Кейс. Как контролировать трудозатраты на сопровождение «1С» с помощью open-source BI-системы

На связи Тарас Новак. Я руковожу службой сопровождения в ИТ-компании bobday. Мы работаем с клиентами, у которых есть внедренные «1С»-решения.

Мы помогаем заказчикам закрывать задачи и решать вопросы, которые у них возникают по ходу работы с продуктами 1С. В частности:

• решать инциденты, которые возникают при работе с базой;
• проводить консультации для пользователей и объяснять логику работы с 1С, чтобы в дальнейшем не допускать ошибок;
• обновлять компоненты 1С;
• вносить изменения в 1С с учетом новых задач и потребностей бизнеса;
• интегрировать базы по продуктам 1С друг с другом;
• администрировать программу и многое другое.

В этой статье я решил поделиться опытом использования BI-решения с открытым кодом для совершенствования отчетности по сопровождению 1С. Спойлер: клиенту понравилось.

BI-системы призваны упростить жизнь руководителям и собственникам бизнеса, которые хотят контролировать важные показатели своего бизнеса в режиме онлайн. BI-система – это легкий в использовании инструмент, который позволяет визуализировать и исследовать данные. С помощью BI вы можете выбирать данные, аналитика по которым вам нужна прямо сейчас. Достаточно интегрировать ее с действующими в компании системами автоматизации, и визуальное представление о жизнедеятельности вашей компании как на ладони. BI-системы легко извлекают нужную информацию из огромных массивов данных. Диаграммы, таблицы и графики связана друг с другом, что позволяет глубже исследовать данные.

Вы можете искать нужную вам информацию, выявлять взаимосвязи и находить информацию. Очень удобный и крайне востребованный в современном бизнесе инструмент.

Чем же так хороши BI-решения для бизнеса и чем они отличаются от привычных нам отчетов в Excel?

• Данные из Excel, 1C, SAP, CRM-систем можно объединить и проанализировать с помощью одной онлайн-платформы. Туда же можно загружать аналитику с сайтов компании.

• Вы будете принимать стратегические решения, основываясь на данных наглядных дашбордов. На схемах и диаграммах можно увидеть факторы, которые являются критичными для бизнеса, и предотвратить проблему на этапе ее появления. BI предоставляет вам данные “на блюдечке” в режиме онлайн для принятия более точных управленческих решений.

• BI-решение предоставит вам доступ к ключевым параметрам вашего бизнеса в динамике. Появится возможность следить за прибылью и продажами, за развитием отдельных брендов и проектов, получать информацию о SKU и проблемных направлениях.

• Чтобы войти в систему, не нужно устанавливать программу. Вы будете получать данные из облака в любой момент с любого устройства. Владельцу бизнеса не обязательно устанавливать 1С, чтобы контролировать все, что в ней находятся. Достаточно интегрировать BI с 1С, и все данные будут преображаться в наглядные отчеты.

Есть одно НО: иностранные вендоры постепенно выводят свои BI-продукты с российского рынка и отказываются продлевать лицензии. В этой ситуации есть два выхода:

• Воспользоваться отечественными аналогами – например, 1С Аналитикой.
• Выбрать open-source решение с открытым кодом и доработать под свои нужды. Вендор не может отказать в продлении лицензии, поскольку никакой лицензии нет.

У нас в bobday внедрена BI-платформа Metabase для внутрикорпоративного использования. Это удобное open-source решение собирает данные из разных информационных систем. С его помощью мы анализируем работу компании, объединяем данные по внутренним и клиентским проектам, формируем аналитические отчеты в виде наглядных дашбордов.

Metabase позволяет выводить данные трудозатрат по клиентам и сотрудникам: в режиме реального времени видно, сколько времени решалась та или иная задача. На платформе удобный поиск, который позволяет быстро найти клиента, проект, сотрудника, задачу и т.д. Также это удобный инструмент для оценки времени сотрудников: можно отследить, сколько времени сотрудник тратит на проект, как много времени у него уходит на саморазвитие, на работу над внешними и внутренними проектами.

Крупные клиенты, которые заключают договор на сопровождение от 50+ часов, хотят контролировать трудозатраты по услуге в течение месяца. Никто не хочет выходить за пределы пакета или допустить сгорания пакетных часов.

К нам в bobday обратился заказчик, который попросил открыть доступ к отчетности по сопровождению в режиме реального времени. Ему было важно, чтобы мы предоставили ему информацию по выполненным работам не еженедельно и не в конце месяца, а чтобы эта информация была у него под рукой. Мы приняли решение адаптировать отчет Metabase для клиента, что и было сделано. Мы настроили отчетность по заявкам на сопровождение в режиме реального времени. Клиент получил в пользование наглядные дашборды, на которых он мог видеть трудозатраты и всю информацию по задаче онлайн. После того, как отчет был настроен, клиент выразил благодарность за индивидуальный подходе к его задаче.

Была поставлена задача создать систему отчетности по сопровождению, которая позволила бы контролировать трудозатраты по услуге “Сопровождение 1С”. Необходима наглядная аналитика по услуге, которая позволила бы в режиме реального времени отслеживать выработку пакетных часов.

Благодаря BI-платформе Metabase удалось настроить прозрачную отчетность по запросу клиента с необходимыми данными: задача, время исполнения, расход и остаток по пакету. Клиент получил доступ к онлайн доске с запрашиваемой аналитикой. Также на ежедневной основе клиенту настроили рассылку с необходимой информацией по проекту.

• необходимую отчетность по услуге в режиме реального времени.
• инструмент для контроля за расходом трудозатрат по услуге “Сопровождение 1С”, с помощью которого можно регулировать нагрузку по услуге: отдавать задачи в работу, если в пакете остались часы, и переносить задачи на следующий месяц, если пакет выработан по максимуму.
• возможность менять и подбирать подходящий тариф в зависимости от нагрузки по услуге.

BI-системы с открытым кодом – удобный гибкий инструмент для визуализации отчетности под многочисленные задачи компании. Реализованная аналитика – отличный прецедент, который можно транслировать для других крупных клиентов по сопровождению. Команда bobday может предоставить онлайн-контроль по услуге, который позволит заказчику следить за трудозатратами и управлять задачами по сопровождению 1С-продуктов.