Как управлять удаленной командой. Советы руководителей школы современных профессий Interra

Работа в офисе для многих компаний понятнее, чем онлайн. Уже на первых шагах управления удалённой командой у большинства руководителей возникают сложности: непонятно, как контролировать процесс выполнения задач, какой график устанавливать, что делать, если сотрудник не выходит на связь.

В этой статье мы поделимся своим опытом и советами по организации работы удаленной команды. Надеемся, что с их помощью вы сможете наладить быстрые и эффективные процессы в формате онлайн.

Для управления командой онлайн-проекта вам понадобится платформа, которая будет служить виртуальным офисом. В ней вы сможете ставить задачи и назначать ответственных, вести переписку, делиться ссылками, хранить важные данные и многое другое.

Вот несколько платформ, которые могут вам подойти:

Trello. Платформа, которая работает по принципу виртуальных досок. В ней вы можете распределять задачи по проектам, продвигать их по стадиям готовности, назначать исполнителей и многое другое.

Asana. Удобный инструмент для планирования и работы с проектами, который используют компании Uber, AirBnB и Pinterest. Здесь можно общаться с членами удаленной команды, размещать задачи и следить за продуктивностью сотрудников.

Microsoft Teams. Платформа со всеми необходимыми инструментами для работы: заметками, возможностью хранить медиафайлы, чатом с видео- и аудиосообщениями.

Jira. CRM-система для ведения проектов с удобной интеграцией с облачными хранилищами файлов.

Битрикс24. Российская CRM-система, которая подходит для крупных проектов. В ней есть чаты, календари, инструменты для управления задачами, автоматическая аналитика, call-центр и многое другое.

Сравните несколько платформ и выберите ту, которая больше всего подойдет вашему проекту. Разберитесь, как она устроена, добавьте в нее всю необходимую информацию и проведите обучение для сотрудников, чтобы в будущем не отвлекаться на технические вопросы в процессе работы.

Онлайн-конференции команды могут казаться бессмысленной тратой времени, когда каждый и так загружен работой. Но именно вы как руководитель проекта можете сделать такие встречи источником мотивации и энергии для сотрудников.

Вот 3 правила, которых мы советуем придерживаться:

1. Выслушайте каждого. Это может быть отчет за прошедшую неделю или вопросы, жалобы на возникающие проблемы. Важно получить эту информацию во время онлайн-встречи. Не обязательно сразу отвечать на все вопросы сотрудников, но ваше внимание покажет, что они вам не безразличны.

2. Не затягивайте. Продолжительность встречи зависит от сложности проекта, количества человек в команде и многих других факторов, но помните, что время ‒ это деньги. Следите за ходом разговора, модерируйте его и удерживайте в адекватных временных рамках.

3. Показывайте картину в целом. Главное, что дают такие встречи ‒ ощущение причастности общему делу и возможность увидеть вклад каждого члена команды в достижение цели. Постарайтесь, чтобы после встречи каждый ваш сотрудник уходил с четким пониманием не только своей задачи, но и ее значимости для проекта.

Обязательно составьте график конференций. Они должны проходить запланировано и в привычное время, чтобы сотрудники были к ним готовы и не пропускали. Это повысит общую результативность и сплоченность.

Записывайте все решения

Когда общаетесь с несколькими сотрудниками и пользуетесь более чем одной платформой, вы рискуете потерять нужные ссылки и договоренности в потоке данных. Поэтому мы советуем записывать всю информацию, которая к вам поступает, и делиться ей с командой.

После проведения онлайн-встреч составляйте бриф. В нём должно быть следующее:

• какие задачи необходимо выполнить,
• на какой стадии находятся обсуждаемые задачи,
• кто ответственный за выполнение задач,
• какие сроки выполнения,
• кто, у кого и какую информацию должен запросить и т. п.

После составления брифа отправьте его сотрудникам и создайте необходимые задачи, внесите в них информацию из брифа и установите дедлайны.

Разработайте шаблон таблицы отчетности для сотрудников и назначьте сроки сдачи отчетов. Не так важно, как они будут выглядеть, ‒ главное, чтобы они давали представление о проделанной работе.

Таблица отчетности может включать следующие столбцы:

• название задачи;
• срок выполнения;
• название проекта/отдела, для которой выполняется задача;
• ссылка на документ с работой;
• стоимость (если у вас сдельная оплата) и другие показатели, которые актуальны в вашем случае.

Работа работой, но неформальное общение тоже нужно. Корпоративы в зуме, онлайн-квесты, живые встречи офлайн ‒ всё сгодится для того, чтобы у человека вырабатывался гормон окситоцин, который помогает строить социальные связи. Поздравляйте сотрудников с праздниками, узнавайте, как у них дела. Всё это поможет вашей команде стать крепче и работать эффективнее.

Будьте не надзирателем или начальником с палкой, а наставником, который способен на эмпатию и участие. Руководитель проекта должен не только устанавливать четкие рамки и правила работы, но и доносить ее смысл и ценность до всех членов команды.

Надеемся, что наши советы помогут вам в этом!