Единственную асану, которую я практикую каждый день – это сервис управления задачами Asana.com
С 2010 года в нескольких десятках организаций я вместе с командой консультантов внедрял системы управления задачами в различных организациях, и весь этот немалый опыт подвел к пониманию, что сегодня Asana - один из лучших сервисов управления задачами для инновационных команд.
Для начала небольшой обзор того, что было перепробовано с 2010 года из сервисов управления задачами у клиентов, у себя и друзей-консультантов.
Обзор систем управления задачами
В начале про Outlook. Хороший инструмент (система контроля поручений) для индивидуального планирования задач, но никуда не годится для командного взаимодействия в части управления поручениями. Когда-то на него возлагались большие надежды, которые не оправдались, поэтому «Outlook как «почтовик» - да, как «календарь» - да, как «задачник» – нет».
Идем дальше.
Битрикс24. Хорошо работает для среднего бизнеса, которым уже пора внедрять внутренний корпоративный портал, сложную автоматизированную CRM т.д., но для малого бизнеса и среднего, который еще недавно был малым, Битрикс24 будет тяжеловесен. Мегаплан – тот же Битрикс24, только слева.
Также долгое время пытался работать на Trello, который, конечно, превзошел все свои аналоги, но из-за своей бирюзовости и Kanban-ориентированности Trello за очень короткий период превращается в неструктурированную свалку в организациях, где за слова «бирюзовый» и «канбан» можно и в морду получить.
Jira, Redmine, basecamp и другие – хороши для web-студий и ПО-разработчиков.
Отличный сервис Pyrus, но его стал бы рассматривать как аналог Битрикс24, который поможет и больничные листы вовремя оформлять и платежки поставщику и договоры аренды, но чисто для поручений – система обладает лишним функционалом, что ей в этом смысле во вред. Только для задач использовать Pyrus – все равно что использовать утюг с брызгалкой только как брызгалку для поливания цветов. Исключительной является ситуация, когда уже развернут корпоративный Exchange Server и корпоративный Outlook, к которому Pyrus великолепно интегрируется. Но опять же, это уже история для среднего бизнеса, а не для малого. Вывод: Pyros – хороший инструмент для управления задачами, который если бы отсутствовала Asana, можно было бы рассмотреть в качестве образца для внедрения.
И последний, пожалуй, самый достойный конкурент Asana – это Wrike. Сервис такой же удобный, как и Asana, обладает даже чуть более продвинутым функционалом, таким как формирование дерева задач по группе, что удобно, когда выстроена иерархия в компании как минимум до уровня минус 2. Единственный и, считаю, очень существенный недостаток – это цена. Команде до 15 человек в месяц придется выкладывать 100 долларов, что, конечно, не так много, но когда есть бесплатный аналог до 15 человек (что в 90% достаточно для малого и среднего бизнеса) – считаю, нужно брать то, что не формирует дополнительную, хоть и небольшую, финансовую нагрузку. Плюс ко всему, по-моему субъективному мнению, интерфейс Wrike не такой дружелюбный, как интерфейс Asana. Но повторюсь Wrike – достойный противник и его можно рассматривать как альтернативу.
Наконец, закончен обзор сервисов, и можно приступить к самому вкусному – описанию, чем же так замечательна Asana.
Обзор ASANA
Начнем по порядку.
Удобство обзора задач на приборной панели управления
В Asana есть все, что мне, как руководителю нужно, а именно приборная панель центра управления полетами, где я могу видеть все необходимые мне разрезы:
1. Задачи по каждому исполнителю (что очень удобно для проведения индивидуальных планерок с конкретными сотрудниками).
2. Задачи по проектам в разрезах по группам проектов (что очень удобно, потому что все проекты, как правило делятся на направления, например Финансы, Маркетинг, Бизнес-процессы, в которых работают одни и те же люди).
3. Возможность списочного обзора задач. Да простит меня Trello со своим канбаном, но списком обозревать задачи удобнее.
Очень удобное представление каждой задачи и самые полные возможности внесения информации для последующего их выполнения исполнителем с последующим мониторингом руководителем.
4. Широкие возможности в каждой задаче:
- ставить и не ставить сроки делать подзадачи (чек-листы)
- добавлять документы
- писать комментарии, использовать хештеги для оперативного обращения внимания на изменения для всех заинтересованных сторон
- использовать теги для дополнительной специфичной фильтрации
- если задача разрослась – превращать ее в проект одним кликом
- завершать задачу одним кликом или быстро менять срок, запрашивая разрешение руководителя и др.
5. Единая Inbox-лента как в facebook, где видно все, что произошло по задачам, в котором я могу посмотреть все, что поменялось за последнее время
6. Удобный и быстрый поиск и многое другое
Удобство работы с задачами для членов команд. Корпоративный тайм-менеджмент
Все задачи у каждого исполнителя разделены на три группы: Today, Upcoming, Later – что полностью соответствует тому, как устроен фокус внимания у человека. И очень удобно задачи перекидывать из одной группы в другую, гибко на ходу расставляя приоритеты:
1. Сотрудник получает на почту уведомления о том, что появилась задача, что снижает риск того, что сотрудник забудет про то, что нужно пользоваться задачами, что крайне полезно на период внедрения.
2. Также прикольны фишки, а-ля возможность напротив задачи поставить сердечко, которое удобно использовать для того, чтобы сотрудник оповещал руководителя о том, что задачу принял, понял и полюбил J
Удобно обмениваться идеями, которые можно публиковать отдельно в каждой из групп проектов. Записывать туда протоколы совещаний по направлениям и т.д.
Шикарная мобильная версия
Отдельной похвалы заслужила полнофункциональная мобильная версия приложения, которая позволяет делать все то же самое, что и за компьютером.
Цена. Как и все бизнесмены – если есть возможность не платить даже копейку – я этой возможностью при прочих равных воспользуюсь. Итак, до 15 человек, весь описанный выше функционал Asana бесплатен!
Подведя итог, хочется сказать спасибо разработчикам Asana за такой замечательный сервис. А всем, кто решит, наконец, навести порядок в управлении своей организации, в том числе с применением системы управления задачами, желаю терпения и неиссякаемой энергии!
Если у вас возникнут вопросы по теме управления задачами и другим вопросам внедрения сервисов поддержки инновационного развития, буду рад с вами пообщаться здесь или в Facebook.
Если статья показалась Вам полезной, буду рад видеть в своих подписчиках в телеграм-группе.