для юридических лиц – от 400 000 до 500 000 рублей.
А если не предоставить транспорт и другую технику на сборные пункты и в воинские части по требованию военкомата, штраф составит:
- для должностных лиц — от 60 000 до 80 000 рублей;
- для юридических лиц – от 400 000 до 500 000 рублей.
Основание — новая статья 19.38 КоАП.
Важно! Если в вашей организации нет военнообязанных сотрудников, вы не должны отчитываться в военкомат. Но чтобы наверняка избежать штрафов по воинскому учета, напишите военкому письмо в произвольной форме. В тексте укажите, что в штате вашей компании на конкретную дату отсутствуют сотрудники, подлежащие воинскому учету. Но как только военнообязанные работники появятся, придется организовать воинский учет и отправить все необходимые отчеты в военкомат.
Если вам нужно наладить воинский учет в организации с нуля или провести аудит учета, обратитесь в аутсорсинг бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент. Наши эксперты будут ежемесячно вести учет и заполнять 18 обязательных документов по воинскому учету. Также мы возьмем на себя общение с военкоматами и администрациями. Рассчитайте тариф обслуживания в Главбух Ассистент на калькуляторе и сразу оставляйте заявку, чтобы получить презентацию о наших услугах.