Универсальное использование метода Zero Inbox

Как часто вы забываете что-то сделать с важной информацией? Постоянное нахождение в визуальном хаосе приводит к множеству проблем - например, к потере концентрации, раздражительности и ухудшению памяти.

Меня зовут Юлия Корес, я автор TG-канала "Life as a project", сегодня я рассказываю о том, как использовать популярный метод Zero Inbox для управления всей информацией в вашей жизни.

Взятие под контроль всей поступающей к вам информации - это лучшее, что вы можете сделать для своей продуктивности и удовлетворенности от жизни.

Какой же секрет управления входящей информацией? Я пыталась найти ответ на этот вопрос очень долго, перебирая возможные варианты и создавая свои методы. В какой-то момент я узнала о методе zero inbox и распространила его на все мои «входящие». Все еще, я не могу сказать, что достигла «пустого ящика», но уже сейчас я вижу результат от этой методики.

Zero inbox (пустой ящик входящих) - это система управления почтой, созданная экспертом продуктивности Мерлином Манном.

«Вся технология пустого ящика - о том, как владеть своей почтой, своим вниманием и своей жизнью. Слово «пустой» в названии метода относится не к количеству писем в ваших входящих, а к количеству ваших мыслей об информации в этих входящих. Особенно, когда вы не хотите об этом думать. Вот и все.» - Мерлин Манн

“It’s about how to reclaim your email, your atten­tion, and your life. That “zero?” It’s not how many mes­sages are in your inbox–it’s how much of your own brain is in that inbox. Especially when you don’t want it to be. That’s it.” – Merlin Mann

Метод zero inbox был изначально придуман и часто используется лишь для поддержания порядка в электронной почте. Но я не вижу смысла в таком ограничении его использования. Мне кажется, весь эффект этого метода создается только благодаря его использованию со всей поступающей к нам информацией - и с письмами, и с идеями, и с мыслями, и с задачами. Дэвид Аллен в своей книге Getting Things Done хорошо объясняет суть применения системы zero inbox ко всей информации. Но я немного изменила его подход, сделав удобную версию для себя.

Попробуйте заглянуть в вашу почту, задачник и блокнот для заметок. Если в вашей входящей папке на протяжении 24 часов лежит больше чем 0 файлов, то настало время переоценить вашу стратегию управления информацией. Достаточно очевидно, что иметь гигантский лист из статей, заметок, задач или писем - это не эффективный метод организации.

Как часто вы забываете на что-то сделать с важной информацией? Постоянное нахождение в визуальном хаосе приводит к множеству проблем - например, к потере концентрации, раздражительности и ухудшению памяти.

Конечно, не нужно сразу же работать с информацией. На самом деле даже наоборот - редкая проверка почты и социальных сетей сильно повышает продуктивность. Исследование университета Британской Колумбии показало, что проверка почты даже три раза в день вместо неограниченного количества раз помогает чувствовать меньший стресс и увеличивает количество выполненных задач. В идеале выделять специальное время для обработки всей информации во входящих один раз в день, так как лучше проработать информацию в скором времени после ее получения (желательно в течение 24 часов), чтобы избежать наплыва новой информации и потерянности в большом списке.

Алгоритм обработки каждого файла с информацией универсален и состоит из 4 этапов:

• Анализ, выявление действия
• Формулирование действия
• Немедленное исполнение действия
• Запись действия в таск-менеджер с присвоением меток

Если с тремя последними пунктами все понятно из названия, то в первом есть много нюансов. В книге GTD Аллен описывает подробно описывает алгоритм анализа информации (1 пункт). Мы уже использовали его в управлении задачами.

• Что это? В отличии от работы с задачами, первым действием, которое нужно делать со всей остальной информацией - нужно понять, что находится перед вами. в задачах это не нужно, так как вариант там только один. Вопрос «Что это?» поможет нам как следует вникнуть в то, что мы собираемся проанализировать, и принять правильные решения. Нам нужно привыкнуть погружаться в суть того, на что мы обратили внимание.
• Нужно ли это? Чтобы не тратить время и силы на мусор, нужно фильтровать его так быстро, как возможно. Мы делаем это на входе в алгоритм. Если ответ «не нужно» – смело выбрасываем, удаляем информацию/письмо. Если «нужно» или «возможно, нужно» – продолжаем движение по алгоритму вниз.
• Связано ли с этим какое-либо действие? По Аллену, этот вопрос звучит как «Is it actionable?». Это последний вопрос первого пункта алгоритма обработки входящих. Этот вопрос задается, чтобы выяснить, есть ли необходимость что-либо предпринять с этим письмом, идеей, документом. Ответ «нет» на этот вопрос будет встречаться часто, ведь большая часть анализируемой нами информации не подразумевает никакого действия. Эта информация идет в ваш архив, чтобы при необходимости, можно было легко достать ее оттуда. Как правильно организовывать архивы для разной информации, я расскажу позже. Ответ «да» означает, что нам нужно выполнить какое-то действие с этой информацией. На этом первый пункт алгоритма заканчивается и мы переходим к формулированию действия и его выполнению или записи.

После первого пункта алгоритма разбора, если информация прошла дальше, вам остаётся только выполнить действие - положить информацию в архив, сделать сразу с ней какое-то действие или поставить задачу в таск-трекер.

Например, вы прочли статью, и у вас возникла идея, как применить информацию из этой статьи. Задав себе вопрос, «Что это?», вы поняли, что перед вами идея. Она нужная, поэтому мы не удаляем ее из мыслей, а идем дальше. С этой идеей может быть не связано никакого действия, если она является, например, идеей по сюжету вашей будущей книги. В таком случае, вы отправляете эту идею в ваш архив идей и идете делать свои дела дальше - на этом алгоритм заканчивается. Если же вам пришла идея какого-то действия, например, применения принципа описанного в статье, то вы переходите ко второму пункту алгоритма - формулируете задачу и ставите себе ее в таск-трекер с дедлайном и метками.

Для меня, zero inbox очень сильно связан с минимализмом и осознанностью в жизни. Используя этот метод, я точно знаю, что обрабатываю всю поступающую информацию, соотвественно беру пользу от всего, что встречаю в жизни - случайно услышанной фразы в транспорте, новой идеи, письма в почте, прочитанной книги. Естественно, эффективность жизни от такого подхода взлетает.

Проверяйте все ваши системы каждый вечер или утро. Сортируйте и обрабатывайте каждый файл. Помните, что этот концепт не про то, чтобы не иметь информации во входящих, а про то, чтобы быстро разбирать информацию и тратить своё внимание лишь на то, что заслуживает его.

В следующих статьях я расскажу больше об организации архивов, использовании алгоритма анализа информации и дам практичные советы о том, как организовать zero inbox в почте и в хранилище заметок. У каждого вида информации своя специфика, способы организации и свои сервисы для хранения. Но ко всему подходит метод zero inbox. Он помогает осознанно получить пользу от любой информации и делает из вас практически гуру продуктивности :)