Что делать, если ваш поставщик ПО ушел из России?

В 2022 году многие разработчики ПО для бизнеса покинули российский рынок, но на этом история не закончилась. Почти каждый день в новостях появляются новые статьи с перечнем компаний, которые не готовы больше предоставлять свои решения бизнесу из России.

Что это значит для компании: замена на отечественный аналог с потерей качества и важных функций или вовсе разработка с нуля? Однозначно вам никто не ответит на этот вопрос, но мы постараемся немного облегчить муки выбора.

Для начала необходимо выяснить все нюансы. Возможно ваш поставщик и ушел, но оставил какие-то лазейки: например, если у вас система не в облаке, а на вашем сервере; или у вас остались оплаченные лицензии до конца года; или возможна оплата с карт других банков/банков других стран.

Если что-то из перечисленного про вашу систему, вам повезло: вы можете спокойно продолжать пользоваться ею и спокойно готовить пути отхода.

Если у вас созрел вопрос прямо сейчас, и ваш вендор не оставил вам поле для маневра, важно предпринять следующие шаги:

1. Обязательно выгрузить клиентскую базу. Если это невозможно (например, вы не увидели предупреждающее письмо вовремя) , свяжитесь с поставщиком и объясните ситуацию: в большинстве случаев вам пойдут навстречу и помогут выгрузить всю информацию. Также можно загрузить бэкап.

2. Сохранить локально все важные документы. Если доступ уже утрачен, действовать по аналогии с предыдущим пунктом.

3. Отозвать разрешения, которые вы давали (если они были) .

4. Внимательно изучить пользовательское соглашение или договор, который вы подписывали, особенно в части оплаты: некоторые поставщики идут на ухищрения и пытаются взимать плату даже если вы не пользуетесь сервисом.

5. Начать поиск решения на замену.

Выгрузить всю важную информацию и проверить пользовательское соглашение лучше уже сейчас, даже если время еще есть.

Самая сложная часть, особенно если вы до этого очень долго искали подходящую систему и особенно сейчас, когда по запросу «аналог XXX» есть риск получить кучу нерелевантных вариантов в выдаче.

Но всё вполне решаемо, поэтому нужно начать с самого главного – требований.

1. Определите, какие функции важны, а какие вторичны.

2. Опишите ваши бизнес-процессы и связи между отделами.

3. Составьте список приложений, которые должны взаимодействовать с вашей системой (это могут быть соц сети, расширения для ЭЦП, система управления вашим сайтом и пр.) .

Один из самых главных вопросов: взять готовое решение или разработать свое? Если вы до этого без видимых трудностей и недостатка в функциях пользовались готовым решением другого поставщика, то скорее всего вам подойдет что-то из решений отечественных разработчиков. Если же и до этого вы испытывали дискомфорт и вам чего-то не хватало, то возможно стоит задуматься про разработку с нуля.

Важное примечание: перед тем, как ответить на этот вопрос, лучше протестировать готовые решения. Разработанная с нуля система хоть и будет отвечать вашим требованиям, но на нее вы потратите гораздо больше ресурсов и времени, чем на адаптацию существующих вариантов под себя. Поэтому совет простой – сначала изучить, что есть на рынке, протестировать и спросить у поставщика, возможна ли доработка с учетом ваших пожеланий (большинство вендоров и их интеграторы предлагают широкие возможности по улучшению своих платформ) .

Про тесты. Чтобы качественно протестировать систему, нужно четко понимать, что вам нужно. Практически любой вендор предлагает пробный бесплатный период – не пренебрегайте этим предложением. Перед этим нужно изучить саму платформу и ее возможности (обычно об этом написано на сайте поставщика) . Затем можно связаться с менеджером и попросить провести демонстрацию системы. На этом этапе у вас могут запросить первоначальный набор требований, чтобы адаптировать систем под ваши индивидуальные настройки перед показом. Не стесняйтесь задавать вопросы даже после демонстрации – так вы получите полную картину. Также нужно максимально использовать пробный период: недостаточно просто создать пару тестовых контактов и записей, пройдите весь путь от начала и до конца, чтобы понять, устраивает ли вас интерфейс, все ли функции удобны в использовании и вообще есть ли в целом важные для вас функции.

На что обратить внимание при тестировании и на демо-показе:

1. Интерфейс. Важно, чтобы вы не искали нужные вам кнопки и не путались в алгоритмах. Как правило, вы можете настроить цветовую гамму и названия под себя, а в low-code платформах вообще практически всё можно пересобрать, как вам нужно. Но все-таки удобство можно и нужно оценивать еще до всех настроек.

2. Функции. Как уже говорили выше, важно изучить все необходимые функции или уточнить возможность их добавления. Это может быть маркетинг, продажи, сервисные приложения и др.

3. Интеграции с сервисами, которые вы используете. Обязательно проверьте, сможет ли новая система взаимодействовать с приложениями, которыми вы пользуетесь каждый день. Заодно можно и пересмотреть их перечень на наличие повторяющихся/ненужных.

4. Мобильная версия (опционально) . Мы написали, что это несущественный пункт, но если у вас часть сотрудников работает удаленно/в полях, лучше сразу протестировать и приложение.

5. Технические требования. Посмотрите, какой стек технологий рекомендует поставщик, чтобы понять, сможете ли вы пользоваться этим решением.

Здесь всё зависит от поставщика, и он обязательно вам поможет с этим, но вот основные этапы:

1. Аудит существующей системы, сбор требований, разработка ТЗ

2. Подготовка базы для переноса (это могут быть контакты, документы, шаблоны, триггеры рассылок и пр.)

3. Миграция на ПО нового вендора

4. Тестирование и устранение багов, отладка

5. Обучение пользователей

Если вы хотите посмотреть на реальные примеры миграции на российскую платформу, то 21 сентября в 11:00 приглашаем на вебинар «Переход с зарубежных систем на российскую low-code платформу BPMSoft»

На вопросы ответят эксперты в области разработки и внедрения BPM и low-code платформ:

Виталий Ченчик, представитель вендора BPMSoft. Руководит направлением по работе с компаниями с товарами повседневного спроса, агро, ритейл, электронной коммерции. Более 10 лет успешных кейсов внедрения в российских Enterprise компаниях.

Андрей Сизов, более 7 лет опыта разработки приложений для бизнеса, участвовал в разработке решений для СберЛизинга, ГазпромНефти и других компаний enterprise-сегмента.

Расскажем об особенностях внедрения отечественного ПО, подводных камнях миграции и организации бесшовного перехода.

Для участников вебинара эксперты CRMguru проведут бесплатный аудит, в который входит:

Участие бесплатное при условии предварительной регистрации, зарегистрироваться можно здесь. По всем вопросам обращаться к организаторам event@crmguru.ru или прямо здесь в комментариях/личных сообщениях.