Бизнес-технологии – это прекрасное решение для оптимизации рабочих процессов в компании. На сегодняшний день многие организации приняли решение перейти на систему электронного документооборота, которая позволяет в значительной мере сэкономить ресурсы и финансы.
Microsoft Teams – это технология, которая способна вывести оптимизацию рабочих процессов в организации на новый уровень. Корпоративная платформа обладает широким функционалом, который позволяет значительно повысить уровень продуктивности в организации путем оптимизации процессов работы с документами, взаимодействия с коллегами и распределения задач.
Архитектура Microsoft Teams позволяет создавать на базе самой платформы собственные приложения, призванные облегчить и ускорить рабочие процессы. В этой статье мы рассмотрим 15 сценариев приложений, которые специалисты компании SystemZ (группа компаний i-Sys Labs) создали на базе Microsoft Teams.
1. Мониторинг сотрудников
В данном сценарии предполагается создание чат-бота, который позволяет отследить местонахождение сотрудников, уточнить состояние их здоровья и статус занятости. Происходит это следующим образом: в начале каждого дня сотруднику отправляется небольшая анкета, где он должен отметить, в каком формате проходит его рабочий день. Варианты ответы могут быть следующими: в командировке, работаю в офисе, работаю из дома, в отпуске, болею.
С помощью полученных ответов бот формирует отчет, в котором отмечает все рабочие дни сотрудников, дни болезни, отпуска и так далее. Это позволяет в наилучшей мере производить мониторинг сотрудников и их состояния.
2. Бронирование рабочих мест в офисе
Сотрудник с помощью специализированного чат-бота может выбрать себе рабочее место в офисе и забронировать его на определенный период. В процессе выбора предоставляется очень удобный интерфейс с планом здания и схемой рабочих мест, где сотрудник может выбрать наиболее удобное для себя размещение. Накануне начала периода бронирования сотруднику приходит напоминание от чат-бота.
Рабочее место закрепляется за сотрудником на все место бронирования. В приложении можно отследить, какое рабочее место забронировал определенный сотрудник, чтобы при необходимости лично обсудить некоторые вопросы.
3. Бот-консультант
Нередко возникают рабочие ситуации, когда без совета более опытного коллеги не обойтись. В таких случаях нам не жалко пары минут времени, чтобы написать письмо и получить ответ на интересующий вопрос. И, с одной стороны, этот процесс не отрывает от работы, а наоборот – способствует ее выполнению. Но со стороны сотрудника, которому этот вопрос задают, все обстоит немного иначе.
Для того, чтобы ответить на письмо, приходиться приостанавливать свой рабочий процесс. А, если один и тот же вопрос задают сразу несколько сотрудников, то на выполнение должностных обязанностей совсем не останется времени.
Бот-консультант помогает справиться с этой проблемой. Все вопросы сотрудники могут задать напрямую боту, который оперативно ответит на поставленный вопрос и предоставит максимально полную информацию по теме. В приложении предусмотрена возможность обратной связи, с помощью которой специалисты, обслуживающие бота, могут оперативно обнаружить проблему и устранить ее.
4. Корпоративный портал и дашборды – Viva Connections
Создание корпоративного интернет-портала – это задача, актуальная для всех организаций, особенно в условиях дистанционной работы. Viva Connections позволяет легко создать портал на основе уже имеющихся шаблонов, не потратив на это много времени и сил.
Взамен вы получаете удобный и интуитивно понятный портал, где у каждого сотрудника есть свой личный кабинет, в котором содержится основная информация о сотруднике, сведения о его отпусках, командировках, текущих и выполненных задачах. Виджеты с информацией об актуальных заданиях можно разместить на соответствующей панели мониторинга.
Приложение полностью поддерживает мобильную версию, что делает его очень удобным для работы.
5. Организационная структура. Иерархия подразделений
Организационная структура позволяет получить более полное понимание о взаимодействии и подчинении сотрудников в организации. И да, в Microsoft Teams уже предусмотрено приложение для создания организационной структуры, но оно ориентировано именно на западные страны, где наибольшее внимание уделяется должности сотрудника.
Специалисты из SystemZ (группа компаний i-Sys Labs) разработали приложение, которое идеально подходит для создания организационной структуры российского типа, где элементы системы представляют филиалы и подразделения, в которые уже входят должности. С помощью данного приложения легко разместить элементы системы на разных структурных уровнях для выделения иерархии.
6. Агрегатор новостей из разных источников
Для специалиста важно получать актуальную информацию о своей сфере деятельности. А в Microsoft Teams реализована функция, которая позволяет ежедневно выводить на главный экран актуальные новости из самых разных источников. Под каждой новостью предусмотрена возможность оценки материала и связи с автором.
7. Подача и обработка заявок в IT-службу
Ранее для связи с IT-специалистом нужно было идти в другой отдел, разговаривать с местными сотрудниками и подробно описывать заявку. В Microsoft Teams можно добавить чат-бот, с помощью которого сотрудники могут подавать заявки сразу в IT-департамент.
С помощью бота пользователь может за считанные минуты сформировать заявку, а после отслеживать статус её исполнения.
8. Центр онлайн-консультаций по обращениям
Данный сервис позволяет пользователям получить помощь от квалифицированных специалистов в любое время. Пользователь отправляет запрос, который впоследствии появляется у специалистов техподдержки. Если кто-то вступает в диалог, то у остальных специалистов этот запрос пропадает.
При необходимости можно передать заявку другому специалисту, который сможет оказать более квалифицированную помощь. Также в приложении предусмотрен чат, где сотрудники перед ответом могут обсудить саму заявку или другие рабочие вопросы.
9. Управление задачами в Microsoft Teams
Для планирования и менеджмента задач в сервисе уже предусмотрен планер и список дел, однако их функционал недостаточно широк, чтобы обеспечить комфортную работу всем пользователям.
Приложение «Task Monitoring App» позволяет управлять задачами в более удобном формате. Внутри приложения можно создавать задачи и проекты, назначать им исполнителя и сроки исполнения. Есть отдельный раздел, где можно отслеживать задачи, закреплённые за пользователем, и поручения по конкретным проектам.
В приложение также встроен чат-бот, который при назначении пользователю новой задачи, присылает соответствующее уведомление, а также сообщает о приближающихся дедлайнах.
10. Создание документов и заявок через Microsoft Teams
Данный сценарий предусматривает чат-бота, специализирующегося на автоматическом создании документов и подаче заявок. С его помощью пользователь может за пару кликов оставить заявку на получение пропуска или набора канцтоваров, а также подать заявку на отпуск, получение справки 2-НДФЛ и других документов.
Пользователь также может отслеживать статус выполнения заявки, а при ее завершении получит автоматическое уведомление.
11. Процесс согласования отпусков в Microsoft Teams
В данном приложении пользователь получает всю необходимую информацию о своём отпуске. Он может узнать сроки текущего отпуска, подать заявку на следующий и передать существующий запрос на согласование руководителю.
Функция согласования отпусков в Microsoft Teams также позволяет создавать графики плановых отпусков.
12. Управление рисками в компании
Сотрудники компании получают чат-бота, которому они могут отправлять заявки на устранение рисков (яма на дороге, неисправное оборудование или устройство и так далее) с фотографиями или комментариями. Это позволяет улучшить качество рабочих условий.
В приложении также предусмотрен рейтинг сотрудников, где за каждую грамотную рекомендацию на устранение рисков начисляются баллы.
13. Согласование документов. Интеграция с 1С и другими СЭД
С помощью чат-бота пользователи Microsoft Teams могут создавать документы и назначать их исполнение определенных сотрудникам. При назначении задачи у сотрудников, задействованных в их исполнении, появляется возможность обсуждения задачи в отдельном чате.
При этом все документы, создаваемые с помощью Microsoft Teams, также отмечаются в интегрированной СЭД. Синхронизируется информация не только о документе, но и о истории взаимодействия с ним, а также данные сотрудников, работавших над созданием и редактурой документа.
14. Адаптация сотрудников
У каждого сотрудника в данном приложении есть личный кабинет, где перечислены все вступительные шаги – от welcome-тренинга до завершения испытательного срока, а также персональный помощник – чат-бот, который с первого дня введёт нового сотрудника в курс дела. Специалисты HR-отдела могут отслеживать прогресс сотрудников в процессе адаптации и обучения, чтобы контролировать данные стадии и следить за тем, чтобы они протекали максимально эффективно для новичков.
15. Сбор обратной связи
Данный сценарий предполагает возможность отправки и получения обратной связи в Microsoft Teams. Сотрудник после завершения какой-либо задачи может запросить от коллег feedback. Этот процесс происходит следующим образом: сначала сотруднику приходит предложение оставить обратную связь, где он оценивает результат выполненной задачи по пятибалльной шкале. Также при желании он может оставить комментарий.
Запрос обратной связи может отправляться автоматически чат-ботом по результатам какого-либо важного мероприятия или по завершению проекта. Все комментарии и оценки пользователя, как полученные, так и отправленные, сохраняются в истории.
В приложении предусмотрена статистика по проведению онлайн-встреч, где автоматически отмечается, какие пользователи присутствовали на встрече, сколько времени они были активны. А также присутствует информация о том, сколько длилась встреча, и кто был ее инициатором.
Microsoft Teams – это важный бизнес-продукт, который благодаря возможности создавать на его базе приложения и порталы, представляет огромную пользу для организации. Все сценарии, описанные в данной статье, можно реализовать в любой организации с учетом индивидуальных потребностей и пожеланий. Это позволяет достичь более высоких показателей эффективности работы сотрудников.
Вы можете более детально ознакомиться с возможностями чат-бота для Microsoft Teams по ссылке, а также посмотрев недавний вебинар на данную тему.