“Он вам не CRM!”. Кто такой Planfix и зачем он нужен. Из записок бизнес-аналитика

Этой публикацией я открываю цикл статей про систему ПланФикс. Надеюсь что это будет познавательно и интересно участникам сообщества.

Добрый день, Уважаемые коллеги. Это первая статья из цикла "Кто такой PlanFix".

С ПланФикс я познакомился в конце 2017 года в рамках одного фриланс проекта и был настолько очарован этой системой, что решил сконцентрировать свою деятельность преимущественно на проектах внедрения этой системы. В апреле 2018 года получил статус партнера. В портфеле моих проектов ПланФикс занимает 75% времени.

Мне бы хотелось поделится своими знаниями по этой системе и раскрыть её возможности для потенциальных пользователей, которые ищут систему для автоматизации различных процессов компании или своей деятельности.

Это авторский материал, который будет содержать много субъективных суждений, не претендующих на истину. Это мой взгляд на систему, как специалиста по автоматизации и организации бизнес процессов компаний, со стажем более 20 лет.

Если вы хотите сначала получить представление о том что это за система, то приглашаю вас познакомится с идеологией ПланФикс по ссылке

Какая ассоциация вызывает у вас слово ПланФикс?

Представители моего поколения, вспоминают мультсериал 80-ых — "80-дней вокруг света”. Там был персонаж мистер Фикс, который постоянно сам себе задавал вопрос "У Вас есть план мистер Фикс?”.

Суть сериала, в принципе, раскрывает замысел системы — она позволяет планировать и контролировать достижение каких либо целей через выполнение задач.

В первую очередь, для меня, ПланФикс это — “универсальная облачная система управления задачами, с элементами проектного управления”.

Во вторую — удобный инструмент настройки различных процессов. В начале своей карьеры я занимался программированием в системе 1С 7.7 (ну и как любой “начинающий программист” конечно же писал свои конфигурации с нуля) и PlanFix меня порадовал своими возможностями настройки под особенности организации процессов и деятельности компаний.

И так, ПланФикс это, в первую очередь, система управления задачами. Ключевым объектом управления является “задача”.

Исполнение задачи выполняется через “процесс”. Процесс это:

• статусы (этапы) задачи;
• автоматические сценарии.

Статусы (или этапы выполнения задачи), в идеале, это состояние задачи которое показывает насколько близко задача находится к её конечной цели. А также "правила" перехода между статусами, в том числе с правами доступа к смене статусов "по ролям".

Автоматические сценарии, это функционал который — позволяет выполнять различные действия над задачей или другими объектами связанными с задачей (её полями, контактами, проектом, связанными задачами и т. п.). Сценарии запускаются при возникновении различных событий по задаче ("триггеров"), при соблюдении указанных условий.

Например на событие - "произошло изменение поля Статус, при условии что статус = Отправить документы" можно настроить сценарий который из данных задачи сформирует файл по заданному шаблону и отправит "письмо" (комментарий) контакту с поясняющим текстом и вложением данного файла.

Если сравнивать ПланФикс с другими системами по можно сравнить "процесс" с "воронкой продаж" в системе AMOCRM. В AMO (насколько я помню по работе с этой системой в 2016 году) одна сделка может относится только к одной "воронк"». И в рамках воронки задаются статусы сделки и триггеры.

Визуальное представление задачи называется «шаблоном задачи». В шаблон, помимо системных полей, могут быть добавлены пользовательские поля различных типов, начиная от элементарных типов — число, чекбокс, список, строка, текст, так и ссылочных типов: задача, запись справочника, набор задач.

Для контроля исполнения задач используются, в основном, два вида представления задач:

• планировщик (канбан);
• фильтр задач.
  

Планировщик это набор фильтров («панелей») которые позволяет отображать задачи удовлетворяющие настроенным условиям, например задачи одного процесса, с отражением в каждом из фильтров задач только одного статуса. Однако только отбором по статусам такие фильтры не ограничиваются, отборы можно делать по различным полям задачи (или контактов) .

В фильтрах планировщика задачи могут быть представлены в виде:

• списка;
• карточки (с настройкой вывода значений полей);
  
• календаря;
  
• расписания;
• таблицы.

Отдельный вид представления фильтра планировщика (панели) — хроника. Она отображает события на которые у пользователя настроена подписка: поступление новых комментариев, изменение задач и т. п.

Пользователи (сотрудники или контакты с доступом) могут настроить уведомления на события таким образом, чтобы часть из них поступали на почту, в личный телеграмм, в мобильное приложение, в хронику.

Например, я всегда отключаю уведомления в почту, а на самые важные для меня события ставлю уведомления в свой телеграмм (когда кто то пишет мне комментарий, или когда меня как Исполнителя подключают к задаче, напоминания и. т.п).

Фильтры задач это табличное представление информации по задаче, в котором можно настроить не только условия для вывода задач, но и колонки с полями задачи (мне это вариант нравится больше чем планировщик). В фильтрах возможно наложение быстрых фильтров по значениям части полей задачи или вывод представления задач в виде диаграммы Ганта или “дерева”.

Структура надзадача-подзадачи позволяет декомпозировать цели и разделять одну большую задачу на ряд более мелких задач.

При работе с задачей в ней заполняются различные поля информация в которых помогает решать поставленную задачу, прикрепляются файлы с промежуточными или окончательными результатами, определяются сроки, меняются статусы.

Считается хорошим правилом когда все коммуникации между "участниками” задачи проходят через задачу. Слово участники взято в кавычки поскольку у задачи есть несколько "ролевых полей” и в данном контексте подразумеваются вообще все кто имеет какой-либо доступ к задаче.

В узком смысле Участники это сотрудники или контакты которые имеют доступ к задаче и участвуют в переписке по ней, но, например, не могут менять статусы задачи и напрямую не отвечают за достижение конечного результата.

Для ведения контактных данных и данных контрагентов в ПланФикс используется блок Контакты. При этом у “контактов” как и у задач тоже есть процессы и шаблоны.

ПланФикс очень удобно использовать как систему объединяющую большую часть каналов коммуникации компании с внешними контактами так и внутри команды. Возможна интеграция с электронной почтой, мессенджерами, социальными сетями и т. п. При этом можно так организовать работу что сотрудники компании все коммуникации ведут прямо из системы или опосредованно через другие инструменты (почта, мессенджер), при этом их сообщения все равно попадают в систему.

Одна из важных функций ПланФикс — возможность генерировать файлы по настроенным шаблонам в форматах Word, Excel (с преобразованием в PDF при необходимости) по данным из системы.

Формирование и отправку файлов (документов) можно настроить автоматически. При наступлении даты отправки, указанной в поле задачи, система формирует файл счета с подстановкой всех данных, отправит его указанному в поле задаче адресату (адресатам).

Это очень удобно в случае когда необходимо с заданной периодичностью выставлять Заказчикам счета на оплату или акты на фиксированные суммы (или на рассчитанные до отправки).

В системе есть еще ряд объектов и сущностей: справочник, аналитика, отчет, web-хуки, правила разбора почты и много возможностей, но думаю что для первой статьи информации вполне достаточно.

Планфикс позволяет настраивать различные процессы для различных областей автоматизации.

На моем первом проекте с использованием Планфикс мы настроили работу по задачам в следующих процессах:

• CRM. b2b, цель заключение договора на обслуживание (по двум направлениям);
• service desk заявки по работе в системе от Клиентов;
• help desk заявки по проблемам работы системы от покупателей;
• авто выставление счетов по договорам на абонентское обслуживание;
• управление договорами;
• учет оборудования (в компании или переданного в аренду или сотруднику);
• процесс найма и онбординга кандидатов.

Да, для каждого из направлений можно было бы подобрать более подходящую и более функциональную систему, но наличие большого количества слабо связанных систем создает большие издержки на ведение бизнеса. Ресурсы тратятся на поддержку нескольких систем, на дублирование и на синхронизацию информации между ними или на настройку дорогостоящих интеграций, которые, порой, имеют свойство ломаться в самый важный момент.

Не обязательно все настраивать самому, можно загрузить готовую конфигурацию и использовать её как есть либо немного модифицировать её после загрузки.

Также, как и у других систем, у ПланФикс есть партнерская программа, в рамках которой проходит аттестация специалистов — интеграторов.

При этом по сравнению с некоторыми другими системами, настройка планфикс выполняется достаточно просто, есть подробная справка по объектам системы и логики работы тех или иных настроек.

Коньком ПланФикс считается команда поддержки (судя по опыту меня и сообщества пользователей и по отзывам в сети), которые очень быстро реагируют на вопросы и проблемы и никогда не забывают про своих пользователей и их проблемы.

Также есть телеграмм канал Энтузиасты Планфикс в котором пользователи обмениваются опытом и помогают друг другу разобраться как лучше выполнить те или иные настройки или построить логику работы с задачами или другими объектами системы.

Увы, у разных систем могут быть разные области применения и возможности. На мой взгляд система ПланФикс не очень хорошо подходит для использования в качестве:

• полноценной складской системой (учет по нескольким складам, расчет себестоимости, управление запасами и т. п.);
• системой управления ресурсами проекта;
  
• системой управления производством (хотя есть примеры реализации и в этих областях).
  

В этом случае специализированные и комплексные системы (например конфигурации от 1С, Мой склад, ELMA) лучше подходят для более комплексной или точечной автоматизации отдельных процессов.

В данной статье я постарался дать первичное представление о системе ПланФикс. Буду рад вашим комментариям и вопросам которые у вас возникли после прочтения этой статьи или вопросы по ПланФикс если вы уже имеете опыт работы с ним.

Следующую статью я планирую опубликовать через 2 недели. В ней более подробно будут описаны ключевые объекты системы: проекты, задачи, процессы, шаблоны, контакты.

Образование: менеджер проектов, бизнес аналитик (АНХ 2010-2011), прикладная математика (МЭСИ 1993-1998). Опыт работы с системами: ПланФикс, 1C 7.7 и 8.x, Axapta 3, Worksection, AmoCRM. Владение методиками и нотациями: SADT (IDEF0), ARIS, UML.

Опыт работы по направлениям: ювелирное и часовое производство, логистический центр, страхование, продажа и обслуживание автомобилей, ювелирные ломбарды и ювелирная розница, управление проектами разработки и внедрения систем.