Автоматизация HR-процессов с помощью ELMA365

Цифровая трансформация — это глобальный процесс, который затрагивает все сферы деятельности организации, начиная от основного процесса бизнеса и заканчивая управлением ценностью, клиентским опытом, HR-стратегией и культурой внутри компании.

Когда компания находится на достаточно высоком уровне технологической зрелости, основной процесс зачастую цифровизован. При этом вспомогательные процессы могут быть автоматизированы не полностью. Например, такие, как HR-процессы. Отсюда вытекает очевидный вывод: чтобы компания оставалась на плаву, цифровая трансформация должна затрагивать все кадровые процессы.

К сожалению, в 2020 году основным толчком к преобразованиям стал коронавирус, из-за которого многие компании перешли на удаленный формат работы. В связи с этим стали возникать существенные проблемы — в условиях "удаленки" совершенно неудобно согласовывать заявления в старом формате. По статистике, 55% компаний до сих пор продолжают генерировать заявления на бумаге, то есть сотрудник приносит заявление руководителю на подпись в бумажном виде.

В какой момент необходимо внедрять автоматизацию HR-процессов? Для чего это необходимо? В этом кейсе мы подробно расскажем, как сохранить гибкость, уменьшить расходы и избавиться от кадровой рутины на примере ижевской компании «РИТ».

Компания «Русские информационные технологии» — это одновременно продуктовая и сервисная компания. На протяжении 17 лет специалисты разрабатывают и сопровождают информационные системы разного уровня. Среди продуктов компании «Помощник арбитражного управляющего», F-Анализ, HUDWAY и другие веб-сервисы.

«Безусловно, 2020 год с удаленным форматом работы подтолкнул нас к изменениям. Мы решили, что компании пора идти в ногу со временем. При этом мы не хотели загонять процессы в какие-то шаблоны, потому что считаем себя гибкой компанией. Нам было важно не выносить процессы на бумагу и разводить бюрократию. Мы хотели сохранить гибкость процессов, но избавиться от Google-таблиц, передачи информации в чатах и по почте» - говорит HR-менеджер «РИТ» Анна Рябчикова.

В связи с этим основные цели внедрения ELMA365 были следующие:

• автоматизировать кадровые процессы и сохранить гибкость;
• расставить приоритеты в работе ключевых сотрудников;
• сохранить расходы на обслуживание кадровых процессов;
• уменьшить затраты и количество рутины в процессах.

С ELMA365 компания закрыла следующие боли:

• переплаты и потеря заявлений. Теперь вся информация хранится в одной системе.
• потеря рабочего времени HR на напоминания и коммуникацию. Сейчас выстроенные процессы и статусы.
• данные о кандидатах хранятся в папках, почте, чатах и теряются. Создана единая база кандидатов с вложениями и комментариями.

Был проделан большой пул работы. Автоматизировано 2 больших раздела — раздел административных вещей (заявления на отпуск, больничный, отгул, переработку) и процесс поиска кандидатов в компанию.

• Теперь в ELMA365 хранится вся база кандидатов. К карточке кандидата приложены все выполненные тестовые задания, комментарии HR и руководителя, рассматриваемые позиции в компании, дата приема на работу и прочее. При увольнении сотрудника карточка остается в системе, в случае запроса или повторного приема ее можно найти и актуализировать информацию по кандидату.

• Автоматизирован процесс приема на работу. Ранее HR менеджер должен был в ручном формате предупреждать необходимых сотрудников о выходе кандидата. В ELMA365 реализован процесс приема на работу, который объединяет HR, руководителей, бухгалтерию, технический департамент, офис-менеджера. Так, к выходу кандидата подготовлено рабочее место, заведена карточка сотрудника в системе, готовы учетные записи в необходимых сервисах и др. HR не держит в голове подготовку, получая оповещения по каждому выполненному этапу процесса, и занимается более важными задачами.

• Автоматизированы процессы отпусков и отгулов с учетом гибких часовых перерывов. Раньше заявления на отпуск принимались через корпоративную почту, после чего руководитель отправлял также по почте заявление на согласование исполнительному директору, который в свою очередь отправлял бухгалтеру. После HR вносил данные в таблицу. «Мы супергибкая компания, разрешаем дробить и брать отпуск на часы, поэтому 2 часа в день я проводила с калькулятором, внося данные в таблицу», - говорит HR-менеджер «РИТ».

С ELMA365 сотрудник заполняет заявление внутри системы, после чего оно отправляется по пути согласования. Заявление не теряется, руководитель, сотрудник, HR и бухгалтер в курсе статусов заявления. Кроме того, каждый работник видит актуальную информацию по количеству дней/часов оставшегося отпуска и может планировать заранее. Из явных преимуществ: теперь HR-менеджер не тратит рабочее время на мониторинг процесса.

• Автоматизированы процессы приема на работу, увольнения и прохождения испытательного срока с учетом особенностей должностей. При увольнении у сотрудника необходимо забрать все доступы, закрыть учетки и рассчитать остаток. Раньше надо было вручную писать сисадмину о доступах, бухгалтеру о расчете, предупреждать руководителя и офис-менеджера. При этом это все надо контролировать, напоминать. Сейчас автоматически всем участникам процесса приходят задачи, информирующие об увольнении и действиях.

Также автоматизирован процесс прохождения испытательного срока. Теперь после 3 месяцев работы HR-менеджеру приходит задача, что нужно переговорить с руководителем и сотрудником о будущем, а также пересмотреть зарплату. «Если человек решает остаться с нами, и мы увеличиваем зарплату, то процесс уходит на бухгалтера, а я в курсе этапности» - говорит HR-менеджер Анна.

• 90-120 тыс. в год экономия за счет снятия с HR-менеджера рутинных операций;
• 2 часа в неделю вместо 2 часов в день — на администрирование кадровых процессов;
• < 1 часа в неделю вместо 3-5 часов тратит HR-менеджер на обработку заявлений.

Планы

Внутренняя потребность в автоматизации процессов, конечно, есть. Сейчас у компании «РИТ» есть запрос на работу с управлением договорами в системе ELMA365. Есть задачи, связанные с расчетом прибыльности проекта: сколько часов было потрачено на конкретную задачу. В том числе бухгалтерские отчеты. Как говорит HR-менеджер Анна Рябчикова, ELMA365 зарекомендовала себя как гибкая и удобная система — то, что надо.

О самостоятельном внедрении и результатах мы поговорили с заказчиком на вебинаре, запись по ссылке: