За два месяца самоизоляции российский бизнес увидел все плюсы и минусы дистанционного формата работы. Многие компании после вынужденного «тестового» периода всерьез задумываются о том, чтобы сделать «удаленку» возможной и после снятия коронавирусных ограничений. Бизнес сегодня понимает: удаленная работа может стать естественной частью нашей жизни. Но как сохранять командную бодрость и мотивировать сотрудников работать продуктивнее вне стен офиса? Разбираем на опыте «Системного софта».
Совет 1. Помогите коллегам наладить коммуникацию
Переход на удаленную работу не стал для нас катастрофой. У «Системного софта» был внушительный опыт: изначально у компании был офис в Волгограде, который работал удаленно. Поэтому наша ИТ-платформа была готова к «внеофисной» работе.
После «шокового» двухнедельного периода, во время которого мы перестраивали процессы и всей командой переживали стресс, ситуация стала приходить в норму.
Весь HR-департамент сразу начал работу с коллективом, потому что изначально мы оценили возможные последствия главного риска — мискоммуникации. Замкнутое пространство, общая усталость и семейные обстоятельства, как итог — слушать и слышать друг друга становится все сложнее.
Мы задались целью в разы увеличить количество общения наших коллег: не дать им почувствовать, будто командный дух испарился. Занимаясь коучингом наших руководителей, мы говорили о коммуникации как о ключе к новым граням продуктивной работы онлайн. Частые звонки, встречи в небольших командах, обязательные обсуждения результатов — абсолютная необходимость на удаленке.
Опрос, проведенный через некоторое время среди коллектива компании, показал, что эта стратегия принесла достойные результаты. Так почти 29,7% сотрудников отметили, что собрания с коллегами и руководителями отделов у них проходят ежедневно, а в некоторых командах (22,8% респондентов) — несколько раз в день.
Совет 2. Перенесите офисные активности в онлайн и создайте базу знаний
Основной проблемой, с которой к нам приходили сотрудники был недостаток неформального общения. Опрос показал — большинство сотрудников (54,5%) назвали это главной сложностью работы на удаленке.
И это понятно, коллеги оказались выдернуты из привычных офисных условий: с разговорами тет-а-тет, обедами в кафетерии. Восполнить все эти составляющие офисного дня на удаленке — дело непростое.
Мы решали эту проблему несколькими путями. Первое — с помощью нашей корпоративной базы знаний. В «Системном софте» она очень подробная, и в период удаленной работы пополнилась большим количеством материалов. Мы увидели, что это очень полезный инструмент — если мы понимали, что люди начинают задавать вопросы на какую-то тему, то сразу появлялся новый раздел в базе знаний, который мы продвигали внутри компании, чтобы все могли найти любой момент ответ на интересующий вопрос.
Второй путь — неформальное общение с коллегами. Мы провели большое количество «досуговых» встреч. Особенный ажиотаж вызвала игра в «Мафию»: так как наши сотрудники работают в разных регионах, мы устроили промежуточные этапы. Сначала были игры между филиалами, а потом смешанные группы, в которых соревновались филиалы и центральный офис в Москве.
Коллеги с удовольствием принимали участие и в состязаниях на выявление лучших эрудитов «Системного софта» в «Своей игре». Собирая обратную связь, мы поняли, что командные соревнования помогают сплочению людей, разряжают обстановку и задают позитивный тон работе. Отвечая на наши вопросы, подавляющее большинство сотрудников (61,2%) отметили, что ощущают себя частью команды, даже работая из дома.
Также у нас есть групповой чат компании в месенджере WhatsApp, в котором команда может обсудить неформальные вопросы, пошутить и просто «выпустить пар».
Совет 3. Дайте сотрудникам новые инструменты и больше им доверяйте
Во многих компаниях руководители больше контролируют процесс и его формальные показатели, чем масштабно и разносторонне смотрят на результат. Такой подход при работе в распределенной команде не приносит дополнительной ценности. Важно уметь доверять своим сотрудникам.
Во время карантина мы постоянно консультировали руководителей компании и департаментов, предлагая им методики, которые помогли бы перестроить работу: сфокусироваться на результате, на краткосрочных задачах, внедрить гибкие подходы к процессу. И у нас это получилось: вместо постоянного контроля команды стали концентрироваться на результате и обсуждать его. Количество обратной связи от руководителей кратно выросло — большинство наших коллег получает ежедневный фидбек. Это позволяет держать себя в тонусе, понимать текущую ситуацию и проактивно разбираться со сложностями.
Самоизоляции затянулась, и сотрудники проходили разные стадии психологического выгорания. Нарушен баланс между работой и личной жизнью. Возросшие скорости, новые инструменты общения, которые требуют постоянной включенности, необходимость параллельно решать бытовые и семейные вопросы – все это смазывает границы между работой и отдыхом. Люди начинают испытывать стресс и выгорать.
Руководителям в этой ситуации еще сложнее: с одной стороны, нужна «прокачка» своих навыков, особенно в области сохранения эффективности. С другой – очень важно оставаться для команды лидером и наставником. Поэтому мы занялись коучингом наших руководителей, предлагая им инструменты, которые помогут всему коллективу.
Расскажу об основных.
Первое — чаще общайтесь голосом. Когда почувствовали недопонимание или раздражение, просто позвоните. Возможно, сотруднику просто нужно ваше внимание.
Второе — во время командных звонков используйте камеру (хотя бы переодически). Привести себя в порядок перед совещанием – это уже настраивает на рабочий лад.
Третье — детально проговаривайте задачи и контролируйте их понимание на этапе постановки.
Четвертое — обязательно давайте обратную связь по сделанным задачам. Дайте сотруднику понять, что его работа важна для вас и компании.
Пятое — хвалите. Не забывайте проговорить успехи ваших сотрудников на общих онлайн собраниях. В процессе удаленной работы это намного важнее, чем в офисе.
Совет 4. Делитесь внутренней информацией с коллегами
В отсутствии «курилки» или кухни, где можно посидеть с чаем, приходится чаще информировать команду о процессах в компании. Очень важно, чтобы коллеги знали все последние новости и не чувствовали свою «оторванность».
В «Системном софте» у нас для этого есть следующие инструмента. Во-первых, генеральный директор нашей компании Максим Тикуркин раз в 2 недели обращается к коллективу с информационным онлайн-выступлением: рассказывает о происходящем в компании, задачах, победах, планах.
Во-вторых, раз в неделю у нас выходит электронный дайджест «Системного софта», в котором мы рассказываем о жизни компании, отмечаем лучших сотрудников, самые крупные сделки недели, анонсируем вебинары и делимся официальными новостями компании. И в-третьих, особую ценность в период изоляции приобрел «HR Вестник», в котором мы поздравляем коллег с днями рождения, отмечаем все изменения в команде, все переводы, назначения.
Наши коллеги, отвечая на вопрос о том, в курсе ли они о происходящих в компании событиях, в абсолютно большинстве ответили положительно (91%). Важно помнить, что непонимание или незнание заменятся слухами и страхами – поэтому удаленная работа задает принципиально новые стандарты прозрачности. А значит, становится естественным стимулом для трансформации компании и создания сильного, ответственного и устойчивого бизнеса.
Автор: Андрей Вилков, HR-директор компании «Системный софт»