«1С:Управление торговлей» для интернет-магазина автотоваров

В кейсе рассказываем как интернет-магазин аксессуаров для автомобилей «Автолайнс» установил новую систему «1С», наладил адресное хранение на складе и организовал систему финансовой отчетности для руководства компании.

Чтение кейса займет 12 минут.

Компания «Автолайнс» с 2009 года занимается розничной и оптовой продажей аксессуаров для автомобилей. Организация представлена в Москве и Санкт-Петербурге, имеет свой интернет-магазин и курьерскую службу, которая работает в обоих городах. Доставка товаров по России осуществляется с помощью транспортных компаний.

За последние пару лет рынок, на котором существует компания, претерпел заметные изменения. Пандемия в начале 2020 года стала причиной снижения спроса на автомобильные аксессуары. В апреле, по данным «Яндекс.Маркета», запросы на онлайн-рынке автотоваров рухнули более чем на 50%.

Автомобилисты экономили и отказывались от «постоянных» товаров: ковриков, щеток стеклоочистителей и чехлов. Но к концу 2020 года тренд развития рынка изменился. Рост внутреннего туризма на собственном транспорте подстегнул продажи, а глобальный переход в онлайн-торговлю поднял нагрузку на главный канал продаж «Автолайнс» — интернет-магазин.

Динамичный рынок автотоваров требует от компании укрепления конкурентных преимуществ в цене и сервисе. Они достигаются за счет:

• автоматизации процесса движения заказа покупателя
• снижения издержек на доставку
  
• планомерного развития как розничного, так и оптового направления продаж
  
• высокого уровня клиентоориентированности

В «РАУ АйТи» обратилась команда «Автолайнс» из Санкт-Петербурга. Компания представлена в городе складом и двумя пунктами самовывоза.

До обращения в «РАУ АйТи» учет в компании велся разрозненно: информацию по заказам менеджеры получали из CMS сайта, в «1С:Управление торговлей» создавались счета на оплату, частично информация хранилась в Excel.

Зачастую информация не обновлялась, в организации внутренних процессов не было системности, а учет представлял разрозненные документы, вырванные из общей цепи.

Необходимые руководству отчеты формировались вручную и собирались сразу из трех источников («1С», CMS, Excel). Бухгалтер тратил на составление по 2−3 часа, но сводная информация все равно оставалась неточной.

Еще одной болевой точкой компании была организация складского учета. Ассортимент «Автолайнс» — это несколько тысяч товарных позиций из 80 категорий аксессуаров: от автосигнализации до солнцезащитных шторок. Их расположение на складе нигде не фиксировалось.

Плохо настроенное адресное хранение также ослабляло позиции компании:

В «Автолайнс» хотели сохранить лидерские позиции на рынке автомобильных аксессуаров и увеличить долю рынка за счет общего роста спроса на автотовары. Этим объяснялось желание компании максимально автоматизировать бизнес-процессы.

Команда «РАУ АйТи» построила функциональную модель внедрения новой «1С» и обозначила процессы компании, которые требовали автоматизации. Это:

• Реализация заказа покупателя. Запуск заказа покупателя в работу, проверка состояния обеспечения заказа, отгрузка товаров, сборка заказа на складе, формирование документов и чеков, доставка и оплата.
• Закупка и поступление товаров. Поступление продукции и ее размещение, выгрузка остатков.
  
• Инвентаризация. Пересчет товаров и оформление складских актов.
  
• Выполнение банковских операций. Формирование платежных поручений, загрузка банковских выписок.
  
• Получение финансового результата. Расходы на приобретение услуг, на оплату труда, на внутреннее потребление товаров, перечисление налогов и закрытие месяца.
  
• Формирование отчетности. Оформление общехозяйственных расходов.

В результате руководство «Автолайнс» хотело видеть систему, которая могла бы:

• обмениваться данными с сайтом в части заказов клиентов и остатков товаров на складе
• имела систему адресного хранения
  
• позволяла бы быстро формировать корректные управленческие отчеты о себестоимости, доходах и расходах и общем финансовом результате

Проект стартовал 26 апреля 2021 года. В работу были вовлечены генеральный директор компании и учредители, обладающие техническим бэкграундом.

Проект прошел следующие стадии:

1) Обследование и выявление проблем

2) Моделирование процессов компании в типовом решении «1С:Управление торговлей 11.4»

3) Определение необходимых доработок

4) Создание технологических доработок

5) Подготовка новой базы к старту работы

6) Запуск

В новую программу «1С:Управление Торговлей» загрузили из интернет-магазина актуальный ассортимент продукции. Участниками новой системы стали:

• Менеджеры по продажам - в части работы с заказом покупателя
• Кладовщики - в части сборки заказов клиентов на складе
  
• Бухгалтер-финансист - в части работы с банковскими выписками и формированием регламентированной и управленческой отчетности
  
• Менеджеры по закупкам - в части планирования закупок и учета поступления товаров
  
• Генеральный директор и учредители - в части доступа ко всей информации системы для принятия управленческих решений
  

В ходе проекта были подключены терминалы сбора данных (ТСД). Они связаны с «1С». Кладовщики считывают штрихкоды продукции на складе с целью отражения актуальной информации в системе адресного хранения и по остаткам товаров.

Непростой задачей оказалась настройка обмена данными между «1С» и сайтом, который был разработан программистом компании. Теперь в «1С» поступает информация по заказам и оплатам клиентов, сведения о взаимодействии с поставщиками. На сайте отображается актуальная информация об остатках товара.

Так как сайт был собственной разработкой компании, для обмена разработали запросы и обработчики как со стороны «1С», так и со стороны сайта. Как результат, вся информация консолидируется в «1С».

Для корректного расчета себестоимости в системе были учтены все услуги и дополнительные расходы, которые возникают в процессе реализации товара.

Новую систему подготовили в области работы с маркетплейсами: создали документы, которые отображают информацию о передаче товаров комиссионеру.

Процесс доставки товаров до покупателя также оптимизировали. Информация о предпочтительном для клиента способе доставки поступает менеджеру в «1С» в заданном виде. Заказ передается на сборку и отгрузку собственной курьерской службе или транспортной компании.

Запуск новой системы был назначен на 7 сентября 2021 года. В течение первых недель проходила отладка процессов. Проектная команда активно отвечала на вопросы и исправляла возникающие ошибки. Спустя 2 месяца работы сбои практически исключены.

Проект вписался в дельту 15% по отклонениям в бюджете и сроках. Такое отклонение связано с точечной перестройкой типовых процессов, которые требовали много ручной работы. Доработки коснулись выгрузки с сайта заказов поставщикам, обновления статусов заказов на сайте при обновлении в «1С» и разработки специальной печатной формы расходного ордера.

Проект автоматизации позволил компании «Автолайнс»:

• Консолидировать всю информацию в одной системе и обновлять ее в режиме реального времени: как в «1С», так и на сайте. Клиент получает актуальную информацию о предлагаемой продукции, менеджеры по продажам своевременно обрабатывают заказ и отправляют на сборку и отгрузку. Менеджеры по закупкам оценивают потребность в новом товаре исходя из данных системы.
• Формировать управленческую и регламентированную отчетность в любой момент времени, исключая ручную сборку документов. При закрытии месяца составление отчета занимает 10−15 минут. Ранее на эту задачу уходило несколько часов работы специалиста.
  
• Корректно рассчитывать себестоимость товаров. Управление ценообразованием теперь обоснованно достоверными данными о деятельности компании. Количество ошибок в новом механизме определения себестоимости сократилось на 90%.
  
• Настроить адресное хранение на складе с подключением ТСД для кладовщиков. Время сборки заказа сократилось. Появился инструментарий для инвентаризации склада. Процесс отгрузки заказов ускорился на 70%.

«Автолайнс» за счет новой системы автоматизации исправили все проблемы учета и получили ключевое преимущество на отраслевом рынке: возможность повышать качество сервиса для клиента.

Позитивные результаты проекта были получены за счет тесного взаимодействия между проектными командами с двух сторон.

Сотрудники «Автолайнс» фиксировали всю ключевую информацию во внутренней системе задач, к которой подключили команду «РАУ АйТи». Чат позволял вести коммуникацию в режиме реального времени, а изменения были видны всем пользователям, а не только ответственным лицам.

Партнерские отношения между компаниями сохранились и после внедрения. Команда «РАУ АйТи» занимается поддержкой и сопровождением системы, разработанной для «Автолайнс».

Узнать подробности о системе или записаться на онлайн-демонстрацию:

По телефону: 8 (812) 309-29-03

На сайте: https://rauit.ru/