Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я рассказываю про свой опыт в управлении задачами и делюсь лайфхаками.
В современном мире, каждый человек ежедневно имеет большой поток входящих задач. Убрать его невозможно, но можно научиться им управлять.
Года три назад мне стало необходимо куда-то записывать задачи и планы. Тогда я ничего не знала о программах таск-трекинга и записывала все задачи в заметках на телефоне. Когда я ознакомилась с техниками целеполагания, я реструктурировала свои задачи - исходя из целей на год, я писала цели по месяцам, затем цели по неделям, и уже их я раскидывала на дни. На все это я тратила кучу времени, так как я писала все планы от руки и, все еще, в заметках. Нооколо года назад, я решила опять провести реформу задач и нашла много полезной информации на этот счет. После того, как я начала пользоваться специальными программами и технологией постановки задач, у меня стало намного меньше стресса, я стала разумнее использовать свое время, и в целом, чувствовать себя более удовлетворенной от жизни. Ведь, большинство страхов появляются от неизвестности будущего. Но если понимать, что нас ждёт в ближайшие дни, становится легче.
Ведение таск-трекинга - не самоцель, а воспитание. Становится легче делать вещи,которые всегда забывались или было лень. К тому же, если вам не нравится ничего решать, и вы предпочитаете быть ведомым, то таск-трекинг - отличный способ научиться ставить задачи самому себе и жить своими желаниями. Цель - организовать своё время так, чтобы не было выгорания и было свободное время для всего, чего хочется.
Запись задач не будет иметь смысла, если делать это бездумно и неорганизовано. Ваш планировщик обязательно должен подчиняться определенной системе организации и быть постоянно доступным. Возможность в любой момент записать свою идею или поставить задачу очень важна. Такая «разгрузка» головы повышает креативность и эффективность, и вы будете свободны для новых идей. Постоянный доступ к задачам может дать только использование цифровых приложений, а вот от блокнотов и ежедневников придётся отказаться.
Есть много прекрасных мобильных таск-трекеров и планировщиков, но работа с ними строится по одинаковой стратегии. Для личной жизни, я выбрала Todoist, а для ведения проектов Trello, так как для ежедневных задач эту программу использовать не так удобно.
Todoist - приложение-планировщик задач по принципу чек-листа. Фишка этого приложения- геймификация. Пользователь назначает себе дневную норму закрытых задачи и получает «карму» - баллы за их выполнение. Приложение даёт статистику выполнения задач без пропусков, а в конце года, подводит итоги работы и присылает отчёт. Задачи и подзадачи выстраиваются в хронологическом порядке: выполненные вычёркиваются из списка, но остаются на странице, как в бумажном блокноте. Todoist работает как на компьютере, так и на всех мобильных устройствах, и в оффлайне, что является очень большим плюсом.
За всей технологией постановки задач в Todoist стоит методика GTD.
Getting Things Done (в переводе с англ. — «доведение дел до завершения») — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом.
GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач (бывают исключения в случаях, когда несколько задач по разным проектам взаимосвязаны), перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»).
Я использую эту методику, чтобы быть более креативной, сфокусированной и продуктивной. В блоге Todoist и в самой книге GTD можно прочитать советы по работе с этой методикой. Здесь, я хочу поделиться своими лайфхаками.
Несколько важных правил о постановке задач:
- Задачи должны быть маленькими - на одно действие. Нужно стараться максимально декомпозировать задачу на серию мелких, которые можно будет выполнить за раз. Иначе вы рискуете потерять мотивацию выполнять задачу. Например, задача «написать эссе» - слишком большая. Можно разложить ее на:«выбрать тему», «подобрать литературу», «прочитать эту литературу», «написать план эссе», и т.д.
- В задачах важна формулировка. Лучше начинать задачу с глагола - так вы сразу увидите действие, которое нужно будет делать и только потом контекст. Задачу нужно писать понятным языком и так, чтобы через долгое время было понятно, о чем в ней идет речь. Записывать дополнительную информацию к задаче, нужную для ее выполнения, можно в комментарии к задаче.
В задачниках очень важна продуманная навигация. Без неё, списки будут бесполезными. В Todoist (и многих других приложениях) есть удобные фичи для навигации по задачам - проекты, теги и приоритеты.
- Для меня очень хорошо работает древовидная структура - задачи я
объединяю в проекты. Я создала проекты для каждой сферы моей жизни (финансы, здоровье, обучение, путешествия, и т.д.). В этой статье я приводила пример моего использования проекта «Здоровье». Проекты можно делать общими с другими пользователями - очень удобно записывать общие задачи в семье, например, в общий семейный проект. Также, в Todoist можно делать иерархию проектов - подпроекты, и разграничивать задачи в проекте с помощью разделов. - Теги можно использовать для обозначения времени или места выполнения задачи, или человека, который за неё ответственен. Например, у меня есть тег «15 минут», который я ставлю на задачи, занимающие примерно 15 минут. Тег «лень» я использую для отметки задач, которые могу сделать, когда ничего делать не хочется, но хочется поставить галочку и почувствовать себя продуктивной :) Тег «оффлайн» помогает мне найти задачи, которые я могу сделать без интернета, например, в дороге или в очереди.
- В Todoist, задачам можно присвоить один из 4 приоритетов. Они различаются по цветам и помогают быстрее найти самые важные задачи. Для распределения приоритетов лучше использовать матрицу Эйзенхауэра по приоритизация задач. Можете почитать о ней сами, или я расскажу про нее подробнее в другой статье.
Для поддержания порядка в списках задач нужно следовать системе. Скорее всего, со временем вы сами поймете, какая система лучше работает для вас. Для себя я нашла эти «правила»:
- Задачник, который я использую должен синхронизироваться на все мои устройства, чтобы в любой момент я могла бы «выгрузить» информацию и освободить голову.
- Нужно записывать все задачи, чье время выполнение превышает 5 минут (такие нужно делать сразу «на месте»). Нужно выработать привычку буквально выгружать все мысли во входящие (inbox). А потом, когда появляется время, разбирать его, расставляя задачи по проектам, приоритетам и тегам.
- Список задач работает одновременно только с поддержанием пустой папки входящих (zero inbox), иначе будет хаос. Соответственно, его нужно разбирать, как минимум, каждый вечер.
- Ревью задач каждую неделю помогает быть уверенным в своем прогрессе и избавиться от страха чего-то не успеть/пропустить/забыть (Fear Of Missing Out). Также, я провожу просмотр-приоритизацию задач на следующий день накануне вечером, чтобы с утра иметь понимание своего дня и спокойно планировать день.
- Функция повторяющихся задач помогает привить рутину и не забыть их. Их очень полезно ставить, когда хочется выработать привычку.
- Задачи, которые есть в Todoist, больше нигде не повторяются. Необходимо четкое разделение программ. В него я записываю всю свою деятельность, кроме той, что имеет четкие временные рамки. В приложении есть функция назначения времени, но для встреч, мероприятий, перелетов и других событий сфиксированным временем, мне удобнее использовать Google Calendar. Очень важно иметь четкие границы того, что попадает в календарь, а что идёт в Todoist,чтобы не запутаться и пропустить важные вещи. О нюансах работы с календарём я напишу отдельно.
Организация задач поможет вам освободить голову для более важных вещей, чем постоянное вспоминание, что же сегодня нужно сделать. Например, для достижении ваших мечт или времени с близкими.
Надеюсь, это статья была вам полезна. Я буду очень признательна, если вы напишите о том, какие вы используете планировщики, и как вы ими пользуетесь :)