Основатель MOZ и TELLSY Олег Замышляев о том, как пандемия COVID-19, многое изменившая в нашей жизни, поменяла структуру и формат стратегических сессий, которые раньше казались нам незыблемыми по своим структуре и формату.
Четыре фазы существования стратсессий во время пандемии
Фаза 1. Синхронный офлайн
Вплоть до весны 2020 года стратегические сессии проводились по преимуществу очно и синхронно. Участники таких мероприятий собирались в в одном зале и работали вместе по несколько дней. Для работы в подгруппах их рассаживали за разные столы, где с помощью TELLSY, Slido, Mentimeter или каких-то других цифровых инструментов они получали всю нужную информацию, презентовали свои результаты, а затем оценивали итоги своих коллег.
Фаза 2. Синхронный онлайн
Но весной прошлого года до России докатилась первая волна COVID-19. И жизнь изменилась до неузнаваемости. Стратегические сессии стали проводить онлайн, в синхронном формате. Однако достаточно быстро всем стало понятно, что просто перенести привычный всем зал в онлайн — задача невозможная, потому что участникам очень тяжело сидеть перед экраном по восемь часов кряду. Поэтому сначала стратсессии пытались дробить на части по три-четыре часа. Но это не особенно помогло: даже в таком случае внимание участников быстро рассеивалось. Выяснилось, что формат синхронного онлайна на самом деле не настолько жизнеспособен и эффективен, как казалось вначале.
Фаза 3. Гибридный формат
Поэтому в конце лета — начале осени 2020 года на первый план стали выходить гибридные мероприятия, часть участников которых оставалась в удаленном формате, а часть (как правило, это были руководители) находилась в зале. Такой формат ничуть не препятствовал работе с использованием различных цифровых инструментов. В синхронном онлайне мы интегрировали в TELLSY видеопоток, позволяющий ведущему общаться с участниками, и видеокомнаты для работы в подгруппах до 12–15 человек. Теперь же мы просто объединили в одном интерфейсе функционал для удаленного формата и для работы в зале. Но, как показал опыт осени прошлого года, даже гибридный формат не мог до конца удовлетворить все потребности участников стратсессий. Подавляющему большинству из них хотелось выполнять задания не в течение отведенных на это условных 20-ти минут, пока это же делали люди, присутствовавшие в зале, а подумать над задачами в течение комфортного для них времени и в устраивающем их графике.
Фаза 4. Асинхронный формат
Так началась четвертая фаза — окончательный вывод стратсессий из синхронного формата. Асинхронность дала нам большое преимущество в виде независимости. Например, теперь мы могли не обращать внимания на то, разрешено ли встречаться очно в залах. Типичная стратегическая сессия конца 2020 года теперь выглядела как несколько встреч длительностью около двух с половиной часов и промежуточные задания для самостоятельной работы. Причем выполнять их можно было как индивидуально, так и в группах, используя TELLSY — веб-приложение, которое теперь стало, помимо всего прочего, инструментом для дистанционной асинхронной работы.
Шесть трендов эволюции стратсессий
Тренд 1. Высокая неопределенность и «турбулентность»
В 2020 году две эти доминирующие характеристики всех процессов стали привычными и абсолютно нормальными. Вследствие неопределенности руководители компаний начали сильнее нуждаться в свежей и максимально объективной информации о происходящем как внутри компании, так и вовне.
Тренд 2. Присутствие «внешних» экспертов
Как следствие на стратегические сессии стало приходить гораздо больше «внешних» экспертов. Если раньше они появлялись примерно на 10–20% стратсессий, то во второй половине 2020 года уже 70% стратсессий, которые проводила «Мастерская Олега Замышляева», были отмечены их присутствием. Именно «внешние» эксперты позволяют снизить неопределенность, потому что могут дать чуть более объективную информацию, чем внутренние.
Тренд 3. Рост количества участников
Рост количества участников стратсессий позволяет решить три задачи.
Во-первых, если участников больше, это дает возможность быстрее переходить от слов к делу. Выводы, к которым приходят на стратсессии, не нужно долго и мучительно передавать с одного уровня на другой, а присутствие на мероприятии ключевых людей в компании позволяет сразу учитывать их мнение.
Во-вторых, это дает гораздо более точную, свежую, актуальную и разноплановую информацию для принятия решений. Люди, находящиеся на разных управленческих уровнях организации, могут замечать что-то гораздо раньше, чем их руководители, и поэтому могут выступать на стратсессиях в качестве «внутренних» экспертов.
В-третьих, когда в стратсессии принимают участие большее количество людей, качество решений, как правило, получается более высоким, так как учитывается больше факторов, влияющих на возможность реализации тех или иных планов.
Тренд 4. Сокращение времени и частоты проведения
Классическая стратегическая сессия представляет собой несколько полноценных рабочих дней, на протяжении которых участники мероприятия анализируют тонну информации и вырабатывают долгосрочный стратегический план развития. Но пару лет назад наметилась тенденция к сокращению времени стратсессий. Уже далеко не на всех сессиях решались серьезные комплексные задачи. Сегодня этот процесс стал очевидной, устойчивой тенденцией, потому что теперь все меняется так быстро, что планировать на год вперед зачастую просто бессмысленно. Так, Дейв Рочлин из школы бизнеса Berkeley Haas рекомендует руководству компании четыре раза в год собираться на стратегические сессии, чтобы обновить свои представления о происходящем в компании и скорректировать планы.
Тренд 5. Изменение самой сути стратсессий
Это привело к тому, что стратсессии сегодня уже практически не используются для разработки целостной, долгосрочной стратегии компании. Теперь далеко не для каждой сессии нужно готовить серьезную аналитику и проводить исследования. Все чаще стратсессии становятся просто способом проанализировать происходящее в компании, узнать о проблемах, рисках и подумать о планах на будущее.
Тренд 6. «Прагматизация» заказчика
Теперь все чаще к нам приходит заказчик и говорит: «Ребята, у нас есть бланк, в нем перечислено шесть вопросов, на которые нам нужно получить ответы от команды. Вот наша стратегия или план, который надо скорректировать». Мы всегда радуемся таким заказчикам, потому что удобно работать, когда понятны ожидания. Конечно, и раньше встречались такие конкретные запросы, но теперь их становится все больше, и это приятная тенденция.
Подводя итоги 2020 года и некоторые подытоги начала 2021-го, можно выделить шесть основных направлений эволюции стратегических сессий. Высокая степень неопределенности времен начала пандемии повлияла на продолжительность большей части стратсессий, на количество и состав их участников, а также непосредственно на их содержательную часть: теперь они все чаще становятся более «легким» мероприятием, позволяющим держать руку на пульсе и заранее договариваться о том, в каком направлении движется компания в данный момент.