Продолжая тему аутсорсинга топ-менеджеров сегодня речь пойдет о такой его части как аудит.
Согласно Википедии “В широком смысле и в соответствии с обычаями делового оборота, а также деловой лексики, аудит и как синоним аудиторская проверка — процедура независимой проверки и оценки отчетности, данных учета и деятельности организации, а также системы, процесса, проекта или продукта.”
История которую я расскажу будет посвящена аудиту именно бизнес-процессов, в связи с тем, что буквально несколько дней назад у меня состоялась встреча с одним интересным клиентом в результате чего на меня снизошло озарение того, что об аудите точно нужно поговорить.
Это была уже вторая встреча с собственниками компании, на которой я рассказывала как обычно проходит наведение порядка внутри бизнес-процессов компании. И на моменте когда речь зашла про аудит произошла резкая негативная реакция одного из собственников, конечно же мне стало интересно, почему сформировалась такая точка зрения. Выяснилось, что компания уже имеет опыт проведения аудита подрядчиком: был обследован отдел маркетинга - результатом аудита являлся документ, который содержал в себе проблемные места отдела. Далее работа по этому процессу не проводилась. И у владельца возникло ощущение бесполезности проведенной работы, мол “Ну вот узнали мы в чем у нас проблемы и что?”
Тут хочется сказать “Вы не любите аудит? Вы просто не умеете его готовить!”
Давайте разберем эту ситуацию: Конечно, если ничего не делать с выявленными проблемами, то ситуация и не изменится, тут скорее вопрос в том, что заказчик в принципе не увидел ценности в том, что эти проблемы были обнаружены. Так в чем же ценность? - Любое обнаружение проблемы - это уже 50% ее решения. Пока проблема не обнаружена мы не имеем никакой возможности ее решить! Это как обнаружить дырку на одежде на спине, ну никак мы не сможем ее зашить, если даже не увидели. И тут многие возразят, что мол вот бывает “мы знаем о проблеме, но решить ее не можем”. Мой ответ тут будет таким - “Не хотите”, скорее всего эта проблема не несет такого ущерба, чтобы приложить достаточно ресурсов (материальных и временных) для ее решения. Как говорит один из моих любимых руководителей: “Не бывает нерешаемых проблем, бывает мало денег!”
Также не стоит забывать, что определенные сложности невозможно решить без вливания дополнительных ресурсов - например дефицит кадров (если компания не собирается отказываться от загрузки). Даже если пойти по пути оптимизации затрат текущего персонала: это все равно потребует определенных ресурсов например на автоматизацию или доплаты за дополнительную нагрузку.
Итак аудит - это не решение проблем - это возможность их решать. Проблемы не решит аудитор и проблемы не решатся в результате аудита, после получения этих знаний руководитель принимает решения что с ними делать и нужно ли вообще с ними что-то делать или выгоднее для компании на данный момент оставить все как есть.
Но, лично я, как специалист который занимается похожей деятельностью, такую работу подрядчика не одобряю. Потому что действительно самое простое указать на сложности и совсем другое их решить. Когда мы своей командой проводим аудит какого-либо контура (продажи, маркетинг, HR, производство, финансовый отдел) будь то конкретный отдел или бизнес-процессы компании мы обязательно пишем рекомендацию по решению этой проблемы, и даже если заказчик не идет на сопровождение в решение проблем которые были обнаружены, у него точно остаются рецепты как его “боли полечить”.
Подведем итог вышесказанному, почему все таки важен аудит: мы не можем решать проблемы, которые не знаем. Вы можете прийти с конкретной проблемой и получить конкретные рекомендации, но если компания приходит с запросом у нас все хорошо но вот как-то хочется получше” или “у нас все плохо, особенно в разработке и вы там полечите” тут без аудита всей компании не обойтись.
Несколько лет назад, когда у меня еще не было опыта в построении бизнес-процессов компании заказчика, ко мне обратился директор небольшой it компании с идеей наставничества и помощи для одного из его руководителей. Я начала выстраивание бизнес-процессов от этого отдела, плохо понимая что происходит вокруг него, что привело длительному решению проблем связанным с необходимостью взаимодействия между подразделениями и сильно тормознуло получение результата. Тогда и пришла мысль провести обследование всей компании целиком.
Нельзя сказать что это был полноценный аудит, скорее его начальная версия. Тем не менее пазл сложился и стало ясно почему некоторые сложности никак не удается решить. В результате было выявлено, что есть самодостаточные руководители отделов и те ребята которым нужна помощь. Плюс было обнаружено несколько интересных моментов, которые мы скорректировали уже напав на проблему целой командой руководителей и выделили определенное направление деятельности в отдельную группу специалистов.
Но, если бы не было проведено обследования всей компании, прогресс был бы куда хуже, так как руководителю сложно двигать систему из положения когда он на одном уровне с другими руководителями и не имеет возможности прямого на них влияния. На мой взгляд это особенность Российских компаний: иерархичность в управлении и разрыв в коммуникациях между топ-менеджментом, средним руководящим составом и рядовыми исполнителями. Кстати поэтому, если вы затеете провести аудит самостоятельно, будет здорово включить в список опрашиваемых несколько рядовых исполнителей, причем желательно найти самих недовольных и поговорить с ними, именно они скажут вам правду.
Результатом аудита может быть не только выявление боли, но и переход в консалтинг - предложения верхнего уровня как решать выявленные сложности.
Упрощенно формула успеха выглядит так: выяви проблему - найди решение - внедри его добавив необходимые ресурсы = рост прибыли!
Будет интересно узнать Ваше мнение, дорогие коллеги, об аудите и его пользе либо бесполезности, пишите пожалуйста комментарии!