Как вы поняли из предыдущих постов - я не на шутку заинтересовался использованием отечественного софта в рабочих задачах. Текст о редакторах вызвал живой отклик - что ж, время перейти к менее очевидным программам.
Пакет офисного ПО Р7-Офис - новое решение для целого спектра задач, с которыми сталкивается большинство организаций. В него входят редакторы документов, таблиц и презентаций, система ВКС, мессенджер, органайзер с сервером электронной почты, модуль CRM, а также модуль “Проекты”. Последний позволяет существенно облегчить управление задачами в компании. Как отечественная программа показывает себя при первом знакомстве? Какие основные приемы полезны при работе с небольшим коллективом - и какие сюрпризы ждут уверенных пользователей Trello и Asana?
Почему я заинтересовался именно “Проектами”?
Скорее, в порядке экзотики. Сервисов для менеджмента рабочих процессов - великое множество, но рынок поделен между Trello (была поглощена Atlassian) и Asana от Дастина Московитца, близкого друга Марка Цукерберга. Только недавно люди стали пробовать Яндекс.Трекер, а все остальное все еще остается terra incognita для массового пользователя.
Кроме этого, все эти давно известные трекеры, по сути, построены на старом японском принципе “Канбан”. Удастся ли нашим разработчикам чем-то удивить?
Стартуем!
Пакет “Р7-Офис” от нижегородской команды АО “Новые коммуникационные технологии” доступен в тестовой версии в течение первых шести месяцев - так я и попробую “Проекты”.
[Как я попробовал Р7-Офис и что из этого получилось, читайте здесь
Сразу на этапе создания проекта бросается в глаза более широкий, чем в Trello, инструментарий предоставления прав команде. Вместо привычного “Администратор”/”Участник” - сразу можно выставить, кому из команды что разрешить.
При этом, быстро нашел “волшебную кнопку” - “Отслеживать”. Оказывается, она нужна для проектов, над которыми не планируешь работать сам, но за которыми надо следить. Эта функция позволит избежать загромождения “рабочего пространства”.
Дедлайны? Вехи!
Для каждого проекта можно установить несколько дедлайнов и мини-дедлайнов - “вех”. Любители agile могут соотносить их со спринтами. К каждой вехе сразу попробовал задать вводные - соотнести с проектом, назначить ответственных, отметить какую-то из них как “важную” - поставить тикер “Ключевая веха”.
Также к каждой вехе следует задать дату исполнения и ответственного. Если надо - можно настроить уведомления за 48 часов до закрытия вехи.
Что по задачам?
Содержание любого проекта - задачи. Это своего рода поручения, достижение которых будет означать некий этап работы над проектом. Здесь функционал богатый, надо разбираться.
Задачи соотносятся с проектами, вехами, у них также есть ответственные и сроки исполнения. Если в проекте есть рутина - можно сэкономить время, научившись копировать задачи - будут переноситься ответственные сотрудники, прикрепленные материалы, атрибуты и т.д.
Кстати, прикрепление документов сделано удобно, как в редакторах - можно загружать файлы практически без ограничений. В Trello и Asana на объем прикрепляемого выставлены ограничения.
Наконец, и задачи могут делиться на более дробные моменты - подзадачи. В итоге схема работы будет наподобие той, что на картинке сверху - проект превращается в список задач, из которых, в свою очередь, выпадают подзадачи.
Сроки в задачах и подзадачах привязаны к друг другу - упустить что-либо будет трудно. Крайний срок подзадачи не может “вылезать” из дедлайна задачи, а он, в свою очередь - из дедлайна проекта. Продумано!
Альфа и омега всего этого дела - статусы. В канбане с этим строго - от заданных статусов зависит, чем вообще занимается команда в данный момент. Проекты/задачи есть активные, приостановленные и закрытые. В Trello это достигается (на практике) перемещением между столбцами, то есть - с “Проектами” от Р7 несколько быстрее.
По-серьезному: знакомимся с диаграммой Ганта
Диаграмма Ганта - это такая “лента времени” для вашего проекта. Сразу скажу, что в Asana она вообще доступна только в платных версиях. Это удобная штука в плане наглядности: сразу видно, над чем сейчас надо сосредоточиться команде.
Специально создавать диаграмму Ганта не придется, к ней можно перейти, всего лишь переключившись на ее вкладку в описании проекта.
Через эту диаграмму можно не только наблюдать за проектом, но и управлять им - это своего рода дэшборд. Там видны задачи, подзадачи, все это можно менять - закрывать, удалять, комментировать и т.д.
Эту диаграмму можно сохранять в .pdf и распечатывать в несколько кликов.
А поговорить?
В Trello мы всегда обсуждали дела прямо в карточках. Выяснилось, что в “Проектах” есть специальные функциональные чаты - “Обсуждения”. Они не просто позволяют “чатиться”, а именно что интегрированы в Проекты - на основе таких бесед можно создавать новые задачи - реализована специальная опция.
Обсуждения можно “морозить” - архивировать. Они будут оставаться доступными для просмотра, но вот редактировать и удалить что-то из них сотрудники не смогут. Это полезно для фиксации результатов важных договоренностей.
Учет и контроль
Очень полезная функция, которую, к слову, мы использовали еще в Trello - генерация отчетов. Функционал тут похожий, но более удобен конечный результат. Его можно не только смотреть в приложении или веб-интерфейсе - его можно напрямую выгружать в .xslx и там уже играться с ним.
Отчеты полезны для контроля своих подчиненных и для “расчистки” рабочего пространства. Сразу видно, кто из коллег менее загружен, и в каких проектах много незакрытых задач/вех.
В общем-то, оставшийся функционал “Проектов” - уже для знатоков, технарей. Там можно изменять пакеты полномочий у администраторов и менеджеров, пользователей и участников.
Пакет “Р7-Офис” от нижегородской команды АО “Новые коммуникационные технологии” доступен в тестовой версии в течение первых шести месяцев - так я и попробую “Проекты”.