Ищем разработчика, который без ума от JavaScript и клёвых анимаций
Startup Kotiki
260

Как мы провели митап на 50 человек за 500 рублей

Рассказывает Юлия Пономарева, участница сообщества Startup Kotiki и организатор митапа

В закладки

Во время карантина я подсела на просмотр видеоматериалов от проекта СтартапКотики в YouTube. Сначала это были просто интересные видео от Игоря Шойфота, где инвестор делился своим опытом и идеями. А чуть позже вокруг контента образовалось сообщество, к которому я примкнула.

Идея повстречаться живьем с коллегами по сообществу витала давно. Все устали от общения онлайн, хотелось посмотреть на живых людей. И я взялась эту встречу осуществить. Кинув клич: «Ребята, а давайте встретимся!», я представила себе картинку в 10-20 человек. Встретимся где-нибудь, тихонько посидим, посмотрим друг на друга вживую. О том, что в итоге я стану организатором оффлайн тусовки на 50+ человек, даже мысли не было. В этой статье я хочу поделиться опытом, как организовать оффлайн-мероприятие, потратив всего 500 рублей на человека.

Дисклеймер. Во время проведения мероприятия и после никто ковидом не заболел и ни один кот не пострадал.

Сразу скажу, что это был мой первый опыт проведения мероприятий от А до Я. В моей предыдущей, корпоративной жизни было очень много мероприятий, но моя роль обычно сводилась к ответственности за список участников и выступление в качестве спикера. Процесс я знала прекрасно, но проходить его самой мне не доводилось никогда. И вот настал подходящий случай применить знания на практике.

Местом проведения встречи я выбрала коворкинг RUMARY, расположенный недалеко от Белорусского вокзала. Это был один из немногих коворкингов в Москве, где я бывала. Место уютное, с доступными ценами и залами на 30 и 50 человек. Поэтому прикинув бюджет, я решила, что 500 рублей с человека нам хватит, чтобы оплатить место и покрыть другие организационные вопросы. Денег хватило не только на аренду коворкинга, но еще и на фотографа, видеооператора и закупку всяких мелочей, которые понадобились на месте.

Немного статистики: На мероприятие зарегистрировались 84 человека! Подтвердили свое участие 64, то есть, 76%! :-) Дошли до митапа - порядка 55. После 50 мы уже сбились со счета, несколько человек пришли позже, так что давайте примем 55. Тогда, конверсия “доходимости” будет 85%. Неплохо, да? «Досмотрели до конца нашу телепередачу», то есть, остались до конца - порядка 35 человек, что составляет 63%.

Все, кто остался до конца и бы пойман для кадра

На что не хватило денег, так это на еду☺ Тему с едой мы решили, попросив участников покушать ДО мероприятия или принести, что-то с собой к чаю. Я договорилась с соседним кафе о бонусе для участников мероприятия: те, кто приходили заранее, при заказе ужина могли получить бесплатный чай или настойку. Конечно, не все остались довольны. На следующую встречу попросили поднять оплату за вход, но заказать пиццу.

Когда в сообществе СтартапКотиков стало ясно, что идея встречи нравится многим, ко мне подключились: Игорь Алехин - активный член сообщества, шеф передачи «Закусочная». Игорь организовал жюри. Мы устроили батл питчей, чтобы не просто встретиться и поболтать, а провести время с пользой. Уже на месте мы придумали призы за лучшие питчи и как бонус - приз зрительских симпатий.

Вот состав нашего жюри :

  • Хаджимурат Алиев - директор по развитию акселератора “ФРИИ”
  • Валерий Маковецкий - серийный предприниматель, cооснователь компаний Nextouch и Everytale - с оборотом более 1 миллиарда рублей, чемпион мира по привлечению финансирования, эксперт ХаКОТонов Стартап Котиков
  • Игорь Алехин - серийный предприниматель, основатель американского стартапа iWeekender, Шеф Закусочной Стартап Котиков.”
(слева направо: Юлия Пономарева - организатор мероприятия; Дмитрий Герасимук, участник пичтей; Игорь Алехин - член жюри).

Всего у нас было 11 выступающих: :

Игорь Алехин от лица жюри объявляет победителей

Жюри определило лучшие питчи:

  • Иван Фокиев (Торговля на рынке через AI).
  • Максим Антоненко (Ant Robotics Роботы для перевозки комплектующих на производстве).
  • Екатерина Горбачева (Airspector - Сервис автоматизированных инспекций труднодоступных промышленных объектов).

Призы победителей:

  • 1 место – внеочередное выступление на VC Кухни и консультацию с Игорем Шойфотом - венчурным инвестором, и основателем сообщества.
  • 2 место – внеочередное выступление с проектом в Закусочной.
  • 3 место K– внеочередное выступление на Хакатоне.

Приз зрительских симпатий достался Дмитрию Герасимуку и его системе тактильного обеспечения коммуникации. Это универсальный коммуникатор для слепоглухих, глухонемых и дайверов.

Дмитрий получил консультацию по маркетингу от Екатерины Гоулд.

Расскажу технические моменты для тех, кто решит делать похожие мероприятия.

Организация мероприятия состоит из трех этапов:

  • Подготовка мероприятия
  • Работы во время мероприятия
  • Follow up после мероприятия.

Вот что предстоит сделать на каждом этапе.

Подготовка мероприятия

  • Найти место
  • Рассчитать бюджет
  • Провести инспекцию места
  • Создать лендинг, настроить оплату
  • Настроить воронку сбора данных и цепочку информирования участников
  • Найти членов жюри (если будет жюри)
  • Найти волонтеров
  • Распределить работу между волонтерами
  • Организовать процесс отбора/сбора выступлений
  • Организовать бейджики

В день мероприятия

  • Подготовить материалы, необходимые на месте мероприятия
  • Проинструктировать волонтеров и раздать участки работы
  • Проверить оборудование до начала мероприятия
  • Организовать регистрацию участников

После меропрития

  • Отправить всем участникам follow up письмо со ссылкой на фото и видео.
  • Сделать другие действия, если они предусмотрены в цели мероприятия.

Для организации мероприятия я настроила лендинг на GetCourse, где у меня есть аккаунт, там же прикрутила оплату.

Из вопросов, которые ко мне поступили, я поняла, что полезно повесить на лендинг список: выступающих стартапов, список жюри и список всех участников.

В регистрационную форму рекомендую включать следующий список полей:

  • Имя
  • Фамилия
  • Email
  • Компания
  • Сайт компании
  • В каком качестве посещаете (стартап/инвестор/другое)

Я так тщательно планировала расписание, буквально по минутам, наивно надеясь, что мы будем вовремя. Но мои надежды разбились в пух и прах в первый же час. Мало кто пришел вовремя, что было ожидаемо, поэтому первый час, который планировалось потратить на интенсивное бизнес-знакомство, немного смазался и сократился. Закладывайте лишний запасной час в расписание, планируя митап.

Для «разогрева» аудитории, я предложила участникам поиграть в business dating – все подходят друг к другу и представляются в течение минуты: кто я, что я делаю, чем могу быть полезен, что я ищу. Познакомившись и выслушав, тоже самое от собеседника, ищем следующего партнера и делаем питч. Это хорошая тема, если у вас нет алкоголя и еды на мероприятии. Игра дает возможность людям официально подойти к кому угодно, не прячась за бокалом шампанского для этого.

Вот такую цепочку коммуникаций я настраивала для участников во время подготовки и после мероприятия:

  • Сразу после регистрации (билет)
  • Напоминание №1 (за 1 день до начала)
  • Напоминание №2 (утром в день мероприятия)
  • Follow up (На следующее утро после мероприятия)
  • Сбор питчей (для тех, кто питчит)
  • Напоминание выступающим о дедлайне сбора питчей

Для верности донесения информации я дублировала сообщения по email и в специальную группу “Телеграмм”, созданную для мероприятия. У спикеров, кроме того,была собственная отдельная группа для сбора презентаций.

Во время мероприятия к нам подключился Игорь Шойфот основатель сообщества. И у нас получился телемост с Сан-Франциско.

Москва, Москва, Сан-Франциско на проводе!   

В целом, организовать митап оказалось несложно даже одному человеку. Это требует некоторой дисциплины и хорошего тайм-менеджмента. Если у вас эти навыки присутствуют , то проблем с организацией не будет. А наш кейс и советы помогут вам сделать свои мероприятия еще более классными и полезными!

{ "author_name": "Startup Kotiki", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 10, "favorites": 3, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 157859, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 14 Sep 2020 11:03:42 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru Отключить рекламу
Маркетинг
Большинство рабочих digital-стратегий — пустышки. Почему бизнес не замечает подмены?
По данным маркетинговой группы «Комплето», 87% руководителей и маркетологов компаний, которые думают, что у них есть…
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Комментарии

null