Структурирование процессов взаимодействия в проектном управлении

В рамках трансформации проектного управления компании НЛМК команда улучшения проектного офиса решала задачу, как максимально эффективно выстроить взаимодействие внутри проектной команды и проектного офиса.

На первом этапе была проанализирована и разложена проблематика направления администрирования проектов и были выявлены области для развития:

· Менеджер проекта слишком глубоко лично погружался в детали процессов проекта;

· Распределение ответственности в рабочей группе было размыто;

· Отсутствовала система своевременной и качественной эскалации проблем на руководителей проектного офиса;

· Совещания в управлении проектом не были систематическими;

· Реактивный метод управления в проекте преобладал над проактивным;

· Отсутствовала стандартизация (регламенты и «сквозные» протоколы встреч, метрики и отчетность);

Перечисленные проблемы негативно сказывались на результатах проектов, а именно: сроках проектов и их стоимости. Для преодоления этих вызовов были последовательно реализованы два направления изменений:

· Совершенствование матрицы ответственности;

· Выстраивание системы регулярных совещаний в команде проекта и проектном офисе.

RACI-матрица (Responsible (исполняет); Accountable (несёт ответственность); Consult before doing (консультирует до исполнения); Inform after doing (оповещается после исполнения)) – простой и удобный инструмент для наглядного отображения распределения полномочий и ответственности в рамках проекта или бизнес-процесса. Чаще всего RACI матрица представляет собой табличку, где по вертикали расположены задачи или конкретные результаты, ожидаемые в ходе проекта, а по горизонтали – конкретные люди или роли (роли, конечно, предпочтительнее). Нам предстояло определить не только зоны ответственности, но и описать каждую роль в управлении каждым процессом (Менеджер проекта, аналитик, администратор и т. д.) Это необходимо для того, чтобы каждый участник понимал свою роль в рамках процесса. В результате у менеджера и команды проекта выстраивается единое понимание ответственности и действий в реализации проекта. Матрица помогла улучшить качество реализации проекта, т. к. на её основе был сформирован шаблон для детального планирования фаз проекта, что послужило залогом комплексных, быстрых изменений и приживаемости заложенных процессов в документе в проектном управлении.

Следующим шагом наших изменений стал процесс формирование системы администрирования структуры регулярных совещаний проекта. Данный инструмент мы почерпнули из Бережливого производства, он по-разному называется в разных компаниях. К примеру, в производственной системе НЛМК называется «Линейный обход». Его суть заключается в системе каскадированных встреч от участка до всего завода, основанная на отслеживании и реагировании на показатели производства.

1. Мы адаптировали этот инструмент и сформировали систему каскадных встреч внутри проекта по направлениям: проектно-изыскательские работы (ПИР), закупки, технология, строительно-монтажные работы (СМР) и т. д. На основании опыта управления проектами, для определения отслеживаемых дисциплин был разработан инструмент, который помогает Менеджеру проекта определить на любом этапе проекта, какие ему рекомендуется отслеживать дисциплины (их список варьируется в зависимости от фазы, содержания проекта и его сложности). Сформировали процесс закрепления ответственных за каждым направлением и его лидирования. Результатом стал инструмент «Матрица метрик и дисциплин».

2. Но процесс был бы неполноценным без эффективного управления задачами, возникающими в процессе реализации проекта. Для данного функционала предназначен инструмент «Легенда проекта», который включает в себя следующие разделы:

· регламент встречи по направлению (участники, тайминг, основные задачи и самое важное: информацию по отчетам, которые необходимо готовить по показателям и выполненным задачам проекта);

· электронный протокол для отслеживания и фиксации задач/поручений;

· контакты всех участников проекта, для быстрого взаимодействия в команде.

Данный процесс позволил агрегировать данные и информацию от каждого ответственного за свое направление, что обеспечивает своевременную эскалацию проблем на менеджера проекта.

3. Завершающим этапом стала матрица администрирования. Этот инструмент помогает консолидировать информацию, по всем регулярным встречам проекта и сделать прозрачней процесс управления и взаимодействия внутри проекта. С помощью данного инструмента мы смогли консолидировать информацию для управления портфелем проектов.

Данный подход уже реализован на одном из проектных офисов группы компании и в текущий момент идёт масштабирование на все проектные офисы, что позволит решить проблемы проектного управления, которые стояли пред командой трансформации:

· выстроить систему коммуникации от участника проекта до руководителя проектного офиса;

· упростить подход к процессам управления проектом;

· снизить время реагирования на проблемы в проекте;

· повысить эффективность решения задач.