RPA для госорганов: идеальный инструмент реформ

По горячим следам моего выступления – о бумагах, роботах на госслужбе и о том, как цифровизация убьет рутину и бюрократию.

Сегодня я принял участие в круглом столе Деловой России, посвященном RPA для малого и среднего бизнеса. Среди спикеров – настоящие профессионалы: представители Деловой России, банка «Открытие», Mail.ru, компании-цифровизатора «Бизапс» и эксперт PwC. Два с лишним часа пролетели как минута, рассказал про РФРИТ и наши меры поддержки ИТ, в том числе про готовящиеся меры специально для МСП. И, конечно, не удержался и рассказал о собственном опыте внедрения RPA в госучреждении.

Четыре месяца прошло с начала реформы госаппарата, объявленной Мишустиным – лишь услышав осенью о планах правительства уменьшить количество госслужащих и бороться с бюрократией, я понял: настал час RPA.

Когда RPA-проекты в 2017 году робко выходили на российский рынок, я как и многие другие, хотел одним из первых использовать их потенциал, принявшись искать любые контакты и возможности внедрить, опробовать, научиться. Кому-то приходилось прямо писать в Фейсбук – и отвечали далеко не все.

Но тех, что откликнулись, хватило чтобы выбрать подрядчиков. Первым местом применения RPA было выбрано ЭДО – электронному документообороту, всех тех обращений граждан, что поступают в любое госучреждение ежедневно, и с которыми программный робот должен был справиться в разы быстрее человека (это, к слову, в точности то же, что намерено сегодня сделать Правительство, оптимизировав персонал).

Только представьте: сотни запросов и обращений ежедневно ложатся во входящую папку ЭДО (в сезон их количество вырастает до тысячи в день!), должны быть «расписаны» по ответственным сотрудникам. Механическая, слепая работа – многие из бумаг не требуют даже чтения, например, если они имеют специальный номер наменклатуры вышестоящего департамента (в моем случае Департамента культуры), о деталях дальше заботится исполнитель.

Помню мои первые мысли, мечты о том, как быстро в будущем мы будем решать эти монотонные задачи. До сих пор сбылось не все, но тогда я, похоже, заразил энтузиазмом коллег-скептиков, и они согласились попробовать.

Разработчики тогда поставили нам робота на платформе UiPath (тогда, наверное, единственный доступный вариант решения). Команду тех, кто внедрял, пришлось обучать основам работы в ЭДО Правительства Москвы (облачный сервис с web-интерфейсом) и нашей культуре и традициям росписи документов с соответствующими резолюциями – на это тоже ушло некоторое время :)

Сложности возникли с тестами – электронный документооборот просто не имел тестового контура, нужно было проверять «на живую», отсекались возможности для экспериментов, а случайные совпадения в именах могли нарушить систему обработки – ведь ЭДО применялся не только в нашем учреждении.

Проведя-таки нужные тесты и исправив недочеты, мы повысили скорость, но UIPath тогда имел ряд недостатков, а ещё и вся документация прилагалась на английском. Языковой барьер мешал работе, как и необходимость закрытия браузера перед началом работы – на экране плодились вкладки, среди которых приходилось запоминать нужные и заранее заканчивать работу перед запуском платформы.

Скорее так вышло, что всё-таки все скорее не работало, чем работало... Поэтому разработчики предложили новое решение и другую RPA-платформу: она уже позволяла настраивать исполнителей, сроки и содержание резолюции, редактировать индексы документов и многое другое. Теперь робот открывал браузер отдельно и включался в своем окне, не мешая работе, а всякие дополнения вносились легко через текстовый конфиг.

Я считаю, что что RPA-системы будут очень полезны для бюджетных учреждений, где много работы по сведению данных в одну таблицу и подготовки отчетов в формате копи-паст: они не только значительно сократят траты, но и соединят все процессы в единую сеть, прозрачную и эффективную. Сегодняшние RPA позволяют настраивать удивительно точных и быстрых электронных помощников, делающих рутинные задачи за минуты и даже ночью.

Ясно, что такой помощник – настоящая находка для бизнеса и госструктур: вполне в духе реформы избавляться от пустеющих и дублирующих вакансий, заменив их «цифрой» – именно так будет выглядеть образцовый коллега XXI века, значащийся не в штате, а на балансе организации.